Les étapes minimum obligatoires pour le bon fonctionnement de vos règles de matching :
Étape 1 : Créer une règle de matching pour la Création d'un compte général de Ventes et/ou d'Achats
Étape 2 : Créer une règle de matching pour la Création d'un journal de Ventes et/ou d'Achats
Étape 3 : Détails des lignes de facture de Vente et/ou d'Achats
Étape 4 : Créer une règle de matching pour les Contacts
Tout d'abord, trois prérequis sont nécessaires avant la création d'une règle de matching.
NB : Il est indispensable d'avoir les droits pour se rendre dans le module Administration.
Prérequis:
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Le plan comptable doit être importé,
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Les journaux comptable doivent être créés,
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Le plan de taxes doit être défini.
Pour réaliser ces 3 prérequis, veuillez vous rendre dans le module Administration, puis Comptabilité sur la gauche :
Étape 1: Créer une règle de matching pour la Création d'un compte général de Ventes et/ou d'Achats
Veuillez vous rendre dans le module Administration, puis Système et Matching sur le menu de gauche :
NB: Le principe de création de règle de matching pour les Ventes ou les Achats reste le même, seul le contenu changera.
En fonction de votre besoin choisissez l'endroit où la règle devra être créée.
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Cliquez sur Compte comptable sur les factures clients pour ajouter une règle de vente par exemple :
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Cliquez sur le "+" pour Créer une nouvelle règle :
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Indiquez un titre qui correspondra à la règle souhaitée, comme ci-dessous par exemple.
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Cliquez sur le menu Compte pour lister le menu et choisir le compte sur lequel la règle devra s'appliquer.
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Cliquez sur Actif pour la rendre active.
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Si vous le désirez vous pouvez Filtrer les résultats, si vous ne choisissez aucun filtre, cela voudra dire que vous l'appliquez pour tout.
Si nous reprenons une facture ou doit s'appliquer la règle que nous venons de définir, nous pourrons la visualiser comme ci-dessous dans Comptabilité :
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Si vous cliquez sur Éditer :
Vous accéderez à cette fenêtre avec deux menus : Journal et Compte
Ces deux menus correspondent à ce qui a été prédéfini pour la règle.
Lorsque vous déployez les menus, des choix apparaissent Refaire le matching et Voir le détail.
Si vous modifiez votre sélection, vous pouvez Refaire le matching, et ainsi relancer le calcul.
NB: Vous pourrez refaire le matching que si la synchronisation comptable n'à pas été faite.
Le bouton "Voir le détail", vous permettra de vérifier si le calcul s'est bien déroulé.
Le bouton existe pour le journal et le compte.
Si tout est correct le fond sera vert sinon rouge.
La fonction "debug" est utilisé pour les développeurs.
Le détail du Journal :
Le détail du Compte :
Étape 2: Créer une règle de matching pour la Création d'un journal de Ventes et/ou d'Achats
Le principe est le même que pour la première étape, il faudra choisir sur la liste : Journal comptable sur les factures client par exemple.
Pour créer une nouvelle règle, veuillez cliquer sur le "+" en haut à gauche :
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Ajoutez un titre en rapport avec votre journal, dans notre exemple VENTES
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Ajoutez le Journal : VENTES
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Choisissez Oui pour rendre la règle active
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Choisissez ensuite dans le menu déroulant sur quoi votre règle devra s'appliquer afin de filtrer, si vous ne choisissez rien, la règle s'appliquera partout.
Étape 3: Détails des lignes de facture de Vente et/ou d'Achats
Lorsque les deux premières étapes sont terminées, il est possible de définir des règles de gestion par Article par exemple.
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Cliquez sur le module Administration, sur le menu de gauche Système puis Matching en dessous.
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Sur la liste à droite choisir compte comptable sur les lignes de facture client.
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Cliquez ensuite sur le "+" en haut à gauche pour ajouter une nouvelle règle :
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Ajoutez le Titre (Nom du compte comme dans l'exemple ci-dessous)
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Ajoutez le Numéro de Compte en tapant les premiers chiffres
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Cliquez sur Actif pour rendre votre règle active
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Cliquez sur Choisissez une valeur, dans notre exemple nous faisons une règle sur Article
Un filtre apparaît après avoir choisi Article.
Dans notre cas, ce sera un Article de nature Main d'oeuvre
Nous ajoutons également la Famille Contrat
Nous souhaitons indiquer le lieu France.
Il faudra ajouter une valeur supplémentaire à celle d'Article : Partenaire (entreprise facturée) pour qu'un nouveau filtre se présente et ainsi choisir le lieu : France
Si vous avez besoin de créer une règle avec un autre pays d’Europe, il faudra choisir dans la Zone Géographique : Europe - Zone Intracommunautaire
NB: Si vous avez par exemple deux règles de matching une avec France et l'autre avec Zone Intracommunautaire, un ordre particulier est nécessaire.
Il est important de mettre en premier France puis Zone Intracommunautaire après. Il faut mettre en premier le plus précis au plus générale, sinon votre règle ne sera pas prise en compte.
Étape 4: Créer une règle de matching pour les Contacts
Une règle de matching est également nécessaire si vous facturez sur les Contacts. Dans ce cas utilisez aussi le filtre Partenaire (entreprise facturée) :
Voir les autres tutoriels concernant les règles de matching :