📚 Sommaire
💳 1. Définir un plafond pour un client ou prospect
📏 2. Créer des règles d'encours clients
⚠️ 3. Dépassement de l'encours lors d'une commande ou d'un contrat
💳 1. Définir un plafond pour un client ou prospect
Afin de définir l'encours client, il est nécessaire de créer une règle permettant de fixer un plafond maximum en euros autorisé pour vos clients.
Cette notion de plafond maximum est définie dans la zone Gestion de la fiche Entreprise, que celle-ci corresponde à un client ou à un prospect.
Il est également possible de définir une règle générique et automatique grâce au matching.
Par exemple, vous pouvez définir que l'ensemble de vos prospects disposent d'un encours maximum d'un montant déterminé, afin de limiter les risques liés aux impayés.
Pour configurer ce matching, rendez-vous dans Administration > Matching.
Dans la barre de recherche, saisissez « Encours » afin de retrouver le matching « Plafond d'encours client ».
Cliquez sur le bouton « + » afin de créer une nouvelle règle.
Les informations à renseigner pour créer votre règle sont les suivantes :
- un titre ;
- le plafond souhaité ;
- le client : vous pouvez identifier une ou plusieurs références de fiches Entreprise, un tag Entreprise, des champs supplémentaires via « Autre », ou encore définir une règle selon l'adresse de l'entreprise, son pays, etc.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de règle basée sur un tag de la fiche Entreprise.
Exemple : Plafond client 1 000 €
Ce tag permet d'identifier rapidement les fiches CRM concernées par cette règle.
💡 À noter :
Si un plafond est déjà renseigné dans la fiche CRM d'une entreprise et qu'un tag de matching est également appliqué, le plafond défini dans la fiche CRM sera prioritaire.
Exemple : une fiche entreprise possède un plafond de 10 000 € et un matching applique un plafond de 1 000 €. Le plafond retenu sera celui de la fiche CRM, soit 10 000 €.
Lorsque plusieurs règles de matching existent, blgCloud applique la règle correspondant au niveau de précision le plus élevé. Il est donc important de placer les règles les plus spécifiques en haut de la liste et les règles plus générales en bas.
Vérifier le résultat d'une règle de matching dans une fiche CRM :
📏 2. Créer des règles d'encours clients
Afin de créer vos règles d'encours client, accédez au module Administration, puis sélectionnez Règles d'encours dans la section Comptabilité.
Pour créer une règle, cliquez sur le bouton « + ».
Exemple :
Vous souhaitez appliquer une règle d'encours uniquement aux documents de vente du Magasin.
Dans un premier temps, ajoutez le critère générique « Document de vente » dans le filtre, puis sélectionnez « Pièces détachées / Magasin ».
Vous pouvez également définir vos règles d'encours selon d'autres critères, tels que :
- le donneur d'ordre ;
- la société émettrice du document ;
- certains types de documents de vente ou de contrats ;
- les statuts des documents.
Ces critères permettent notamment de prendre en compte différents éléments comme les factures en attente de règlement, les commandes, les commandes en cours ou encore les devis.
Plus vous ajoutez de filtres, plus votre règle sera précise.
Vous pouvez également affiner votre règle jusqu'au niveau des lignes de vente, des lignes de contrat ou encore des lignes de produits sur contrat.
⚠️ 3. Dépassement de l'encours lors d'une commande ou d'un contrat
L'encours est désormais présent et visible dès la fenêtre de création d'un nouveau devis, contrat, vente ou OT.
Si l'encours est dépassé, la mention est visible en rouge et en gras et empêche complètement la création d'un nouveau document.
Le lien bleu « Détails » permet de consulter le détail du calcul ayant déterminé que l'encours du client était dépassé.
Vous pourrez ainsi visualiser les éléments pris en compte dans le calcul, tels que :
- les factures émises mais non réglées ;
- les commandes ;
- les contrats ;
- les devis, selon les critères définis dans la règle d'encours.
Exemple :
Chaque montant affiché en orange est cliquable et permet d'accéder directement aux commandes concernées.
💡 À noter : seuls les groupes de droits Administrateurs, ADV et Comptables disposent par défaut des autorisations nécessaires pour passer outre le blocage.
🔐 4. Définir les droits pour passer outre la restriction
Si l'utilisateur dispose des droits nécessaires pour passer outre ce blocage, un message d'alerte lui demandera de confirmer son choix.
L'utilisateur pourra alors poursuivre le traitement et créer sa vente malgré le dépassement de l'encours autorisé.
Pour modifier ou ajouter des droits, vous devez disposer des droits Administrateur, puis vous rendre dans :
Administration > Droits > Comptabilité
Vous pourrez ensuite gérer les autorisations suivantes :
- Modifier les plafonds d'encours client ;
- Modifier les règles d'encours client.
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment définir les plafonds d'encours de vos clients, créer des règles d'encours, comprendre le fonctionnement en cas de dépassement et gérer les droits permettant de passer outre la restriction.
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