Comment créer un tarif d'une location depuis blgCloud ?

🚀 Ce que vous allez apprendre

Sandy Responsable location Votre guide blgCloud

“ 👋 Suivez-moi, je vais vous expliquer comment créer un tarif de location ! Nous allons découvrir comment préparer un tarif de location dans blgCloud, étape indispensable avant la création d’un contrat de location. Ensemble, nous verrons comment créer l’article associé, paramétrer le tarif puis l’associer aux besoins afin qu’il soit proposé automatiquement lors de la création d’un contrat. ”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

📦 Créer un article dédié à la location
💰 Créer un tarif de location
📌 Associer un tarif aux besoins
🚜 Configurer les types de besoins pour faciliter la création des contrats

Avant de créer un tarif de location, il est nécessaire de créer l'article qui sera utilisé pour la facturation.

Pour cela, créez un nouvel article présentant les caractéristiques suivantes :

• Sans gestion de stock.
• Avec une référence explicite afin de l'identifier facilement lors de la création du tarif et du contrat de location.

  • Exemple de référence : LOCCHSC953J1

     Cette référence est composée de plusieurs éléments : 
    • LOC : indique qu'il s'agit d'une location.
    • CHSC : correspond à Chargeuse Sur Chenilles.
    • 953 : correspond au modèle de la machine.
    • J1 : indique une location à la journée (1 jour).

  • Exemple de désignation : Location à la journée d'une chargeuse sur chenilles 953 
• Associez-lui une nature correspondant à une activité de location (ou une nature équivalente selon votre paramétrage).

Une fois l'article créé, vous pouvez procéder à la création du tarif de location.

Accédez au menu :

Contrat >Tarif

Cliquez ensuite sur le bouton "+" afin de créer un nouveau tarif.

                                   

Sélectionnez l'article qui sera facturé avec ce tarif, donc celui créé précédemment par exemple.

Définissez les filtres permettant de limiter l’utilisation de ce tarif à certaines entreprises.

Sélectionnez le ou les types de contrats pour lesquels ce tarif sera proposé par défaut :

Abonnement, Entretien, Inter-entités, Location courte durée ou Location longue durée.

Vous pouvez sélectionner plusieurs types de contrats si le tarif doit être proposé dans plusieurs contextes.

• Désignation: Saisissez la désignation qui apparaîtra sur les contrats de location.
• Titre court : renseignez un libellé plus court si nécessaire.

• Objet de la facturation : Définissez l'unité de facturation qui sera utilisée pour ce tarif de location.
  • 📅 Année : la location est facturée par année complète. Idéal pour les contrats de longue durée ou les abonnements annuels.
  • ⭐ Formule spéciale :permet de gérer une facturation complémentaire selon l’utilisation du matériel, par exemple les heures supplémentaires, les kilomètres supplémentaires ou d’autres régularisations. Lorsque cette option est sélectionnée, des champs supplémentaires apparaissent afin de paramétrer les modalités de cette facturation.
  • 📆 Jour : chaque journée de location est facturée. C'est l'option la plus couramment utilisée pour les locations courtes.
  • 🗓️ Mois : la facturation est calculée par mois de location. 
  • 📌 Ponctuel : la facturation est effectuée une seule fois, quel que soit le nombre de jours ou la durée de la location. Pratique pour les frais fixes (transport, mise en service, dossier…).
  • 📖 Semaine : la location est facturée par semaine complète.
  • 📚 Semestre : la facturation est réalisée tous les six mois.
  • 📊 Trimestre : la facturation est réalisée tous les trois mois.
  • 📈 Valeur (Delta) : la facturation est basée sur l'écart entre deux valeurs relevées (par exemple un compteur d'heures, un kilométrage ou un index). Seule la différence entre les deux relevés est facturée.
  • 🔢 Valeur fixe : une valeur fixe est facturée à chaque facturation, indépendamment de la durée de la location ou d'un relevé.

Configurez la durée initiale ainsi que la périodicité de facturation.

