📚 Sommaire
🔧 1. Configuration de l'identifiant externe
⚙️ 2. Paramétrage
📬 Adresse e-mail de récupération
📎 Pièces jointes prises en charge
🆔 Utilisation de l'ID Emitter
🔧 1. Configuration de l'identifiant externe
Le service externe « Récupérer les factures entrantes » permet de récupérer automatiquement les factures envoyées sur une adresse e-mail dédiée et de les importer dans blgCloud.
Les factures importées sont ensuite disponibles dans Facture > Factures entrantes > Réceptionné.
Pour configurer ce service, rendez-vous dans le menu Administration, puis accédez à Identifiants Externes.
Cliquez sur le bouton " + " afin de créer un nouvel identifiant externe, comme illustré ci-dessous :
⚠️ À noter : si plusieurs entités légales sont déclarées dans votre instance, vous devez créer un identifiant externe distinct pour chacune d’elles. Par exemple, si votre instance comporte deux entités légales, vous devrez créer deux identifiants externes.
⚙️ 2. Paramétrage
Sélectionnez le service externe "Récupérer les factures entrantes".
Vous pouvez renseigner le contact qui recevra les notifications en cas d’erreur (par exemple l’administrateur), puis cliquez sur Enregistrer.
Le reste du paramétrage est optionnel. Vous pouvez donc enregistrer directement l’identifiant externe.
Toutefois, voici le détail des différents champs disponibles :
Service externe: Correspond au service que vous souhaitez utiliser.
Titre : Correspond au nom donné à votre identifiant externe.
Nom: Ce champ est généré automatiquement par le système.
Actif: Permet d’indiquer si l’identifiant externe est actif ou non (Oui / Non).
Partagé avec: Par défaut, la valeur Tous est sélectionnée. Cette option permet de définir avec qui l’identifiant externe sera partagé dans l’administration.
Utilisateurs recevant un rapport d’exécution en cas d’erreur : Permet d’indiquer les utilisateurs qui recevront une notification en cas d’erreur lors de l’exécution du service.
Canal chat sur lequel envoyer un rapport d’exécution en cas d’erreur: Permet d’envoyer les notifications d’erreur sur un canal de discussion configuré.
Autoriser l’exécution sur l’instance de test: Par défaut, cette option est positionnée sur Non. Il est recommandé de conserver cette valeur afin d’éviter une exécution involontaire sur l’environnement de test.
Une fois l’identifiant externe enregistré, cliquez dessus pour accéder à sa configuration.
Une nouvelle ligne "Crons" apparaît alors dans le détail de l’identifiant.
Cette ligne, ajoutée automatiquement par défaut, permet au service de s’exécuter automatiquement selon la fréquence définie.
Une fréquence d’exécution d’une heure est définie par défaut.
Toutefois, vous pouvez lancer manuellement le service grâce aux engrenages situés en bas de la page.
📥 3. Utilisation du service
📬 Adresse e-mail de récupération
Le service récupère automatiquement les factures envoyées en pièces jointes à l'adresse suivante :
nomInstance@invoices.blgcloud.com
Avec :
- nomInstance : correspond au nom de votre instance BLG.
Exemple :
votrenomdinstance@invoices.blgcloud.com
La création de l'identifiant externe suffit à rendre cette adresse opérationnelle.
Fonctionnement
Les fournisseurs doivent envoyer leurs factures à l'adresse e-mail que vous avez choisie pour les recevoir (adresse habituelle ou, idéalement, une adresse dédiée aux factures fournisseurs).
Il est ensuite nécessaire de mettre en place une redirection automatique de cette adresse vers nomInstance@invoices.blgcloud.com depuis votre gestionnaire de messagerie ou de nom de domaine (OVH, Orange, etc.).
Par exemple, si vous utilisez une adresse dédiée * *facture@orange.fr* * pour la réception de vos factures fournisseurs, vous devrez configurer une redirection de cette adresse vers l'adresse technique blgCloud :
nomInstance@invoices.blgcloud.com (ne pas donner cette adresse à vos fournisseurs)
Si votre messagerie est gérée par Orange, vous pouvez consulter leur aide en ligne pour configurer cette redirection :
Rediriger vos emails vers une autre boîte mail - Orange
🆔 Utilisation de l'ID Emitter
Il est possible d'ajouter un identifiant au début de l'adresse e-mail afin de forcer l'émetteur associé à la facture.
Le format attendu est :
ID.nomInstance@invoices.gmail.com
Avec :
- ID : correspond à l’identifiant de l’entité ou de l’établissement dans blgCloud ;
- nomInstance : correspond au nom de votre instance.
Exemples :
6.nominstance@invoices.gmail.com
L’ajout d’un ID permet de renseigner automatiquement le champ "Émetteur" lors de l’import de la facture.
Pour récupérer l’identifiant d’une agence ou d’une entité légale, plus précisément son blg ID, vous devez exporter depuis le CRM les entreprises possédant le tag « Ma société ». Ajoutez ensuite le champ « blg ID » aux données de l’export afin de retrouver l’identifiant correspondant à chaque entreprise.
Tout d’abord, filtrez les entreprises possédant le tag « Ma société ». Pour cela, vous pouvez :
- cliquer sur le filtre Tags, puis rechercher et sélectionner le tag « Ma société » ;
- ou cliquer directement sur « Ma société » dans le menu situé à gauche de l’écran.
Si une seule entreprise possède le tag « Ma société », une seule fiche entreprise doit apparaître dans les résultats.
Selectionnez la pour l'exporter :
Dans le champ de recherche, saisissez « ID », comme illustré ci-dessous.
Cochez le champ « BLG ID » pour le sélectionner. Il s’ajoutera alors automatiquement à la colonne située à droite.
Ajoutez également le champ « Raison sociale ». Celui-ci vous permettra d’identifier facilement chaque entreprise si plusieurs fiches possèdent le tag « Ma société ».
Cliquez ensuite sur Suivant pour afficher un aperçu de votre export. Vous pouvez d’ores et déjà y consulter la raison sociale de chaque entreprise ainsi que le numéro correspondant à son blg ID
Cliquez sur Suivant pour générer et télécharger votre fichier d’export.
Dans ce fichier, retrouvez le blg ID correspondant à l’entreprise possédant le tag « Ma société », en vous aidant de sa raison sociale.
📎 Pièces jointes prises en charge
Lors de l’envoi d’une facture par e-mail, blgCloud traite uniquement les pièces jointes au format PDF.
Les fichiers ZIP contenant des fichiers PDF sont également pris en charge.
Les autres formats de fichiers (par exemple .png, .jpeg, etc.) ne sont pas traités.
Si un fichier ZIP contient plusieurs types de documents, seuls les fichiers PDF seront récupérés.
En cas d’échec lors du traitement d’une pièce jointe, celle-ci sera ignorée et ne sera pas retraitée automatiquement.
Cette erreur n’empêche pas le traitement des autres pièces jointes présentes dans le même e-mail.
✅ 4. Vérification de l'import
Une fois le service configuré et exécuté, les factures reçues sur l'adresse e-mail dédiée sont automatiquement importées dans :
Facture > Factures entrantes > Réceptionné
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment configurer l'identifiant externe « Récupérer les factures entrantes », récupérer automatiquement les factures envoyées par e-mail et vérifier leur bonne intégration dans blgCloud.
🚀 À découvrir également
Une fois vos factures déposées sur la plateforme de dématérialisation, vous pourrez suivre leur traitement directement depuis blgCloud.