Ce tutoriel a pour objectif de vous expliquer comment gérer un declassement et un surclassement de materiel dans un contrat.
Les étapes à suivre:
📘1. Introduction
1.1. Définition du déclassement et du surclassement
1.2. Dans quels cas ces situations surviennent?
✚ 2. Créer un groupe de déclassement
2.1. Accéder à la configuration
2.2. Déclarer les besoins et l’ordre tarifaire
2.3. Configurer les utilisateurs autorisés
2.4. Exemple et règles importantes
📦3. Assignation d’un matériel
3.1. Messages affichés selon la situation
🔍4. Analyse des déclassements
4.1. Accéder à la vue par ligne
4.2. Filtrage des assignations non conformes
⚠️5. Limitations à connaître
5.1. Stockage de l’information de déclassement
5.2. Impacts des modifications de groupes ou besoins
5.3. Conseils pour éviter les erreurs
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📘1. Introduction
1.1. Définition du déclassement et du surclassement
Déclassement : Un matériel est considéré comme déclassé lorsqu’il est affecté à un besoin dont le tarif est inférieur à celui auquel il aurait normalement dû être loué.
Exemple : Attribuer une pelle 2,5 T pour un besoin initial de pelle 1,5 T.Surclassement : À l’inverse, un matériel est surclassé lorsqu’il est attribué à un besoin dont le tarif est supérieur à son tarif normal. Ce cas est moins fréquent mais la gestion est similaire.
1.2. Dans quels cas ces situations surviennent?
Lorsqu’aucun matériel correspondant exactement au besoin n’est pas disponible.
Lorsqu’un matériel plus puissant ou plus grand est attribué à un besoin inférieur (déclassement).
Lorsqu’un matériel moins puissant ou plus petit est attribué à un besoin supérieur (surclassement, cas rare).
Pour optimiser la disponibilité du parc tout en gérant les contraintes de location et de tarif.
✚2. Créer un groupe de déclassement
Pour gérer les déclassements et surclassements, il faut créer un groupe de déclassement :
Rendez-vous dans : Parc > Configuration > Groupe de déclassement:
Puis cliquez sur le "+" pour créer un groupe:
Dans ce groupe
Déclarez les différents besoins, du tarif le plus bas au plus élevé.
Configurez éventuellement les utilisateurs autorisés au déclassement.
Exemple :
Si vous avez 3 besoins classés : A, B, C
Un déclassement autorisé de 1 permet d’affecter un matériel B pour un besoin A.
Un déclassement autorisé de 2 permet d’affecter un matériel B ou C pour un besoin A.
⚠️ Vérifiez que les utilisateurs concernés n’ont pas le droit: Administration > Droit D'interface> Contrat > Assignation de matériel libre (déclassement & filtre de sélection), sinon ils peuvent outrepasser cette restriction.
Note : Un type de besoin ne peut être présent que dans un seul groupe de déclassement (sécurité intégrée).
📦3. Assignation d’un matériel
3.1. Messages et couleurs affichés selon la situation
Lors de l’assignation d’un matériel à un contrat (nouveau ou existant) :
Si le matériel correspond exactement au besoin → aucun message.
Si le matériel est déclassé :
Message : "Le matériel est déclassé de N rangs"
Couleur : orange = déclassement autorisé, rouge = non autorisé
Si le matériel ne correspond pas au filtre :
Message rouge : "Le matériel sélectionné ne correspond pas au besoin"
Si l’utilisateur n’a pas le droit étendu : "Vous n’êtes pas autorisé à assigner ce matériel"
Si le matériel est surclassé :
Message bleu : "Le matériel est surclassé de N rangs"
L’interface de sélection des matériels contient désormais des boutons pour sélectionner les déclassements et surclassements comme ci dessous:
🔍4. Analyse des déclassements
4.1. Accéder à la vue par ligne
Une nouvelle vue permet de visualiser les déclassements :
Accédez à : Contrat > Vue par ligne > Déclassement
4.2. Filtrage des assignations non conformes
Cette vue exclut les assignations correspondant au besoin et affiche uniquement :
Les déclassements
Les surclassements
⚠️5. Limitations à connaître
5.1. Stockage de l’information de déclassement
L’information de déclassement est stockée sur les assignations.
Modifier un groupe de déclassement ou créer un nouveau ne recalculera pas automatiquement les rangs pour les assignations existantes.
5.2. Impacts des modifications de groupes ou besoins
Changer le type de besoin sur un contrat :
Utilisateur sans droit étendu → modification interdite si assignations existantes
Utilisateur avec droit étendu → message invitant à ré-enregistrer les assignations pour mettre à jour le rang.
5.3. Conseils pour éviter les erreurs
Les données actuelles ne seront pas migrées automatiquement. Les déclassements ne s’appliqueront qu’aux nouvelles assignations.