• Durée initiale : généralement 1.
• Périodicité : Année, Mois, Semaine ou Jour

Indiquez si une assurance doit être facturée avec ce tarif. 

Choisissez le mode de fonctionnement du tarif.

• Simple : un tarif unique.
• Par palier : plusieurs tarifs selon la durée de location (voir 8. Type de palier) 

Disponible uniquement pour une facturation mensuelle.

Vous pouvez choisir :

• À partir de N échéances.
• Quantité.
• Quantité progressive.

Associez l'article correspondant au tarif choisi.

• Tarif simple : sélectionnez un article.
• Tarif par palier : définissez la période puis l'article correspondant.

Comportement en cas de reconduction

Déterminez le comportement à appliquer lorsque le contrat est reconduit :

• Changement de palier : applique automatiquement le palier correspondant à la nouvelle durée du contrat.
• Changement de palier et régularisation : applique le nouveau palier et effectue une régularisation selon les conditions prévues.
• Pas de changement de palier : conserve le palier actuellement appliqué au contrat.

Autoriser le changement de quantité

Indiquez si la quantité peut être modifiée lors de la reconduction du contrat :

• Oui : la quantité pourra être modifiée.
• Non : la quantité restera inchangée.

Pourcentage demi-journée

Indiquez le pourcentage du tarif journalier à appliquer pour une facturation à la demi-journée.

Exemple : saisissez 50 pour facturer une demi-journée à 50 % du tarif journalier.

Indice à utiliser

Cliquez sur Ajouter un indice pour associer un indice de révision au tarif de location. Cet indice pourra être utilisé pour faire évoluer le montant facturé selon les modalités définies.

Choisissez le type de facturation à appliquer au tarif de location :

• Automatique : la facturation est générée automatiquement selon les règles définies pour le contrat. 
• Fin de contrat : la totalité de la facturation est générée à la fin du contrat de location. 
• Manuel : la facturation est déclenchée manuellement par un utilisateur.

En général, sélectionnez Oui. Ainsi, si le contrat n’est pas arrêté à son échéance, il sera automatiquement reconduit selon la période de reconduction définie.

Indiquez la durée pendant laquelle le contrat sera reconduit, puis sélectionnez l’unité souhaitée : jour, semaine, mois, année, etc.

Exemple : saisissez 1 mois pour que le contrat soit reconduit pour une période d’un mois

Choisissez le nombre de jours avant l’échéance du contrat à partir duquel celui-ci sera reconduit.

Indiquez si vous souhaitez appliquer une facturation au prorata :

• Oui : le montant facturé est ajusté en fonction de la durée réelle concernée.
• Non : aucun prorata n’est appliqué.

Indiquez le pourcentage de pénalité à appliquer en cas de fin anticipée du contrat.

Poste de cession : Sélectionnez le poste de cession à utiliser lorsque le contrat est facturé en interne.
Actif :  Indiquez si le tarif de location doit être actif :

• Oui : le tarif est activé et peut être utilisé.
• Non : le tarif est désactivé et ne peut pas être utilisé.

Avant de créer un type de besoin, il faut commencer par définir une catégorie. Rendez-vous dans : Parc Catégorie> Type de besoin

Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter une nouvelle catégorie.

Exemple :

Renseignez ensuite les différents champs permettant de configurer votre catégorie :

• Nom : ce champ se renseigne automatiquement lorsque vous saisissez le Titre de la catégorie.
• Titre : indiquez le nom de la catégorie que vous souhaitez créer.
• Description : ajoutez, si nécessaire, une description de la catégorie. Celle-ci pourra notamment être utilisée pour son affichage sur votre site internet, si vous en disposez.
• Catégorie parente : sélectionnez une catégorie parente si la catégorie que vous créez doit être rattachée à une catégorie déjà existante.
• Jours travaillés : cochez les jours de la semaine travaillés pour cette catégorie.
• Image : vous pouvez ajouter une image ou une photo pour illustrer la catégorie.
• Actif : sélectionnez Oui pour rendre la catégorie active ou Non si vous ne souhaitez pas l'utiliser immédiatement.

