Lorsqu'un matériel ou une pièce est pris en charge dans le cadre d'une garantie fournisseur, il est nécessaire de créer une intervention spécifique afin de suivre les éléments concernés et de définir la répartition de la prise en charge.
Cette procédure vous accompagne dans la création de l'intervention, l'ajout des éléments, la répartition des coûts entre les différents acteurs ainsi que la génération des documents associés.
📝 1. Créer une intervention sous garantie fournisseur
🔩 2. Ajouter les éléments concernés par la garantie
⚖️ 3. Définir la prise en charge des éléments
🔄 4. Modifier la répartition d'une ligne
📄 5. Générer les documents liés à la garantie
📋 6. Consulter le suivi des garanties fournisseur
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📝 1. Créer une intervention sous garantie fournisseur
Lorsqu'un matériel ou une pièce doit être traité dans le cadre d'une garantie fournisseur, commencez par créer un nouveau document de vente.
Ce document permettra de regrouper l'ensemble des éléments liés à l'intervention : pièces, main-d'œuvre, prise en charge fournisseur et éventuelle facturation.
Dans les champs de l'intervention, renseignez les informations suivantes :
- Type de document : Service Atelier
- Type d’intervention : Atelier
- Nature d’intervention : Garantie
Une fois le document créé, l'encart "Garantie fournisseur" apparaît en haut à gauche du document.
Cet encart permet d'identifier l'intervention comme une demande de garantie et d'accéder aux différentes actions de suivi.
🔩 2. Ajouter les éléments concernés par la garantie
Dans la partie "Produits", ajoutez les différents éléments nécessaires à l'intervention :
- les pièces utilisées,
- la main-d'œuvre, (la tache et la MO se mettent par défaut pour un OR)
- les éventuelles prestations associées.
Ces éléments pourront ensuite être répartis selon leur prise en charge.
Une fois les éléments identifiés, vous pouvez transmettre une demande de garantie à votre fournisseur.
Pendant l'attente de sa réponse, vous avez la possibilité de les conserver en attente dans blg afin de suivre l'avancement du dossier.
Pour modifier l'état de la demande de garantie, cliquez sur le bouton "Changer" depuis l'encart "Garantie fournisseur", comme indiqué ci-dessous.
Cette fenêtre permet de compléter les informations de suivi de la garantie. Vous pouvez ainsi renseigner le statut de la demande, par exemple "Demandée, en attente", sélectionner le fournisseur concerné, puis indiquer la date de création ainsi que le numéro de la garantie.
cliquez sur Enregistrer.
⏳ À ce stade, la demande de garantie est en attente du retour de votre fournisseur.
⚖️ 3. Définir la prise en charge des éléments
Une fois le retour du fournisseur obtenu, vous pouvez modifier le statut de la demande et répartir la prise en charge des éléments concernés.
Selon la réponse apportée par le fournisseur, vous pourrez faire évoluer l'état de la demande.
Par exemple, lorsque la garantie est acceptée, une nouvelle option apparaît pour indiquer la prise en charge par le fournisseur et poursuivre le traitement du dossier.
Dans "Nature à déplacer en garantie" vous pouvez choisir que la prestation prise en compte ou que la partie pièce ou les deux.
Si on met que Pièce tout ce qui concerne une nature pièce se mettra automatiquement en Garantie fournisseur :
Dans cet exemple, le fournisseur prend en charge le filtre et la tête de distributeur à 100 % mais pas la main d'oeuvre.
Si la prise en charge diffère, vous pouvez adapter la répartition afin de refléter les montants réellement pris en charge par chaque acteur.
Lorsque la prise en charge est complète (pièce et main d'oeuvre) , le bandeau passe automatiquement au vert, indiquant que la garantie fournisseur est prise à 100% sinon la garantie est partielle et le bandeau est orange :
Garantie prise en charge à 100% par le fournisseur :
Garantie prise en charge partielle par le fournisseur :
🔄 4. Modifier la répartition d'une ligne
Sélectionnez les lignes concernées afin de faire apparaître le bandeau d'actions.
Cliquez ensuite sur "Répartir la charge".
Cette action est également accessible en cliquant sur le bouton "Répartir la prise en charge" ou directement depuis les camemberts de répartition.
La prise en charge peut être répartie entre :
- CI (Cession interne) : prise en charge par l'entreprise ;
- Garantie fournisseur : prise en charge par le fournisseur ;
- Client : élément restant à facturer au client.
Renseignez les informations demandées dans la fenêtre de répartition.
Les éléments répartis apparaissent ensuite dans les blocs correspondants.
Le détail de la répartition peut être consulté depuis l'icône située devant le lien "Ligne liée à une garantie fournisseur".
Si la répartition initiale doit être modifiée, il est possible de déplacer une ligne entre les différents blocs :
- Cession interne
- Garantie fournisseur.
Pour modifier une ligne :
- Sélectionnez la ligne concernée.
- Cliquez sur le bouton "CI/FRN".
- Choisissez la nouvelle prise en charge souhaitée.
La ligne est alors déplacée dans le bloc correspondant.
📄 5. Générer les documents liés à la garantie
Une fois la prise en charge répartie, vous pouvez générer les documents nécessaires au traitement de la garantie.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Générer un document", puis sélectionnez le document souhaité.
Le document à générer dépend de la prise en charge définie :
- Bon de livraison : permet de sortir les pièces du stock afin de réaliser la réparation. Si les pièces ne sont pas disponibles en stock, il sera nécessaire de les approvisionner via une commande d'achat.
- Facture client : à générer lorsque tout ou partie de l'intervention reste à la charge du client.
- Facture de cession interne : à générer lorsque tout ou partie de la prise en charge est imputée à votre société.
- Facture ou avoir de prise en charge fournisseur : à générer lorsque tout ou partie de l'intervention est pris en charge par le fournisseur. Le document à utiliser dépend des modalités de prise en charge définies avec celui-ci.
⚠️ Attention
Dès que l'ensemble des lignes a été facturé (produits, cession interne ou garantie fournisseur), la répartition de la prise en charge est définitivement verrouillée et ne peut plus être modifiée.
📋 6. Consulter le suivi des garanties fournisseur
Pour retrouver les différentes demandes de garantie créées, rendez-vous dans Ventes > Suivi des garanties.
Cette rubrique permet de consulter les garanties fournisseur enregistrées et de suivre leur traitement.