Comment créer une vente matériel neuf avec ou sans reprise depuis blgCloud ? – blgCloud

Ce tutoriel a pour objectif de vous expliquer comment créer une vente de matériel neuf à l’aide du configurateur, avec ou sans reprise. Si vous souhaitez créer une vente de matériel simple, vous pouvez ignorer l’étape de la reprise et reprendre un peu plus loin dans le tutoriel pour poursuivre avec les étapes de livraison et de facturation.

🧾 1. Créer une vente matériel avec le configurateur

Modèles
Matériels & Options
Préparation
Services
Reprise
Synthèse
Analyse

🛒 2. Créer un bon de reprise (facture d'achat client)

🆕3. Créer une commande d'achat pour approvisionner le matériel neuf

🚚 4. Créer la livraison et la facturation du matériel neuf

🔗 5. Lier la facture d'achat client à la facture de vente du matériel neuf

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🧾1. Créer une vente matériel avec le configurateur

Vous pouvez créer à l’avance les articles en gestion de stock matériel ou les créer directement depuis le configurateur.
Une fois l’article créé, il pourra être réutilisé à chaque nouvelle vente pour ce matériel, sans avoir à le recréer.

Pour créer un article matériel, veillez à bien le placer en gestion de stock matériel.
Un modèle sera également demandé lors de la création de l’article, afin qu’il soit correctement lié à la marque et à la gamme.

Depuis la fiche CRM du client, on créé une vente matériel :

Les informations de la fiche client sont reprises automatiquement dans la vente.
Il est également possible de partir d’une opportunité pour un commercial souhaitant créer un devis, ou directement depuis la fiche client. Il suffit alors d’indiquer dès le départ si l’on souhaite créer une commande ou un devis.

Vous pouvez également ajouter votre opportunité depuis le champ Opportunité, ou même en créer une nouvelle directement à cet endroit.

Cliquez sur Nouveau document de vente.

🔎 Modèle

Une fenêtre s’ouvre, et vous êtes directement redirigé vers le configurateur, comme illustré ci-dessous :

En haut à droite, vous pouvez voir la vue active : Configurateur ou Standard.

Si la vue est verte, vous êtes sur le Configurateur.
La vue Standard vous sera plus familière si vous avez déjà utilisé BLG auparavant.

⚠️ NB : Toute modification ou suppression d’un élément ajouté via le configurateur doit être effectuée directement dans le configurateur (hors tâches), sinon la modification ne sera pas appliquée.

Lorsque vous avez ajouté plusieurs fournisseurs et plusieurs articles en gestion de stock matériel :

Sur la colonne de gauche, vous pouvez filtrer par gamme, et les articles de la gamme sélectionnée seront affichés.
Au centre, vous pouvez taper le modèle souhaité, et tous les modèles correspondants apparaîtront pour que vous puissiez faire votre choix.

Ici, cliquez sur Nouveau tracteur, car nous souhaitons vendre un tracteur neuf qui n’est pas encore en stock.

Ensuite, cliquez sur Tracteur agricole (la seule gamme disponible dans cette instance). Le système affiche alors le seul article correspondant à cette gamme :

Cliquez sur 312 Vario Gen4 pour le choisir.

Le bouton Suivant, en bas à droite, devient violet.

🚜 Matériel & Options

Vous pouvez cliquer dessus ou simplement cliquer sur Matériel & Options en haut pour passer à l’étape suivante.

💡 Le prix tarif ici est le prix public du constructeur, c'est bien ce prix aussi que vous mettez si vous devez créer une commande d'achat un jour à part de la vente.

L’onglet Matériel & Options s’ouvre :

Vous retrouvez le matériel avec son prix public constructeur.
Une information en rouge apparaît en haut pour signaler que le matériel devra être acheté.
À droite, vous pouvez ajouter des remises immédiates en cliquant sur le +.

🔹 Remises immédiates

Cliquez sur le + pour ajouter une remise.
Une fenêtre s’ouvre et vous permet de remplir les informations de votre remise :
- Désignation : nom de la remise.
- Type : en pourcentage, en cascade ou en montant.
- Valeur : saisissez la valeur de la remise.
- Remise masquée : cochez cette option si vous souhaitez que la remise soit cachée.
- Ajouter une remise : cochez si vous voulez rajouter une autre remise après celle-ci.
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser.

