Comment créer une sous-location inter-entités à partir d’un contrat de location depuis blgCloud ?

 Les étapes: 

🏢1. Contrat type inter-entité

• 1.1 Création de l'article: Loyer inter-entités 

• 1.2 Création du contrat 

• 1.3 Création du bon de sortie

• 1.4 Création des factures 

🔄 2. Contrat classique avec matching

• 2.1 Matching inter-entités

• 2.2 Matching entre entreprise d'une même entité

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🏢1. Contrat type inter-entité

1.1 Création de l'article: Loyer inter-entités 

Si ce n’est pas encore fait, commencez par créer un article intitulé Loyer inter-entités. Cet article servira à définir un tarif spécifique entre entités.

• Créez l’article depuis le module concerné
• Ajoutez cet article dans la grille tarifaire de vos contrats.
  
  Si vous ne le catégorisez pas dans les besoins, il sera automatiquement disponible lors de la création d’un contrat inter-entités.
   

1.2 Création du contrat 

Dans cet exemple, nous allons utiliser une entité pour sous-louer à une autre entité.

Pour cela :

1. Sélectionnez l’entité concernée.

2. Choisissez le Type de contrat : Inter-entités.
   
   💡 Dans notre exemple, deux entités ont été créées au sein de la même instance :
   - "TES SARL"
   - "LOI SARL"

Sélectionnez le type de contrat Inter-entités.

Complétez votre contrat en sélectionnant comme donneur d’ordre l'autre entité,  ici LOI SARL.

Cliquez ensuite sur le tarif que vous avez créé au préalable, dans la partie services. 

Pour finir, cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour valider et créer votre contrat.

Vous sélectionnez la machine concernée en cliquant sur le bouton Assigner.

 

Il est nécessaire d’ajouter le matériel provenant à la fois du parc de location et de l’entreprise émettrice.
Dans notre exemple, l’entreprise émettrice est TES SARL

Cliquez sur "Fenêtre de sélection" 



Par défaut, les filtres sur l’entreprise émettrice sont appliqués. Vous pouvez ainsi sélectionner une machine correspondant à cette entreprise :

Cliquez sur "Assigner" pour finaliser l'ajout

1.3 Création du bon de sortie


Une fois le matériel assigné, vous pourrez générer un "Bon de sortie" pour effectuer la livraison : 

Cliquez sur "livré" pour finaliser la livraison:

 1.4 Création des factures

Sélectionnez ensuite "Voir l'échéancier global"  dans le bloc à droite "Résumé" du contrat:
 

Cliquez pour cocher la première facture et cliquez sur "Créer une facture" 

Si tout est ok vous pouvez cliquez sur "Enregistrer":

 

Vous obtiendrez ainsi deux factures (en brouillon, car non validées) :

• Une facture client

• Une facture fournisseur
  
  

En cliquant sur la fiche du matériel livré, vous pourrez vérifier que :

• le propriétaire est bien SAS BLG,

• le sous-exploitant correspond au donneur d’ordre de votre contrat.
   

Si vous consultez la fiche du matériel que vous avez sous-loué, vous pouvez constater que le propriétaire est bien TES SARL et que le sous-exploitant est LOI SARL.

 

La machine sera indiquée comme indisponible pour TES SARL, mais restera disponible pour LOI SARL dès que vous changez d’utilisateur.

De plus, si vous cliquez sur le bouton « Profitability », vous pourrez visualiser le détail du résultat financier, avec la répartition entre les produits et les charges selon l’entreprise sélectionnée (TES SARL ou LOI SARL).

TES SARL:

LOI SARL: 

🔄 2. Contrat classique avec matching

2.1 Matching inter-entités 

Il est également possible d’ajouter un matching dans votre contrat afin qu’un pourcentage s’applique automatiquement.
Dans ce cas, il ne sera pas nécessaire d’effectuer la manipulation présentée à l’étape 1.

Pour accéder au matching, rendez-vous dans le module Administration > Matching, comme indiqué ci-dessous:

 

Cliquez sur Paramètres des sous-locations, puis créez un nouveau matching en cliquant sur le bouton « + ».

 

Nous restons donc sur le même principe : facturer une autre entité au sein de la même instance.

Voici un exemple de matching qui pourrait être configuré :





Paramétrage du matching

• Titre : Nom de votre règle de matching.

• Facturer les lignes d’assurance : Permet d’inclure également les lignes d’assurance dans la facturation du contrat.

• Coefficient : Définit le pourcentage appliqué sur le montant total.

• Taxe achat : Taxe appliquée sur la facture fournisseur.

• Taxe vente : Taxe appliquée sur la facture client.

• Article : Article utilisé pour la sous-location.

• Tags facture client : Tag à associer à la facture client générée.

• Poste cession : À renseigner si vous souhaitez effectuer une cession interne.

• Mode de génération : Trois options possibles :

  • Génération d’une facture d’achat

  • Génération de factures d’achat et de vente

  • Génération d’une cession interne

• Actif : Si activé, la règle est en vigueur.
  
  Les filtres permettent ensuite de définir sur quels types de contrats et dans quelles conditions cette règle sera appliquée.

Ainsi, grâce à ce matching, il est possible de créer un contrat depuis l’entreprise TES (une entité) et de louer une machine appartenant à une autre entité (LOI).

Dans cet exemple, comme le mode de génération du matching a été configuré pour créer les trois types de factures, j’obtiendrai :

• Une facture client pour mon client final,

• Une facture fournisseur avec l’autre entité,

• Et une facture client émise pour l’autre entité
  
  
  
  2.2 Matching entre entreprise d'une même entité