Comment créer un contrat d'entretien depuis blgCloud ?

🚀 Ce que vous allez apprendre

Ludovic Responsable atelier Votre guide blgCloud

“ 🛠️ Besoin de mettre en place un contrat d’entretien pour vos clients ? Je vais vous montrer comment préparer les éléments nécessaires, créer votre contrat d’entretien puis générer les documents associés. Nous verrons également comment créer un ordre de travail en cession interne et facturer les échéances prévues au contrat. ”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

➕ Créer l'article utilisé pour l'entretien
💰 Définir son tarif
📄 Créer un contrat d'entretien
🛠️ Générer un ordre de travail en cession interne
💰 Créer une facture à partir d'une échéance

Rendez-vous dans Article > Tous.

Créez un nouvel article de nature Prestation, sans gestion de stock.

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Une fois l'article créé, vous devez lui associer un tarif.

Rendez-vous dans Contrat > Tarif.

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Rendez-vous dans Contrat > Tous.

Vous pouvez également créer le contrat directement depuis la fiche CRM du client.

Cliquez sur le bouton + pour créer un nouveau contrat.

Complétez les informations nécessaires, notamment :

• Émis par : utilisateur à l'origine du contrat ;
• Type : sélectionnez le type de contrat, par exemple Entretien ;
• Donneur d'ordre : sélectionnez le client concerné. Si le contrat est créé depuis sa fiche CRM, celui-ci est renseigné automatiquement ;
• Adresse de livraison : adresse à laquelle l'entretien ou le service sera réalisé ;
• Contact commercial : personne en charge de la relation commerciale ;
• Signataires : personnes devant signer le contrat ;
• Contact de facturation : contact lié à la facturation ;
• État : par exemple Devis ou Validé ;
• Titre : nom permettant d'identifier facilement le contrat ;
• Référence partenaire : référence communiquée par le client ou le partenaire ;
• Tags : permettent de classer et filtrer les contrats ;
• Poste de cession : à utiliser lorsque la prestation doit être prise en charge en interne.

Dans la partie droite, renseignez les dates du contrat ainsi que sa durée en mois.

Ajoutez ensuite le matériel concerné et le service parmi ceux proposés.

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser.

Le contrat est maintenant créé.

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Depuis le contrat d'entretien, cliquez sur Générer un document, puis sélectionnez Créer un ordre de travail.

La fenêtre de création de l'ordre de travail s'ouvre.

Complétez les informations nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.

Dans le cadre d'un contrat d'entretien, l'ordre de travail est interne et n'est donc pas directement facturé au client.

Il est nécessaire de renseigner un poste de cession.

Une fois créé, l'ordre de travail apparaît en bas du contrat.

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Depuis le contrat, cliquez sur Voir l'échéancier global.

L'ensemble des échéances du contrat apparaît.

Sélectionnez l'échéance que vous souhaitez facturer, puis cliquez sur Créer une facture.

Vérifiez les informations renseignées dans la fenêtre qui s'ouvre.

Les champs identifiés par un astérisque (*) doivent être renseignés.

Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Selon le paramétrage de votre environnement, la facture peut d'abord être créée en brouillon.

Ouvrez la facture afin de la contrôler.

Si toutes les informations sont correctes, validez-la en cliquant sur la coche.

Depuis la facture, cliquez sur le lien du contrat, par exemple Entretien #0001, pour revenir au contrat associé.

La facture générée apparaît désormais en bas du contrat.

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