🔹 Remise constructeur

De la même manière, cliquez sur le + Aide constructeur pour ajouter une remise constructeur.
Cette remise fonctionne exactement de la même manière que les remises immédiates :
- Désignation
- Type (pourcentage, cascade ou montant)
- Valeur
- Remise masquée
- Ajouter une remise
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser.

🔹🔹Résultat des remises ajoutées

Après avoir ajouté vos remises immédiates et/ou constructeur :

Vous pouvez visualiser toutes les remises appliquées sur le matériel.
Chaque remise apparaît avec sa désignation, son type et sa valeur.
Les remises masquées sont signalées différemment pour que vous sachiez qu’elles ne seront pas visibles sur la facture ou le devis.

Rien ne vous empêche de cliquer sur une remise pour apporter une modification si nécessaire.
De manière générale, tous les éléments en bleu dans le configurateur sont modifiables en cliquant dessus.

Sous le matériel toujours dans l'onglet Matériels et Options, on retrouve d'autre sections:

Option
Accessoire commercial
Transport.

Pour chaque section, vous pouvez ajouter un article en cliquant sur le +.

Certains filtres peuvent être imposés, comme pour Option et Transport.

Pour Option:

Pour Accessoire commercial :

Vous pouvez ajouter un article correspondant aux filtres imposés.

Pour la section Transport , aucun filtre n’est imposé, vous pouvez donc ajouter librement un article.

🛠️ Préparation

Cliquez sur Suivant en bas à droite ou sur l’onglet Préparation.

📍 Cette étape peut être créée non pas lors du devis, mais directement à l’étape Commande.

Depuis l’Administration, il est possible d’ajouter des Frais de préparation. Les informations associées apparaîtront ici en fonction des règles établies (Administration > Frais de préparation).
En attendant, vous disposez de 3 boutons :
- Autre
- Démontage
- Montage

Si on souhaite ajouter des taches pour la preparation, il suffit de cliquer sur Autre et de remplir les champs proposés:

Exemple:

Puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous passez ensuite à la vue Standard, vous verrez que la tâche a également été ajoutée

Si vous retournez sur la vue Configurateur et que vous cliquez sur Démontage ou Montage, vous obtiendrez les mêmes informations à remplir.

Cliquez ensuite sur Suivant en bas à droite du configurateur ou sur l’onglet Services.

🧩Services

Dans cette section les"+" vous permettent d'ajouter également des articles , cette fois aucun filtre n'est imposés:

Accessoire magasin
Entretien
Garantie
Frais divers

♻️Reprise

L’onglet Reprise permet de sélectionner la machine que vous souhaitez reprendre, à condition qu’elle soit présente dans le parc client ou Expertise.
Si la machine n’existe pas dans votre parc — par exemple si elle n’a pas été achetée par ce client chez vous à l’époque — il faudra alors la créer depuis le bouton "+".

Cette fenêtre s’ouvre et propose automatiquement le matériel disponible dans le parc expertise ou chez le client, en fonction du donneur d’ordre de votre vente :

Si ce matériel correspond, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Sélectionner ».

À l’inverse, si le matériel n’existe pas, vous pouvez le créer en utilisant le bouton « Créer un matériel », situé tout en bas.

Si, dans la fiche matériel, une estimation de reprise a été renseignée, celle-ci sera automatiquement reprise et affichée dans le configurateur.

En revanche, si aucune estimation n’a été définie, il est tout à fait possible de saisir le montant de la reprise manuellement directement depuis le configurateur.

Vous pouvez également ajouter une compensation de reprise directement depuis le configurateur.

💡Les montants affichés en bleu restent modifiables : il vous suffit de cliquer dessus pour ajuster les valeurs selon votre besoin.

📋Synthèse

L’onglet Synthèse permet de récapituler l’ensemble des éléments ajoutés dans le configurateur, depuis le premier onglet.

À gauche, un tableau récapitulatif affiche :
- le matériel (désignation),
- les quantités,
- le prix d’achat,
- le prix de vente,
- ainsi que tous les autres éléments ajoutés (options, accessoires, services, etc.).
À droite, vous retrouvez la marge souhaitée, qui peut être renseignée :
- soit en montant,
- soit en pourcentage.
  Cela permet d’ajuster facilement le calcul de la vente selon votre stratégie.
En dessous, un second tableau présente :
- le matériel,
- le prix d’achat interne,
- le prix de vente,
- la marge,
- ainsi que le total.
Plus bas, apparaissent les frais fixes, tels que :
- les accessoires magasin,
- et/ou la compensation de reprise.
Tout en bas à droite, le prix de vente final est affiché en bleu :
👉 ce montant est modifiable, vous permettant d’ajuster manuellement le prix final si nécessaire.

