📚 Sommaire
➕ 1. Créer un contrat de location courte durée
👤 2. Renseigner les informations du contrat
📄 3. Où retrouver les informations du contrat ?
🚜4. Comment effectuer le bon de sortie du matériel ?
Il est possible de créer un contrat de location de plusieurs façons dans blgCloud. Choisissez le point d’entrée le plus adapté à votre utilisation :
Depuis le planning, cliquez directement sur la date et le matériel concerné pour commencer la création du contrat.
Depuis la fiche CRM du client, vous pouvez créer directement un nouveau contrat pour le client concerné.
Depuis la fiche du matériel, vous pouvez également démarrer la création d’un contrat pour le matériel concerné.
💡 À noter : quel que soit le point d’entrée utilisé, vous accédez ensuite à la création du contrat afin de compléter les informations nécessaires à la location.
💡 À noter : les numéros présents sur la capture sont cliquables. Cliquez sur un numéro pour accéder directement à l’explication du champ correspondant.
Indique l’utilisateur à l’origine du contrat. Si nécessaire, cliquez sur Éditer pour modifier cette information.
Sélectionnez le type de contrat à créer. Dans notre exemple, sélectionnez Location courte durée.
Sélectionnez le client donneur d’ordre concerné par le contrat.
Une fois le client sélectionné, vous pouvez également ajouter ou renseigner les informations de Livraison, Facturation et Payeur.
L’adresse de livraison du client s’affiche automatiquement.
Cliquez sur Éditer si vous souhaitez utiliser ou renseigner une autre adresse de livraison pour ce contrat.
Sélectionnez le contact commercial associé au contrat.
Si nécessaire, sélectionnez un ou plusieurs signataires ponctuels pour ce contrat.
Sélectionnez le contact de facturation à utiliser pour le contrat.
Sélectionnez le contact de livraison associé au contrat.
Sélectionnez l’état du contrat :
- Devis : le contrat est encore à l’état de proposition.
- Validé : le contrat est validé.
Vous pouvez renseigner un titre interne afin d’identifier plus facilement le contrat.
Renseignez, si nécessaire, une référence partenaire, par exemple le numéro de commande du client. Cette référence pourra être reprise sur les éditions.
Ajoutez un ou plusieurs tags afin de faciliter l’identification, le classement ou la recherche du contrat.
Sélectionnez un poste de cession si nécessaire, notamment dans le cadre d’une facturation interne.
Cette zone affiche la répartition des montants du contrat selon les différentes échéances, ainsi que le montant total.
Sélectionnez le Type de besoin correspondant au matériel souhaité par le client.
Les informations définies dans le Type de besoin permettent notamment de proposer les services et tarifs associés.
Sélectionnez la date de début puis la date de fin de la location.
La période sélectionnée est utilisée pour déterminer la durée du besoin et calculer les éléments de facturation correspondants.
Sélectionnez les jours de la semaine qui doivent être facturés pendant la période de location.
Cliquez sur Ajouter des exceptions pour gérer, si nécessaire, des jours particuliers.
Cochez Jours fériés non facturés si les jours fériés compris dans la période de location ne doivent pas être facturés.
Renseignez le dépôt de garantie demandé pour la location.
Vous pouvez notamment renseigner :
- le montant ;
- la date de validité ;
- la méthode de paiement ;
- un éventuel commentaire.
Cliquez sur Ajouter une ligne si plusieurs dépôts de garantie doivent être renseignés.
Sélectionnez le matériel à affecter au besoin.
Les tarifs associés au Type de besoin sélectionné précédemment sont affichés dans cette partie.
Selon le paramétrage effectué dans Parc > Type de besoin > Services, un tarif peut être :
- proposé : comme dans cet exemple, cliquez sur le tarif pour l’ajouter au contrat ;
- ajouté automatiquement : le tarif est directement ajouté au contrat lors de la sélection du Type de besoin.
Vous pouvez également utiliser Ajouter un tarif pour ajouter manuellement un service ou un tarif complémentaire.
Indiquez si le matériel est assuré par le client :
- Oui : le client prend en charge l’assurance.
- Non : l’assurance peut être facturée dans le cadre du contrat.
Lorsque l’assurance doit être facturée, renseignez ou modifiez le pourcentage d’assurance à appliquer.
