Dans blgCloud, une facture ou un avoir peut être créé avec le statut Indépendant.
Ce statut permet notamment de déterminer si la création de l'avoir ou de la facture doit modifier ou non l'état de facturation de la ligne ou du document associé.
đź“š Sommaire
➕ 1. Créer un avoir indépendant
💡 2. Comprendre quand utiliser un avoir indépendant
➕ 1. Créer un avoir indépendant
Lorsqu'un avoir est créé depuis une facture, vous pouvez choisir son statut directement dans la fenêtre de création.
Le statut Indépendant permet de choisir si l'avoir doit modifier ou non l'état de facturation de la ligne ou du document auquel il est associé.
💡 À noter : pensez également à renseigner les informations nécessaires à la création de l'avoir, notamment la méthode et la condition de paiement ainsi que le motif de l'avoir.
Lors de la création, un message de validation peut apparaître si l'opération risque d'engendrer des incohérences.
Une fois créé, le statut de l'avoir est visible directement sur celui-ci.
De la même manière, il est possible de créer une facture indépendante depuis un avoir.
💡 2. Comprendre quand utiliser un avoir indépendant
Un avoir indépendant est utile lorsque vous souhaitez créer un avoir sans modifier le statut de facturation de la ligne d'origine.
Lorsqu'une ligne d'un document de vente, d'achat ou d'un contrat est facturée, elle passe à l'état Facturé.
Avec un avoir classique, la ligne concernée revient à l'état Non facturé et le symbole indiquant sa facturation disparaît.
Avec un avoir indépendant, l'avoir est bien généré, mais le statut de facturation de la ligne d'origine est conservé.
💡 Conseil : ce fonctionnement est particulièrement utile, par exemple, lorsqu'un remboursement est réalisé dans le cadre d'un geste commercial sans vouloir remettre la ligne d'origine à l'état Non facturé.
Dans l'exemple ci-dessous, la ligne et le document restent facturés malgré la création de l'avoir. Le statut Indépendant ainsi que le motif sont visibles sur la ligne de l'avoir.
Ce fonctionnement peut également être utilisé pour les documents d'achat et les contrats.
Dans le cas d'un contrat, il permet notamment de conserver une échéance réglée avec un avoir, sans détacher la facture de cette échéance.
🔄 3. Créer une facture sur un avoir indépendant
Si vous devez créer une facture sur un avoir afin d'annuler un avoir indépendant, la facture doit utiliser le même statut.
Dans le cas contraire, un message d'erreur peut empêcher sa création.
Avant de créer la facture, détachez l'avoir indépendant de la facture d'origine.
Lors de la création de la nouvelle facture, l'option Facture indépendante est alors sélectionnée par défaut.
La facture se rattache automatiquement à l'avoir et la pastille Indépendant apparaît sur celle-ci.
✏️ 4. Modifier le statut d'un document déjà créé
Si un avoir ou une facture a été créé avec ou sans le statut Indépendant, ce statut peut être modifié après la création ou la validation du document.
Cette possibilité permet notamment de corriger facilement une erreur de statut.
Lorsque le statut Indépendant est retiré, la pastille Indépendant disparaît et les changements liés au statut de facturation sont appliqués.
💡 À noter : le changement de statut peut donc avoir un impact sur l'état de facturation de la ligne ou du document associé.
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez désormais quand utiliser le statut Indépendant, comment créer une facture ou un avoir indépendant et quel impact ce choix peut avoir sur l'état de facturation du document d'origine.