Comment gérer une facture dématérialisée dans blgCloud ?

Pour accéder à vos factures réceptionnées, rendez-vous dans le menu Factures > Factures entrantes, puis cliquez sur le statut Réceptionné. Vous y retrouverez l'ensemble des factures en attente de traitement.

Cliquez ensuite sur une facture réceptionnée pour consulter les différentes informations associées et suivre son avancement dans le workflow.

Dans cet exemple, il s’agit d’une facture TVH. Le "tag"  À catégoriser, affiché en rouge, permet d’identifier rapidement que la facture est encore en attente de traitement.

En haut à gauche, vous pouvez voir l’étape actuelle du workflow. Ici, la facture se trouve à l’étape « Qualification », comme présenté ci-dessous :

Toujours dans la partie gauche, juste en dessous, vous pouvez sélectionner le type de facture :

• 🏢 Frais généraux 
  Correspond aux factures liées aux dépenses courantes de l’entreprise, par exemple : électricité, téléphonie, assurance, abonnements, etc.

• 📄 Facture fournisseur
  Correspond aux factures émises par un fournisseur dans le cadre d’un achat ou d’une prestation réalisée pour l’entreprise.

• 🔄 Facture existante
  Correspond à une facture déjà présente dans blgCloud, par exemple lorsqu’une facture a déjà été créée ou un avoir.

Dans cet exemple, il s’agit d’une facture fournisseur.

Lorsqu’un type de facture est sélectionné, les éléments complémentaires s’affichent automatiquement, comme présenté ci-dessous :

Pour modifier une information erronée, généralement identifiée en rouge (contrairement aux informations correctes affichées en vert), cliquez sur le bouton Modifier,  blgCloud vous permet alors de sélectionner la valeur souhaitée, comme présenté ci-dessous :

Les principales informations de la facture sont automatiquement récupérées par blgCloud : le contact, le numéro de facture, la date de facturation, ainsi que la date et l’heure de réception du document.

Si une information n’a pas été récupérée ou nécessite une saisie, le bouton Modifier permet de compléter ou de corriger la valeur. Une fois une modification effectuée, celle-ci est identifiée en bleu afin de la distinguer de la valeur initialement récupérée par blgCloud.

Concernant les méthodes et conditions de paiement, celles-ci sont également reprises automatiquement lorsque les règles de matching permettent d’identifier les informations correspondantes.

Dans le cas contraire, comme illustré ci-dessous, aucune valeur n’est renseignée. Il appartient alors à l’utilisateur de compléter ces informations ou de mettre en place les règles de matching nécessaires.

Vous avez également la possibilité d’ajouter un titre à la facture si nécessaire.

Le numéro de compte et les mentions spéciales sont également repris automatiquement lorsque les informations sont disponibles. Dans le cas contraire, ils devront être renseignés manuellement par l’utilisateur. 

Lorsque la commande d’achat est correctement reconnue, celle-ci ainsi que son numéro s’affichent automatiquement.

Si blgCloud ne parvient pas à identifier la commande correspondante, il est possible de corriger les lignes afin d’effectuer les ajustements nécessaires.

Le bouton Afficher les lignes permet de consulter le détail des différentes lignes associées à la commande.

Si toutes les informations sont correctement renseignées, blgCloud vous permet de passer à l’étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.

⚠️ À noter : lorsqu’une information est manquante ou incorrecte, des indicateurs visuels rouges apparaissent afin de vous signaler les éléments à compléter ou à corriger.

👤 2. À assigner : utilisateurs et droits

Dans de nombreuses entreprises, la difficulté n’est pas de recevoir les factures, mais de savoir qui doit les valider.

blgCloud permet de mettre en place des circuits d’approbation adaptés à votre organisation : atelier, achats, direction, comptabilité… Chaque utilisateur visualise et valide uniquement les factures relevant de son périmètre.

Une fois les informations complétées et validées, la suite du workflow se déclenche automatiquement en cliquant sur le bouton Suivant:

Comme son nom l’indique, l’étape « À assigner » permet d’attribuer la facture à un utilisateur.

Cette assignation est gérée par des droits, afin de contrôler les personnes pouvant être sélectionnées et intervenir sur le traitement de la facture.
 

⚠️ Important pour les administrateurs

Pour qu’un utilisateur puisse être proposé dans la liste des personnes assignables lors du traitement d’une facture, il doit disposer des droits nécessaires.

