Comment créer un avoir pour un retour client dans blgCloud ?

🚀 Ce que vous allez apprendre

Laetitia Comptable Votre guide blgCloud

“ 👋🏿 Un client vous retourne des articles déjà facturés ? Voyons ensemble comment créer l’avoir correspondant dans blgCloud ! Lorsqu’un client retourne un ou plusieurs articles déjà facturés, blgCloud permet de créer un avoir à partir de la facture d’origine. Ensemble, nous allons voir comment sélectionner les articles concernés, gérer leur retour en stock, enregistrer le remboursement puis retrouver l’avoir généré. ”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

🔎 Retrouver la facture concernée par le retour
↩️ Créer un avoir sur tout ou partie des articles facturés
📦 Gérer le retour des articles en stock
💳 Enregistrer le remboursement du client
📄 Consulter et transmettre l’avoir

Depuis la recherche générale, recherchez le client concerné par le retour, puis accédez à sa fiche.

Depuis la fiche du client, cliquez sur Factures afin d’afficher ses factures, puis recherchez et ouvrez la facture concernée par le retour.

Une fois dans la liste des factures du client, recherchez la facture contenant le ou les articles que le client souhaite retourner, puis ouvrez-la.

Une fois la facture concernée ouverte, cliquez sur le bouton "Créer un avoir".

Lorsque vous cliquez sur "Créer un avoir", blgCloud reprend par défaut l’ensemble des éléments de la facture.

Les articles, les quantités ainsi que les montants à rembourser sont donc repris à l’identique afin de créer un avoir complet.

Toutefois, il n’est pas toujours nécessaire de créer un avoir sur la totalité de la facture. Vous pouvez également créer un avoir partiel en sélectionnant uniquement les articles et les quantités concernés par le retour.

Vous pouvez également supprimer un article pour le sortir de l'avoir car il n'est tout simplement pas concerné , si ici vous souhaitez faire una voir que sur un filtre, peut alors supprimer la second ligne grace à la croix au bout de la ligne à droite et ne mettre que 1 en quantioté sur la 1ere ligne.

Vous pouvez également supprimer un article s’il n’est pas concerné par l’avoir, en cliquant sur la croix située à droite de la ligne correspondante.

Dans notre exemple, si le client souhaite retourner un seul filtre, supprimez la seconde ligne à l’aide de la croix, puis indiquez une quantité de 1 sur la première ligne.

L’avoir sera ainsi créé uniquement pour l’article et la quantité réellement retournés par le client.

Pensez également à renseigner le motif de l’avoir : ce champ est obligatoire pour pouvoir créer l’avoir.

Par défaut, l’abattement est défini à 0. Il est toutefois possible de ne pas établir l’avoir sur la totalité du montant de la ligne.

Vous pouvez appliquer un abattement en pourcentage ou renseigner directement le montant à rembourser. Ces deux champs sont liés : lorsque vous renseignez l’un, l’autre se calcule automatiquement en fonction de la valeur saisie.

Si vous souhaitez contrôler l’avoir avant de le valider définitivement, cliquez sur Enregistrer en brouillon.

L’avoir est alors créé en statut Brouillon et vous pouvez vérifier les articles, les quantités ainsi que les montants avant de poursuivre.

Une fois les informations vérifiées, cliquez sur "Valider facture" en haut à gauche afin de valider définitivement l’avoir.

 

Une fois l’avoir validé, blgCloud vous propose trois actions pour gérer la quantité concernée par l’avoir :

• Retourner l’article : cette option est sélectionnée par défaut. Elle correspond au cas où le client retourne physiquement l’article. blgCloud propose alors de créer un bon de retour afin de réintégrer l’article en stock. Dans la commande, la quantité concernée est barrée et la quantité restante passe à 0.
• Réassigner : permet de réassigner la quantité dans la commande. La quantité concernée par l’avoir reste ainsi à traiter dans la commande.
• Ne rien faire : choisissez cette option lorsque l’avoir ne doit entraîner aucun retour de l’article en stock. Dans ce cas, aucun bon de retour n’est créé.

Puis juste après, j’ajouterais :

Dans le cadre d’un retour client classique, conservez l’option Retourner l’article.

Le bon de retour est alors généré automatiquement. Pour finaliser le retour de l’article, passez le bon de retour au statut "Livré".

Le retour est également visible directement dans la commande au niveau des quantités.

Dans notre exemple, un seul filtre a été retourné : la quantité retournée apparaît donc barrée et la quantité restante est automatiquement mise à jour. 

Une fois l’avoir créé et le retour des articles traité, vous pouvez enregistrer le remboursement effectué auprès du client.

Depuis l’avoir, cliquez sur Ajouter un paiement.

Dans la fenêtre Enregistrer un paiement, sélectionnez la méthode de paiement utilisée pour effectuer le remboursement, puis cliquez sur Enregistrer.

Une fois le remboursement enregistré, celui-ci est visible directement depuis l’avoir.

Vous pouvez ensuite cliquer sur Prévisualisation afin de consulter le document généré.

Depuis la prévisualisation, vous pouvez ensuite imprimer l’avoir ou l’envoyer par e-mail au client.

L’avoir est également historisé dans les documents de la vente, ce qui permet de le retrouver facilement par la suite.