Comment créer un contrat d'entretien depuis blgCloud ? – blgCloud

Un contrat d’entretien permet de planifier et formaliser les interventions régulières sur des équipements ou services.Il garantit que tout fonctionne correctement, réduit les risques de panne, et permet une facturation régulière et prévisible pour le client. Pour le prestataire (donc vous) , c’est aussi un moyen de fournir un service fiable, d’organiser ses interventions et de sécuriser des revenus récurrents.

Les étapes à suivre:

➕1. Créer un article d’entretien

💰2. Définir un tarif d’entretien

➕3. Créer un contrat d’entretien

️🛠️ 4. Créer un ordre de travail en cession interne depuis un contrat

💰5. Créer une facture

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➕1. Créer un article d’entretien

Se rendre sur Article > Tous :

Créer un article de nature prestation, sans gestion de stock comme illustré ci dessous:

💰2. Définir un tarif d’entretien

Ensuite il faudra créer un tarif pour ce nouvel article créé.

Vous rendre sur Contrat > Tarif:

📖 Si besoin vous pouvez vous rendre sur Comment créer un tarif de location depuis blgCloud ?

➕3. Créer un contrat d’entretien

Tout d'abord vous rendre sur le module Contrat> Tous (ou créer un contrat depuis la fiche CRM de votre client) :

Puis cliquer sur le "+" pour créer un contrat :

Émis par : Indique qui a créé le contrat.
Type * : Définit la catégorie du contrat.
Exemple : Entretien
Donneur d’ordre* : Sélectionnez le client si ce n'est pas déjà fait (si vous êtes passé par la fiche CRM le client se met automatiquement)
Options possible : Livraison, Facturation, Payeur
Adresse de livraison : L’adresse où l’entretien ou le service sera effectué.
Contact commercial *: La personne en charge de la relation commerciale avec le client.
Signataires: Personnes devant signer le contrat pour le valider légalement.
Contact de facturation* : Personne à contacter lors de l’exécution de la prestation ou livraison du service.
État* : Indique le statut du contrat :
- Devis : contrat en attente de validation
- Validé : contrat approuvé et actif
Titre : Nom ou intitulé du contrat, c'est utile pour identifier facilement le contrat dans la liste.
Référence partenaire: Numéro ou code fourni par le client ou partenaire.
Tags: Mots-clés pour classer ou filtrer les contrats rapidement.
Poste de cession: ce n'est pas une facturation client mais interne

💡Astuce: Les champs obligatoire ont des astérisques

Exemple pour la partie de gauche :

Ensuite, dans la partie de droite, contrairement à un contrat « habituel », aucun besoin matériel ne vous sera demandé.

Seules des dates seront à renseigner et la durée en mois comme indiqué ci-dessous.

Il restera ensuite à ajouter le matériel et le service parmi ceux proposés

Finaliser en cliquant sur le bouton "Enregistrer" plus bas

Le contrat est créé:

️🛠️ 4. Créer un ordre de travail en cession interne depuis un contrat

Si vous souhaitez créer un ordre de travail en cession interne depuis votre contrat d’entretien, cliquez sur le bouton dit magique Générer un document, puis sélectionnez Créer un ordre de travail, comme illustré ci-dessous:

Une fenêtre s’ouvre pour la création de l’ordre de travail.
Il vous suffit de renseigner les champs nécessaires, puis de cliquer sur le bouton Enregistrer, situé tout en bas.

Vous pouvez constater que les informations du client sont reprises automatiquement, ainsi que la machine, et que le contrat est également lié à l’ordre de travail.

En revanche, dans ce cas précis, il est nécessaire d’ajouter un poste de cession, car cet ordre de travail est interne.
Étant donné qu’un contrat d’entretien est déjà rattaché, il est normal que cet ordre de travail soit interne et ne soit pas facturé au client.

Vous retrouvez l’ordre de travail lié en bas du contrat, comme ci-dessous:

💰5. Créer une facture

Pour créer une facture, rendez-vous sur le bouton Voir l’échéancier global, comme illustré ci-dessous :

Vous pouvez consulter l’ensemble de l’échéancier.
Les lignes apparaissant en rouge indiquent que la date de facturation est dépassée et que ces factures n’ont pas encore été émises.
Le logiciel attire ainsi votre attention pour éviter tout oubli de facturation.

Pour obtenir la facture du 30/11/2025, cochez la ligne correspondante, puis cliquez sur le bouton Créer une facture :

Cette fenêtre s’ouvre. Il ne vous reste plus qu’à vérifier que toutes les informations saisies sont correctes.
Bien entendu, tous les champs marqués d’un astérisque (*) doivent être remplis.

Pour finaliser, cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistrée, la facture est créée. Selon le paramétrage de votre instance, elle peut d’abord être enregistrée en brouillon, ce qui vous permet d’obtenir un aperçu comme ci-dessous :