Cliquez sur Ajouter un besoin matériel si le contrat comporte plusieurs besoins ou plusieurs matériels.
Un nouveau bloc Besoin matériel sera alors ajouté au contrat.
Ajoutez, si nécessaire, un commentaire interne concernant le contrat.
Ce champ permet de conserver des informations destinées à un usage interne.
Une fois toutes les informations du contrat renseignées, cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création de votre contrat de location.
Vous retrouvez sur la fiche du contrat les principales informations renseignées lors de sa création : les informations du client, les dates de location, le matériel concerné ainsi que les services et tarifs associés.
La partie Produits permet d’ajouter au contrat des articles complémentaires liés à la location, si nécessaire.
Une fois les informations du contrat vérifiées et complétées, vous pouvez poursuivre le cycle de location en cliquant sur Générer un bon de sortie.
Il existe deux façons de créer votre bon logistique de sortie depuis le contrat :
- en haut de la fiche contrat, cliquez sur Générer un document (bouton magique), puis sélectionnez Bon de sortie ;
- en bas de la fiche contrat, cliquez sur Prochaine étape > Générer un bon de sortie.
💡 À noter : ces deux méthodes permettent de créer le même bon logistique de sortie. Utilisez simplement celle qui vous convient le mieux.
Il est conseillé de cocher Créer un Check-out afin de réaliser les vérifications du matériel avant son départ chez le client.
Le Check-out permet notamment de mettre à jour les horamètres et de renseigner les informations de contrôle et de vérification de la machine au moment de sa sortie.
Une fois le contrôle effectué, cliquez sur Enregistrer et valider si toutes les vérifications sont terminées.
Si le contrôle doit être complété ultérieurement, cliquez sur Enregistrer en brouillon. Un technicien pourra ainsi reprendre le contrôle et effectuer les vérifications nécessaires avant le départ du matériel.
💡 À noter : il est possible d'ajouter des champs supplémentaires à vos contrôles afin de les adapter à vos besoins. Vous pouvez, par exemple, prévoir des champs pour vérifier l'état des pneus, le niveau de carburant ou tout autre élément à contrôler sur le matériel.
Une fois les informations vérifiées et complétées, cliquez sur Livré pour finaliser la sortie du matériel.
💡 À noter : dès que le bon de sortie est livré, le contrat passe automatiquement au statut En cours.
Lorsque la période de location arrive à son terme et que le matériel revient chez vous, vous devez enregistrer son retour en créant un bon logistique d’entrée.
- Cliquez sur Générer un document (bouton magique), puis sélectionnez Bon d’entrée :
Lors du retour du matériel, pensez également à cocher Créer un contrôle afin d’effectuer les vérifications de la machine à son retour.
Ce contrôle permet notamment de mettre à jour les horamètres et de vérifier l’état du matériel après la période de location.
Vous pouvez ainsi comparer les informations relevées lors de la sortie avec celles constatées lors du retour de la machine.
Une fois le retour du matériel enregistré, blgCloud vous demande de finaliser le contrat.
Vérifiez et confirmez les dates de fin du contrat, comme indiqué ci-dessous :
Une fois les dates vérifiées, cliquez sur Enregistrer pour finaliser le contrat.
💡 À noter : une fois le contrat finalisé, son statut passe automatiquement à Terminé.
Pour facturer votre location, cliquez sur le bouton Voir l’échéancier global, situé en haut à droite de la fiche contrat.
Dans l’échéancier, cochez la ligne à facturer, puis cliquez sur Créer une facture.
Vérifiez que les informations de la facture sont correctes, puis cliquez sur Enregistrer.
Si votre instance est paramétrée pour que les factures passent d’abord par l’étape Brouillon, la facture apparaîtra avec ce statut, comme illustré ci-dessous.
Cliquez sur la facture en brouillon pour l’ouvrir, vérifiez une dernière fois les informations, puis cliquez sur Valider pour finaliser la facture.
Après avoir vérifié les informations de la facture depuis la Prévisualisation en haut à droite :
Cliquez sur Valider :
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment gérer l’ensemble du cycle d’une location courte durée, de la création du contrat jusqu’à la facturation, en passant par la sortie et le retour du matériel.