Comment créer une fiche CRM Entreprise dans blgCloud?

Avant de créer une nouvelle fiche entreprise, assurez-vous qu’elle n’existe pas déjà.
Pour cela, saisissez la raison sociale de l’entreprise dans le moteur de recherche :

Vous pouvez cliquer sur "Recherche générale" et cliquez ensuite sur "Entreprise" pour filtrer votre recherche sur les entreprise uniquement comme ci dessous: 

Si aucun résultat n’apparaît dans le moteur de recherche, cliquez sur le bouton « Créer », puis sélectionnez « Entreprise ».

👉 Autre possibilité : depuis le module CRM, cliquez sur le bouton « + » pour créer une nouvelle entreprise.

 

Par défaut cette fenêtre s'ouvrira directement sur la création d 'une entreprise "Prospect":



 

Si vous souhaitez poursuivre avec une entreprise qui est actuellement un prospect, commencez par renseigner la raison sociale ou le numéro SIREN.

Sinon, vous pouvez sélectionner directement l’entreprise correspondant à votre choix parmi :

• Client

• Fournisseur

• Livraison

• Facturation et/ou Payeur
  
  Chaque fiche se verra automatiquement ajouter un tag correspondant.

Renseignez la segmentation client en sélectionnant un ou plusieurs tags appropriés.
 

Vous pouvez ajouter directement un autre donneur d’ordre pour cette nouvelle entreprise si nécessaire.
⚠️ Veillez à avoir créé au préalable la fiche CRM afin qu’elle soit "recherchable".

Ainsi, grâce à cette option, le donneur d’ordre sera automatiquement proposé lors de la création d’un document.

 

 

 

 

Vous pouvez choisir de lier un contact à cette entreprise :

• Oui : le système vous proposera de sélectionner la fiche contact existante et, si nécessaire, d’ajouter d’autres contacts à cette fiche.

⚠️ Pensez à enregistrer pour finaliser l’opération.

 

 

• Non : vous devrez créer un nouveau contact. 
  
  Renseignez les informations suivantes :

• Civilité, Prénom, Nom

• Langue

• Numéro de téléphone (le drapeau associé est important, notamment pour les numéros des DOM-TOM)

• Email professionnel

• Contacts supplémentaires existants, si nécessaire

⚠️ Pensez à enregistrer pour finaliser l’opération.

 

 

 

 

🎨 3. Comprendre la barre de filtres colorée

Le menu coloré que vous retrouvez dans chaque fiche CRM permet, via la petite flèche, de :

• Créer un document

• Visualiser les documents déjà créés

Détail des couleurs du menu: 

🟧 Orange:
Permet de consulter et créer une opportunité

🟥 Rouge:
Permet de consulter le nombre de matériels présents dans le parc du client et d’ajouter un matériel.

🟪 Violet (icône calculatrice) :
Permet de créer des documents de vente de pièces et de consulter les documents existants
(devis, commandes terminées, etc.), ainsi que le chiffre d’affaires associé.

🟪 Violet (icône tracteur):
Permet de créer des documents de vente de matériels et de consulter les documents existants (devis, commandes terminées, etc.), ainsi que le chiffre d’affaires associé.

🟪 Violet (icône outils):
Créer un document  de ventes de type Ordre de travail et et voir les documents crées, les devis, commande terminée... ainsi que le CA

🟩 Vert (icône pouce levé): 
Permet de créer un contrat et de consulter les documents existants

Turquoise
Permet de visualiser l’ensemble des factures rattachées au client, classées par année, ainsi que le chiffre d’affaires.

🟦 Bleu foncé
Permet d’accéder au tableau du chiffre d’affaires du client.
 

 

✏️ 4. Ajouter ou modifier les informations d'une fiche CRM

Si vous cliquez sur "Aucune information de gestion" éditer (en bleu)

Il est possible d’ajouter des informations différentes de celles de la fiche CRM actuelle.
En effet, tous les champs présents ici permettent de modifier les informations d’origine.

 

Par exemple, si vous ajoutez une fiche CRM dans Livraison, cela signifie que vous souhaitez indiquer une adresse de livraison différente pour cette entreprise.
Il en va de même pour les autres champs : donneur d’ordre, facturation, contact de relance, signataires, payeur.
Tous peuvent être modifiés indépendamment des informations de la fiche CRM principale.

 

Autres champs

• Référence partenaire : Référence affichée dans les documents relatifs à cette entreprise.

• Assure lui-même ses locations : Indique si le client assure ou non lui-même ses locations.

• Pourcentage assurance locations : Permet d’ajouter un pourcentage d’assurance applicable aux locations.

• Exonération dépôt de garantie : Permet de préciser si le client est exonéré du dépôt de garantie (Oui, Non, ou Non Connue).

• Limites d’encours : Cette valeur remplace celle définie par le matching.

• Montant d’assurance crédit : Permet d’ajouter un montant spécifique pour l’assurance crédit.

Si certains champs apparaissent gris, cela signifie que vous n’avez pas les droits pour les modifier.
Si nécessaire, contactez votre administrateur pour ajuster ces droits, car nous n'avons pas l'autorisation de les modifier.

 

Il est également possible d'ajouter des informations dans la partie Informations bancaires en cliquant sur "Ajouter un IBAN":

Tous les champs suivants peuvent être renseignés :

• IBAN

• BIC

• Nom de la banque

• Ville de la banque

• Classification : Principal, Contrat, Distribution, Matériel, Autre

• Importer un document

Cette section vous permet d'ajouter des documents :

Si vous cliquez sur « Importer », la fenêtre suivante s’ouvre :

• Type : Permet de choisir le type de document à ajouter.

• Titre du document : Permet d’ajouter un titre à votre document.

• Début de validité : Permet d’indiquer la date de début de validité du document.

• Fin de validité : Permet d’indiquer la date de fin de validité du document.

• Fichier : Le bouton « Parcourir » permet de sélectionner le fichier à importer.

Cliquez ensuite sur « Importer » pour valider l’opération.

• Informations supplémentaires

Cette section permet d’ajouter des champs supplémentaires en cliquant sur le « crayon » qui apparaît lorsque vous passez la souris dessus:

Si vous cliquez sur « Modifier les champs personnalisés », la fenêtre suivante s’ouvrira :

Si vous souhaitez ajouter des champs supplémentaires dans cette section, consultez le tutoriel:  Comment ajouter des champs supplémentaire ?

• Liens contacts

Cette section vous permet d'ajouter un contact et de voir ceux existants

Si vous cliquez sur "Filtrer" ça vous permettra de filtrer par "Fonction" du contact

Si vous cliquez sur « Ajouter un contact », vous avez également la possibilité de « Créer un contact ».

Vous pouvez aussi "Créer une activité" au bout du contact :

• Activités

Cette section permet de voir l’historique des activités liées à cette entreprise , proposition commercial envoyés, relance, message etc...

Si vous cliquez sur "Créer" vous pouvez également créer directement une activité comme un rendez vous , Message , Note, Appel enregistré , recommandation, relance, ou SMS