Dans ce tutoriel, vous apprendrez à paramétrer des automatismes pour que les méthodes et conditions de paiement se remplissent automatiquement sur vos documents, grâce à des règles de correspondance.
Les étapes à suivre:
⚙️1. Créer et activer les méthodes et conditions de paiements
🏷️2. Créer et ajouter des tags pour vos clients
🤖3. Créer les règles de matching (automatismes).
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⚙️1. Créer et activer les méthodes et conditions de paiements
Tout d'abord se rendre sur le module Administration
Pour que vos méthodes et conditions de paiements soient proposées dans le menu déroulant lors de la création de vos factures, vous devez les activer dans l'administration.
Cela se passe au niveau du workflow sur la gauche dans l'administration.
- Comptabilité > Méthode de paiement
- Comptabilité > Condition de paiement
Vous pouvez alors activer celles qui concernent votre comptabilité en cliquant sur chacun des choix, et également en créer de nouvelles grâce au "+" sur le haut. Vous pouvez désactiver celles qui ne vous concernent pas si besoin.
Une fois fait, les méthodes et conditions de paiement créées et activées seront alors proposées dans le menu déroulant lors de la création d'une facture.
🏷️2. Créer des tags pour vos clients
La seconde règle c'est de créer les tags liés à ces conditions de paiement, et également à des méthodes de paiement.
Cela se passe dans l'administration.
Dans le workflow sur la gauche, segmentation > gestion tag. Cliquez ensuite parmi les choix proposés sur "entreprises".
Vous pouvez alors créer les tags qui correspondent à vos conditions et méthodes de paiement grâce au bouton "ajouter un tag" qui se situe en haut à droite. Vous devez en créer autant que de méthodes et conditions de paiement activées précédemment.
Une fois créés, il faut ajouter les tags qui correspondent à votre client sur sa fiche dans le CRM.
Dans cet exemple, notre client est en paiement par chèque, 30 jours fin de mois.
🤖3. Créer les règles de matching (automatismes)
Pour terminer, vous devez alors créer une règle pour qu'à la création d'une facture, les méthodes et conditions de paiement que vous avez déterminées pour chaque client soient ajoutées automatiquement.
Cela se fait également dans l'administration.
Dans le workflow sur la gauche, système > matching,
Puis Condition de paiement sur les factures client :
Grâce au "+", vous devez alors créer autant de règles que vous avez de conditions de paiements.
Vous choisissez alors un titre, puis une des conditions de paiement.
Puis en dessous, on ajoute une valeur pour le matching (ici Partenaire - entreprise facturée).
Puis on clique alors sur tag, et on choisit le tag qui correspond à notre condition de paiement.
Ici, nous avons créé une règle de matching qui stipule que sur notre facture, la condition de paiement "30 jours fin de mois" sera ajoutée automatiquement pour toutes les entreprises facturées qui ont le tag "30 jours fin de mois".
Une fois que vous avez terminé toutes vos conditions de paiements, vous devez alors faire la même chose pour les méthodes de paiement.
Rendez-vous alors à nouveau dans l'administration.
Puis toujours dans le workflow sur la gauche, Administration > matching.
Et dans la liste, vous choisissez "Méthode de paiement sur les factures client".
L'opération est la même, sauf qu'il s'agit là de créer des règles sur les méthodes de paiement. Il faut créer autant de règles que vous avez de méthodes de paiements.
Ici, nous avons créé une règle de matching qui stipule que sur notre facture, la méthode de paiement "chèque" sera ajoutée automatiquement pour toutes les entreprises facturées qui ont le tag "chèque".
Vous pouvez également créer des règles avec le même principe pour vos factures fournisseurs, cette fois il faudra se rendre dans les règles de matching :
Condition de paiement sur les factures fournisseur
Méthode de paiement sur les factures fournisseur
Au lieu de choisir "partenaire (entreprise facturée)", il faudra choisir "partenaire (fournisseur émettant la facture)". En dehors, le principe est le même.