Ce tutoriel vous permettra de comprendre comment déclarer le temps facturable d’un technicien directement depuis un ordre de travail dans blgCloud.
L’objectif est de faciliter le suivi des temps passés ainsi que leur prise en compte dans la facturation client.
La saisie du temps peut être réalisée selon deux modes :
💻 1. Depuis l’interface web
📱 2. Depuis l’application mobile
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💻 1. Depuis l’interface web
Par défaut, lors de la création de l’OR, une tâche est automatiquement ajoutée.
Deux tâches peuvent être créées si l’intervention se déroule à l’extérieur : une tâche d’intervention et une tâche de déplacement.
Planification d'une tâche
La saisie peut être effectuée par le responsable si le technicien ne dispose pas de l'application mobile.
Depuis le document (OR ou OT), commencez par cliquer sur Estimer votre temps si la durée proposée par défaut n'est pas correcte. Cette valeur reste une estimation et ne correspond pas au temps qui sera automatiquement ajouté dans l'OT.
- Cliquez sur Planification. Vous êtes redirigé vers le planning, qui permet d'affecter une tâche à un technicien.
2. Dans la colonne de droite, repérez la tâche à planifier
3. Effectuez un glisser-déposer de la tâche vers le technicien concerné, à l'horaire souhaité
4. Relâchez la souris pour valider la planification de la tâche.
5. La tâche devient bleue, indiquant qu'elle est désormais au statut Planifiée.
6. Cliquez sur le numéro du document affiché dans la tâche planifiée (en bleu), ici 0036, afin de revenir au document concerné.
Saisie du temps réalisé par le responsable ou le technicien
Cliquez sur Saisie du temps afin d'enregistrer le temps réellement passé sur l'intervention
💡 NB : Il est bien entendu possible, depuis la ligne produit comme illustré ci-dessus, d’ajouter des pièces, de les livrer et de tout facturer en une seule fois à la fin de l’intervention.
Cette fenêtre permet de renseigner les heures d'intervention réalisées par le technicien.
Vous devrez notamment renseigner :
- le nom du technicien ;
- l'article à facturer correspondant à l'intervention réalisée ;
- le statut de la tâche :
- Tâche bloquée : lorsqu'un problème empêche la poursuite de l'intervention. L'OR est alors mise en attente jusqu'à résolution du blocage.
- Tâche en pause : lorsque l'intervention est temporairement interrompue (intervention sur une autre tâche, attente de matériel, attente d'un retour client, etc.).
- Tâche à re-planifier : permet de remettre la tâche dans le planning afin de définir une nouvelle date d'intervention.
- Tâche terminée : lorsque l'intervention est finalisée et qu'aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
En fonction du statut de la tâche sélectionné lors de la saisie du temps, le statut affiché dans la barre supérieure de l'OT sera automatiquement mis à jour.
Par exemple :
- Si la tâche est définie comme En pause, l'OR conserve le statut En cours.
La tache est terminée et après ?...depuis l'application mobile ou l'ordinateur (web
Lorsque la tache est terminée, l'OR passe en statut OR à contrôler.
Il reste à créer le bon Logistique si des pièces ont été ajoutées et si le technicien n’a pas les droits pour le faire, ainsi qu’à vérifier que toutes les informations sont correctes.
Le responsable pourra ensuite transmettre le dossier à la comptabilité en faisant évoluer le statut vers À facturer, comme illustré ci dessous:
Ainsi, la comptabilité pourra contrôler les OR concernés et procéder à la facturation.
📱 2. Depuis l’application mobile
Le technicien saisit directement son temps sur le terrain via l’application mobile.
Il doit sélectionner le module SAV afin d’accéder à son planning et consulter les tâches qui lui sont attribuées ou déjà réalisées.
Consultation du planning
Cliquez sur SAV, puis sur Planning en haut à gauche.
Vous pouvez ensuite choisir l’affichage souhaité : Jour, Semaine, Mois ou Non terminées, afin de visualiser vos tâches planifiées.
Cliquez ensuite sur la tâche afin d’accéder au document, comme illustré ci-dessous:
Saisie du temps sur mobile pour le technicien
Vous pouvez saisir votre tâche de deux manières :
soit en renseignant manuellement ce que vous avez réalisé, comme sur l’ordinateur, via le bouton Saisie Manuelle,
- soit en utilisant le chronomètre en démarrant la tâche lorsque vous commencez votre intervention ou en partant en déplacement via le bouton Démarrer,
Vous pouvez également mettre la tâche en pause lorsque cela est nécessaire, puis la relancer en cliquant de nouveau sur Démarrer lorsque vous reprenez votre intervention.
Vous avez la possibilité d’ajouter un commentaire afin d’expliquer la raison de la pause, par exemple.
À chaque mise en pause, le temps est automatiquement enregistré dans le document.
Cliquez sur le bouton rouge Arrêter le temps afin de mettre à jour le statut de votre tâche.
🔄 Les changements de statut, les ajouts de temps, et plus généralement toutes les actions réalisées sur l’application mobile sont également reportés sur la version web.
Pour l’exemple, le temps saisi correspond uniquement à des minutes. Il s’agit ici de montrer comment le temps saisi sur le mobile est automatiquement ajouté au document.
Vous pouvez n’afficher qu’une seule ligne dans la prévisualisation, car il est possible de regrouper les lignes.