Depuis le menu Administration > Gestion des utilisateurs, ouvrez la fiche de l’utilisateur concerné.

Dans les droits de l’utilisateur, veillez à ajouter les droits entreprises, y compris pour sa propre entreprise, afin que celle-ci soit visible lors de l’assignation de la facture.
 

Depuis le menu Factures > À assigner, vous pouvez sélectionner l’utilisateur à qui la facture doit être assignée:
 

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.

Au fur et à mesure de l’avancement dans le workflow, la facture quitte automatiquement le statut en cours pour passer à l’étape suivante du traitement.

Le statut Contrôle facture permet de vérifier les informations de la facture et d’ajouter des lignes si certaines sont manquantes.

Dans le cas où certaines lignes ne doivent pas être intégrées à la facture, vous pouvez les supprimer depuis le détail des lignes. Cliquez sur Afficher les lignes pour accéder à la liste des lignes et effectuer les modifications nécessaires.

Si une ligne ne correspond pas à la commande d’achat associée, il est possible de cliquer sur Dissocier la ligne afin de retirer le lien avec cette commande, comme illustré ci-dessous.

La ligne reste conservée et pourra être associée à une autre commande si nécessaire. 

Cette fenêtre permet d’ajouter une ligne à la facture en renseignant les différentes informations nécessaires : référence, quantité, taxe, etc.

Si toutes les informations sont correctes et qu’aucune ligne supplémentaire n’est nécessaire, vous pouvez poursuivre le traitement de la facture et cliquez sur Suivant.

⚠️ Mise en litige d’une facture

À tout moment du traitement de la facture, il est possible de la mettre en litige en utilisant le bouton « Litige » situé en haut à droite de l’écran.

Il est également possible d’archiver une facture directement depuis cet écran.

Une fenêtre s’ouvre alors afin de sélectionner la raison du litige et d’indiquer le motif associé : 

Une fois votre choix effectué, cliquez sur Associer afin de confirmer l’association:

Lorsqu’une facture est mise en litige, elle est déplacée dans la rubrique Litige, ce qui permet de la retrouver plus facilement et d’assurer son suivi.

Selon le motif du litige, il pourra être nécessaire de contacter votre fournisseur afin d’obtenir un éventuel avoir.
Celui-ci pourra ensuite être ajouté dans blgCloud en sélectionnant le type de facture Facture existante lors de 
la première étape du traitement.

Une barre s’affichera en haut de l’écran pour indiquer que votre facture est désormais en litige:

Si le bon de livraison n’a pas encore été réalisé dans blgCloud, la facture est automatiquement placée au statut « En attente de livraison ».

Le chat interne permet alors d’échanger avec les équipes concernées afin de déterminer :

• s’il s’agit d’une erreur du fournisseur, qui facture un produit non reçu — la facture peut alors être placée en litige ;
• ou si la marchandise a bien été reçue, mais que sa réception n’a pas encore été enregistrée dans blgCloud.
  
  💡 Astuce : cliquez sur la commande d’achat pour accéder directement à son détail.
  
  

À ce stade, la facture est en attente de livraison. Une fois la commande réceptionnée, il vous suffira de cliquer sur le bouton Suivant pour reprendre le workflow et poursuivre le traitement jusqu’à la création de la facture brouillon.

Lorsque vous l'aurez livrée elle sera alors Livré

Toujours en bas de la page, cliquez sur Créer la facture pour générer la facture brouillon.

La facture a été créée en brouillon. Il ne reste plus qu’à la valider pour finaliser son traitement.

Il faudra donc vous rendre sur la facture brouillon qui est tout est en bas de la commande: 

Après avoir ouvert la facture, vérifiez les informations reprises. 

Cliquez ensuite sur la coche située en haut à gauche afin de valider la facture, comme illustré ci-dessous :

À ce stade, vous pouvez également consulter les ventilations comptables appliquées aux différentes lignes, directement depuis le brouillon et/ou depuis la facture validée.

La rubrique "Historique" permet de consulter les factures ayant terminé leur cycle de traitement et ayant été validées.

La rubrique Litige permet d’identifier les factures nécessitant une action particulière avant de poursuivre leur traitement.

Elle permet de regrouper les factures pour lesquelles un problème a été identifié (écart, anomalie ou information à vérifier) afin d’assurer leur suivi et leur résolution.

Dans la rubrique Archives, vous pouvez retrouver vos factures archivées consulter leur historique.