Pour accéder aux Types de besoin, rendez-vous dans :Parc> Type de besoin : 

Pour créer un nouveau Type de besoin, cliquez sur le bouton « + ».

Renseignez les différents champs permettant de configurer votre Type de besoin :

• Type : sélectionnez le type d'élément auquel le besoin sera associé : Article, Matériel ou Pack.
• Titre : renseignez le nom de votre Type de besoin.
  Exemple : Chargeuse sur chenille.
• Description : ajoutez une description permettant de préciser le Type de besoin.
• Catégorie : sélectionnez la catégorie de Type de besoin à laquelle vous souhaitez le rattacher.
  Exemple : Chargeuse.
• Restrictions entreprise : si nécessaire, définissez une restriction afin de limiter l'utilisation de ce Type de besoin à certaines entreprises.
• Images : ajoutez une ou plusieurs images permettant d'illustrer le Type de besoin.
• Valeur à assurer : indiquez la valeur du matériel à assurer, en euros.
• Dépôt de garantie : renseignez le montant du dépôt de garantie demandé pour ce Type de besoin.
• Méthode de paiement : sélectionnez la méthode de paiement à utiliser.
  Exemple : Virement.
• Champs supplémentaires : permet de renseigner des champs personnalisés définis par votre entreprise, selon vos propres besoins. Cliquez sur Ajouter un champ pour compléter les informations spécifiques à votre configuration.
• Type : sélectionnez le type d'élément concerné par le besoin : Article, Matériel ou Pack.géré.

• Tags : ajoutez, si nécessaire, un ou plusieurs tags permettant de qualifier et de retrouver plus facilement votre Type de besoin.

• Actif : sélectionnez Oui pour rendre le Type de besoin actif et utilisable, ou Non pour le désactiver.

• Suggestions : définissez les éléments qui pourront être suggérés à partir de ce Type de besoin.

• Est suggéré par : définissez les éléments à partir desquels ce Type de besoin pourra être suggéré.

Définir le besoin

La partie Définition du besoin permet de préciser les critères correspondant au matériel recherché.

Utilisez les différents critères proposés, tels que Tag, Gamme, Marque, Modèle, Caractéristiques, Heures ou Autre, afin de définir votre besoin.

Dans notre exemple, le besoin est défini à partir du :

• Modèle : Chargeuse sur chenilles Caterpillar 953.

Ajouter les caractéristiques

La section Caractéristiques permet d'ajouter des informations complémentaires au Type de besoin.

Pour chaque caractéristique, renseignez :

• le Titre de la caractéristique ;
• sa Valeur ;
• Afficher pour déterminer si elle doit être visible ;
• Mise en avant si vous souhaitez la faire ressortir davantage.

Cliquez sur Ajouter une caractéristique pour ajouter une nouvelle information.

Associer un tarif au Type de besoin

Dans la partie Services, sélectionnez le tarif de location à associer à votre Type de besoin. Celui-ci sera proposé lors de la création d’un contrat, en fonction des critères définis dans la Définition du besoin renseignée précédemment.

Dans notre exemple, nous sélectionnons le tarif « Location à la journée d'une chargeuse sur chenilles 953 » créé précédemment.

Le champ Ajouter automatiquement permet de définir si le tarif doit être ajouté automatiquement lors de la création du contrat.

Si plusieurs tarifs doivent être associés au même Type de besoin, cliquez sur Ajouter un tarif pour ajouter une nouvelle ligne.
Exemple : vous pouvez associer un tarif principal de location ainsi qu'un tarif complémentaire pour la facturation des heures supplémentaires.

Ajouter des commentaires

La partie Commentaires permet d'ajouter des informations complémentaires au Type de besoin.

Cliquez sur Ajouter un commentaire, puis renseignez la Désignation et les Détails souhaités.

Une fois votre Type de besoin entièrement configuré, cliquez sur Enregistrer.