Comment exporter et importer des informations du CRM depuis blgCloud ?

🚀 Ce que vous allez apprendre

Léa Assistante ADV Votre guide blgCloud

“ 👋 Je vais vous accompagner ! Nous allons découvrir comment exporter et importer des données depuis le CRM dans blgCloud. Ensemble, nous verrons comment récupérer vos informations, préparer votre fichier CSV et importer facilement vos données. ”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

📤 Exporter des informations depuis le CRM
📥 Importer des données à l’aide d’un fichier CSV
✅ Vérifier les informations importées

Rendez-vous dans le module CRM, puis sélectionnez Tous dans le menu de gauche.

Dans cet exemple, nous allons exporter les informations des entreprises présentes dans votre CRM.

Vous pouvez affiner votre recherche grâce aux différents filtres disponibles en haut de la page afin de sélectionner uniquement les informations souhaitées.

Par exemple : vous souhaitez afficher uniquement les entreprises ayant le tag "Client".

Vous pouvez également combiner plusieurs filtres afin d’affiner votre recherche et d’obtenir un export correspondant précisément à votre besoin.

Une fois votre filtre appliqué, sélectionnez les éléments que vous souhaitez exporter en cochant la case située en haut de la liste.

Plusieurs options de sélection sont disponibles :

• Cette page uniquement : sélectionne uniquement les éléments affichés sur la page en cours.
• Toutes les entreprises : sélectionne l’ensemble des éléments de la liste, y compris ceux présents sur les autres pages.
• Aucune : désélectionne tous les éléments sélectionnés.

Vous pouvez également sélectionner les éléments individuellement en cochant les cases correspondantes.

Lorsque vous avez sélectionné vos éléments, des boutons apparaissent en haut à droite en fonction de vos droits d'accès.

Depuis le bouton Export de données, vous pouvez exporter les entreprises sélectionnées ou les contacts associés aux entreprises.

Dans cette étape, nous allons exporter les informations des entreprises.

Sélectionnez à gauche les éléments (colonnes) que vous souhaitez inclure dans votre fichier d'export. Ces informations apparaîtront ensuite dans le fichier généré.

Une fois vos éléments sélectionnés, cliquez sur Suivant pour poursuivre la configuration de votre export.

À cette étape, certaines options peuvent être disponibles pour des champs spécifiques, comme le choix du format d'affichage des dates :

Ici, vous pouvez consulter un aperçu du fichier qui sera téléchargé :

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape de configuration du fichier. Vous pourrez alors définir son nom et choisir le format souhaité : Excel (XLSX) ou LibreOffice (ODS).

Vous pouvez importer des informations dans blgCloud depuis le CRM directement depuis les espaces suivants :

📁 Entreprise : 

👤 Contact :

Cliquez sur Importer une liste d'entreprises ou Importer une liste de contacts selon votre besoin.

Sélectionnez ensuite le fichier à importer depuis votre ordinateur.

Choisissez le type d'import souhaité :

• Créer les nouvelles références : permet de créer de nouveaux éléments dans blgCloud à partir des données importées.
• Mettre à jour : permet de modifier des éléments déjà existants dans blgCloud.
• Créer et mettre à jour : permet de créer les nouveaux éléments et de mettre à jour ceux déjà présents.

Vérifiez ensuite les correspondances des colonnes. Si certaines n'ont pas été reconnues automatiquement, complétez-les manuellement.

Si le fichier importé est issu d'un export blgCloud, les correspondances seront, dans la plupart des cas, renseignées automatiquement.

Cliquez ensuite sur Suivant, en bas à droite.

Si certains champs sont vides ou non renseignés, complétez-les ou cochez Nul lorsque cette option est disponible.

En revanche, si un champ est obligatoire, il devra impérativement être renseigné avant de pouvoir poursuivre l'import.

Un aperçu de votre fichier est affiché avant l'importation afin de vous permettre de vérifier les données avant leur intégration.

Une fois l'importation terminée, un rapport récapitulatif s'affiche :