Comment créer un ordre de travail depuis blgCloud ?

🚀 Ce que vous allez apprendre

Ludovic Responsable Atelier Votre guide blgCloud

“ 👋 Je vais vous guider dans vos interventions Atelier ! Dans ce tutoriel, nous allons voir comment créer un ordre de travail Atelier dans blgCloud. Nous découvrirons comment ajouter les articles nécessaires et planifier les tâches afin de préparer efficacement une intervention. Ensemble, nous allons parcourir les différentes étapes pour comprendre le fonctionnement d'un ordre de travail Atelier et son utilisation au quotidien. ”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

🔎 Comprendre les informations nécessaires à la création d’un ordre de travail
📝 Créer un ordre de travail Atelier adapté à votre intervention
✅ Préparer votre ordre de travail pour son suivi par les équipes

Pour commencer, utilisez la recherche générale afin de retrouver votre client.

Saisissez le nom du client dans la barre de recherche, puis cliquez sur le résultat correspondant afin d'accéder à sa fiche CRM.
 
 

Depuis le menu violet de la fiche CRM cliquez sur les outils pour créer un ordre de travail: 

• Donneur d'ordre (votre client) : si celui-ci est rattaché à une copropriété (groupement), blgCloud l'indique automatiquement. Si l'intervention concerne finalement le matériel de la copropriété, sélectionnez celle-ci afin de modifier le donneur d'ordre.
• Type d'intervention : choisissez une intervention à l'atelier ou à l'extérieur. Dans ce dernier cas, renseignez l'adresse de l'intervention.
• Matériel : sélectionnez le matériel concerné. S'il n'existe pas encore dans votre base blgCloud, vous pouvez le créer directement ou l'ajouter après la création de l'ordre de travail.
• Nature d'intervention : sélectionnez la nature correspondant à votre intervention. 
• État : choisissez si vous souhaitez créer un devis ou un ordre de travail directement en statut Ouvert.
• Tâche : renseignez le temps estimé de l'intervention. La tâche correspond au temps estimé associé à la main-d'œuvre.

Une fois les informations renseignées, cliquez sur Nouveau document de vente.

L'ordre de travail est maintenant créé. Les informations renseignées précédemment sont reprises dans le document, comme illustré ci-dessous :

Selon votre organisation, le technicien pourra être amené à ajouter des pièces détachées directement dans l'ordre de travail.

Pour cela, il est possible d'ajouter des pièces depuis les champs "Tâches" ou "Produits", comme illustré ci-dessous :

Si certaines pièces détachées nécessaires à l'intervention ne sont pas disponibles en stock, vous devrez créer une commande d'achat afin de réapprovisionner votre stock.

Pour le moment, vous avez établi votre devis. Avant de poursuivre, celui-ci doit être envoyé au client par le responsable atelier ou le technicien en charge de l'intervention.

De nombreuses options d'affichage sont disponibles depuis le menu de gauche.

Cliquez sur le bouton en haut à gauche pour "Envoyer par mail" 

L'historique de vos envois est disponible tout en bas de votre vente, dans la section "Activité", comme présenté ci-dessous :

Il sera également accessible depuis la section "Document", comme présenté ci-dessous :

Vous pouvez faire signer vos documents de plusieurs façons :

• directement sur place ;
• à distance via l'extranet,

Signature sur place

Pour ajouter une signature directement depuis blgCloud, cliquez sur "Signature" dans la section "Document".

Par défaut, le Type est renseigné sur "Client". Le client peut alors apposer directement sa signature.

Puis cliquez sur "Ajouter une autre signature" et sélectionnez, par exemple, le type "Technicien" en haut de la fenêtre.

Pour finaliser, cliquez sur "Enregistrer".
Si vous souhaitez visualiser le document signé, cliquez sur "Générer le document signé".

La mention "Signé" apparaît désormais sur la ligne du document.

Dès lors que votre ordre de travail est signé, vous pouvez modifier manuellement son statut en "OR Ouvert".

Le responsable atelier peut planifier les interventions de ses techniciens directement depuis blgCloud afin d'organiser efficacement les différentes tâches à réaliser.

Pour cela, dans la section "Tâches", cliquez sur "Planification".

En cliquant sur "Planification", vous accédez au planning des interventions.

Vous y retrouvez la liste de vos techniciens. Si votre société est composée de plusieurs entités, vous pouvez afficher les équipes souhaitées depuis le menu "Équipe", puis sélectionner l'entité de votre choix (1).

À droite de l'écran, la liste des ordres de travail à planifier est également affichée. Dans notre exemple, l'ordre de travail du client Test est en attente de planification.

Pour planifier une intervention, faites glisser l'ordre de travail situé à droite de l'écran, puis déposez-le sur le planning du technicien Marceau:

Ainsi, dans la liste, votre ordre de travail apparaît désormais comme planifié :