Comment vérifier et diagnostiquer un matching comptable dans blgCloud ?

🚀 Ce que vous allez apprendre

Jean Comptable & Admin Votre guide blgCloud

“ 👋 Bonjour et bienvenue ! Dans ce tutoriel, nous allons voir comment vérifier que votre matching comptable fonctionne correctement dans blgCloud. Ensemble, nous allons apprendre à tester une règle de matching, comprendre son fonctionnement et identifier facilement les raisons pour lesquelles elle peut ne pas être appliquée. ”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

📄 Vérifier qu'un matching fonctionne correctement
🔄 Relancer un matching sur une facture
🔎 Comprendre le détail d'une règle de matching
✅ Identifier pourquoi une règle ne s'applique pas

Une fois votre règle de matching créée, vous pouvez vérifier qu'elle sera correctement appliquée lors des prochains traitements.

Pensez à actualiser la page après chaque modification d'une règle de matching afin que les changements soient bien pris en compte.

Il est également important de savoir que toute nouvelle règle de matching est ajoutée en bas de la liste par défaut.

Toutefois, l'ordre des règles est primordial. Les règles les plus spécifiques (par exemple celles contenant une référence précise ou plusieurs critères de filtrage) doivent être placées en haut de la liste. Les règles plus générales doivent, quant à elles, être positionnées en dessous afin d'éviter qu'elles ne s'appliquent avant les règles les plus précises.

Pour vérifier que votre règle de matching fonctionne correctement, ouvrez la facture concernée.

Si le compte est indiqué Non défini, ou si une règle est déjà appliquée mais que le résultat ne correspond pas à vos attentes, cliquez sur le compte comptable, comme illustré ci-dessous: 

Cliquez sur Non défini. Une fenêtre s'ouvre et vous permet de sélectionner une valeur.

Vous pouvez bien entendu renseigner le compte comptable manuellement. Toutefois, dans cet exemple, l'objectif est de vérifier que la valeur est ajoutée automatiquement grâce à la règle de matching que vous avez créée.

Cliquez ensuite sur Choisir une valeur. En bas de la liste, deux options supplémentaires sont disponibles :

• Refaire le matching : permet de relancer la règle de matching afin de vérifier qu'elle s'applique correctement.

• Voir le détail : permet d'afficher les informations détaillées sur la règle de matching utilisée.

  

Sélectionnez Refaire le matching. Cette option relance le matching sur la facture et vous permet de vérifier que la règle que vous venez de créer ou de modifier fonctionne correctement.

Si le compte comptable souhaité apparaît automatiquement, c'est que votre règle de matching a bien été appliquée.

Si le compte comptable obtenu ne correspond pas au résultat attendu, cliquez sur le point d'interrogation situé à côté du compte afin d'accéder à l'option Voir le détail.

Cette fonctionnalité vous permettra de consulter le détail du matching et de comprendre pourquoi la règle n'a pas été appliquée.

Lorsqu'une règle de matching correspond aux critères définis, même si la valeur obtenue n'est pas celle attendue, la ligne apparaît en vert. Cela indique qu'une règle a bien été trouvée et appliquée.

Lorsque les règles ne sont pas sélectionnées, elles apparaissent en rose, comme illustré ci-dessus.

Si votre règle n'est pas appliquée, aucune ligne ne sera affichée en vert et votre règle restera en rose.

Dans ce cas, plusieurs points sont à vérifier :

Commencez par consulter les détails de votre règle de matching, c'est-à-dire la ligne affichée en rose, comme illustré ci-dessous.

Les informations affichées en rouge permettent de comprendre pourquoi la règle n'a pas été appliquée.

Dans cet exemple, le document de vente ne correspond pas aux critères définis dans la règle de matching.

Pour accéder directement à la liste de vos règles, cliquez sur Voir les règles de matching. Si vous souhaitez ouvrir uniquement la règle concernée, cliquez sur Accéder à la règle de matching.

Vérifiez ensuite les points suivants :

• L'ordre de vos règles de matching.
• Les filtres définis dans votre règle de matching.
• Que les informations attendues (tags, références, partenaire, etc.) sont bien présentes sur le document concerné.

Si vous vous rendez compte du problème après la synchronisation comptable, c'est-à-dire lorsque vos factures sont déjà comptabilisées, vous pouvez tout de même vérifier que votre règle fonctionnera correctement lors des prochains traitements.

En effet, même si le champ est grisé et que la facture ne peut plus être modifiée, le point d'interrogation reste disponible. Il permet de simuler le comportement de la règle de matching et d'afficher le résultat qui serait obtenu lors d'un prochain traitement.

Vous pouvez ainsi corriger votre règle de matching, puis utiliser Voir le détail afin de vérifier que tout est désormais correctement configuré pour les prochaines factures.