Ce tutoriel a pour objectif de vous expliquer comment créer un tarif de location.Cette étape est indispensable pour pouvoir créer vos contrats de location : sans tarif de location, la création d’un contrat n’est pas possible.
Les étapes à suivre:
➕📦1. Créer un article
➕💰2. Créer un tarif
📌💰3. Ajouter les tarifs aux besoins
3.1 Catégorie de Type de besoin
3.2 Type de besoin
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➕📦1. Créer un article
Avant de créer un tarif, il faudra créer un article :
- Sans gestion de stock
- Avec une référence parlante pour qu’il soit facilement identifiable lors de la création du tarif et du contrat.
Exemple de référence : LOCCHSC953J1
Exemple de désignation : Location à la journée d'une chargeuse sur chenilles 953 -
Nature : Location ou quelque chose d'équivalent par exemple voici la configuration de cette nature:
(Article> Nature)
➕💰2. Créer un tarif
Cliquez sur le module Contrat> Tarif
Puis cliquez sur le bouton « + » pour créer un tarif:
La fenêtre de création s’affiche, comme illustré ci-dessous :
📌 Chaque numéro correspond à un champ dans la capture d’écran :
Article facturé: Rentrez l’article qui sera facturé avec ce tarif.
Filtres matériels: Appliquez les filtres pour sélectionner les matériels concernés.
Restrictions entreprises : Si nécessaire, appliquez des restrictions pour certaines entreprises.
Désignation : Indiquez la désignation qui sera affichée sur les contrats.
Titre court: Ajouter un titre plus court si nécessaire
Objet de la facturation: Choisissez si la facturation se fera par jour ou par mois.
Durée et périodicité
Durée initiale : généralement 1 (début de location)
Périodicité : jour ou mois
Assurance: Souhaitez-vous facturer l’assurance sur ce tarif ? Oui / Non
Type de tarif
Simple : un seul tarif
Par palier : tarif suivant plusieurs périodes de location
Type de palier (uniquement pour facturation mensuelle)
À partir de N échéances : aucune facturation avant N périodes
Quantité : le palier de la cible sera automatiquement facturé
Quantité progressive : facturation palier par palier
Article à facturer selon le type
Tarif simple : indiquez l’article à facturer
Tarif par palier : indiquez la période puis l’article
Mode de facturation
Automatique : facturation à chaque « run »
Fin de contrat : facturation uniquement à la fin du contrat
Manuel : facturation au besoin
Durée standard: En général, 1 mois.
Type de facturation
Sélectionnez le type de facturation adapté (mensuelle, journalière…).
Échéance de facturation
Choisissez si la facturation se fait à échoir (à l’avance) ou échu (après coup).
Tacite reconduction
Si le contrat n’est pas arrêté, il sera renouvelé automatiquement jour après jour.
-
Facturation au prorata
Oui : tarification au prorata ou Non : toute période commencée est due
Gestion au prorata
Pour une facturation mensuelle, le prorata peut se faire en jours calendaire ou jours ouvrés (lundi au vendredi).
Pour finir, cliquez sur "Enregistrer" pour valider votre tarif.
Exemple :
📌💰3. Ajouter les tarifs aux besoins
3.1 Catégorie de Type de besoin
Si vous souhaitez que votre tarif soit proposé automatiquement en fonction du besoin, il faudra le déclarer.
Tout d'abord il faut définir une Catégorie de besoin pour cela rendez vous sur Parc > Catégorie de Type de besoin,
Cliquez sur le bouton « + » pour créer une catégorie :
Une fenêtre s’ouvre.
Renseignez les informations suivantes :
Nom : Correspond au titre choisi pour votre catégorie ou article.
Titre: Choisissez un titre clair, par exemple : Chargeuse.
Description: Vous pouvez ajouter une description si vous le souhaitez, utile pour l’affichage sur votre site.
Catégorie parente: Sélectionnez une catégorie parente si vous souhaitez créer une sous-catégorie.
Jours travaillés: Indiquez les jours où cette catégorie sera active dans le contrat.
Image: Vous pouvez ajouter une image, mais il faudra d’abord enregistrer la catégorie, puis y retourner pour l’ajouter.
Actif: Cochez cette option si vous souhaitez que la catégorie soit active ou non.
Ce paramétrage n’est pas terminé.
3.2 Type de besoin
Il faut ensuite se rendre dans « Type de besoin », toujours depuis le menu Parc.
Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un Type de besoin:
Une fenêtre s’ouvre.
Renseignez les informations suivantes :
Type: choisir Article, Matériel ou Pack
Titre : choisir un titre clair
Exemple : Chargeuse sur chenilles 953Description : ajouter une description si nécessaire (utile pour l’affichage sur votre site)
Catégorie : sélectionner la catégorie correspondante
Restrictions entreprise : permet de restreindre les entreprises autorisées pour ce besoin
Images : permet d’ajouter une photo de la machine
Valeur à assurer : renseigner la valeur prise en compte pour l’assurance
Dépôt de garantie : indiquer le montant du dépôt de garantie
Méthode de paiement : préciser la méthode de paiement
Champs supplémentaires : ajouter des champs personnalisés si nécessaire
Tags : ajouter un ou plusieurs tags pour faciliter le tri
Actif : définir si ce besoin est actif ou non
Suggestions : permet d’ajouter une ou plusieurs machines suggérées
Est suggéré par : permet d’indiquer le besoin à l’origine de la suggestion
Exemple :
Ci-dessous, vous ajoutez la définition du besoin, c’est-à-dire le filtre qui permettra d’identifier la ou les machines correspondant à ce tarif.
Ici, la gamme, la marque et le modèle ont été ajoutés.
Les caractéristiques se sont ajoutées automatiquement grâce aux filtres.
Le service permet d’ajouter le tarif créé au préalable.
Vous pouvez bien entendu ajouter des commentaires si nécessaire.
Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer » pour finaliser.
Ces informations ajoutées permettront qu’elles soient proposées lors de la création du contrat.
Exemple:
Vous voilà prêt(e) à créer votre premier contrat !