Toujours en bas à droite, à proximité du bouton Suivant, la Soulte HT est affichée. Elle correspond au montant restant à payer après prise en compte de la reprise.

📊 Analyse

Le dernier onglet Analyse permet, comme son nom l’indique, d’analyser à la fin de la vente la marge réelle pour chaque poste et si ce qui a été estimé est cohérent avec ce qu'il s'est passé.

Vous y retrouvez un tableau récapitulatif avec l’ensemble des indicateurs clés, notamment :

Achat non facturé
Coût réel
Coût estimé
Écart
Marge réelle
Marge prévue
Prix de vente

Cet onglet offre une vision précise et détaillée de la rentabilité, vous permettant de comparer les coûts estimés aux coûts réels et d’analyser les écarts éventuels.

En tant que commercial, vous pouvez désormais cliquer sur Prévisualiser ou Envoyer (boutons situés en haut à droite) afin de consulter le devis et de l’envoyer à votre client.

Cet écran vous donne un aperçu du rendu de la prévisualisation du devis.
Les options situées à gauche permettent d’activer ou de désactiver l’affichage de certaines informations visibles à droite:

Le devis peut ensuite devenir une commande. Concrètement, il est d’abord créé puis envoyé. Il doit ensuite être validé et donc il changera par la personne en charge, avant de passer à l’état de commande. Ce changement n’est pas automatique : il se fait uniquement lorsque le responsable modifie le statut.

Lorsque vous avez envoyé votre devis, et si le client la validé, vous pouvez cliquer sur Valider le devis en haut à droite comme ci dessous :

Une fois cette étape effectuée, le statut de la vente est automatiquement mis à jour et passe à Devis validé:

🛒 2. Créer un bon de reprise (facture d'achat client)

Une fois le devis validé, l’étape suivante consiste à créer la commande d’achat client, également appelée bon de reprise.

Si vous avez déjà ajouté la reprise dans l’onglet Reprise, comme expliqué précédemment, il vous suffit maintenant de cliquer sur le bouton « Générer un document » (le fameux bouton “magique”) pour créer la commande de reprise.

Une fenêtre s’ouvre alors pour créer la commande de reprise. BLG récupère automatiquement les informations du client ainsi que le matériel à reprendre.

Vous pouvez ensuite compléter les informations manuellement si nécessaire :

Le contact de livraison
Le titre
La référence fournisseur, c'est la référence du document d'origine
La date de livraison souhaitée

Le reste des informations est ajouté automatiquement par BLG.

Cliquez sur Nouveau bon de commande

Vous obtenez ainsi les deux lignes dans la commande de reprise : le matériel à reprendre et la ligne de compensation.

Il vous reste donc à cliquer sur « Générer un document » (le bouton magique), puis à sélectionner « Bon de reprise ». Cela permettra de livrer le matériel.

Complétez ensuite la fenêtre qui permettra de finaliser la livraison. Vous pouvez y sélectionner le statut de votre machine : En attente de livraison, À livrer ou Livré.

Cette fenêtre vous invite ensuite à ajouter un prix public et, si vous le souhaitez, un prix pour la place de marché.

Cliquez enfin sur Terminer.

Si le numéro de série n’a pas été complété, le système vous propose de l’ajouter :

Le bon de livraison est alors créé. Il reste à créer la facture d'achat client :

Depuis le bouton Générer un document , cliquez sur Facture d'achat client:

Complétez les informations de la facture puis Enregistrer :

⚠️ Pensez à valider votre facture si elle est d’abord en brouillon !

Retournez enfin sur la commande de vente pour passer à l’étape suivante : l’achat du matériel neuf.

🆕3. Créer une commande d'achat pour approvisionner le matériel neuf

Il existe deux possibilités pour acheter le matériel et créer une commande d’achat :

Cliquer sur « Sourcer » (bande rouge) puis « Acheter »
Cliquer sur « Générer un document » (le bouton magique) puis « Commande d’achat »

Cliquez sur Sourcer comme ci dessous :

Puis sur Acheter :

⚠️ Ne pas confondre avec la « Demande d’achat », qui permet simplement de solliciter la création d’une commande sans la créer directement.

Une fenêtre s’ouvre alors pour créer la commande d’achat :

La date de livraison souhaitée est obligatoire.
Tout en bas, une coche permet de générer immédiatement un bon de livraison si vous le souhaitez. Ici, elle n’est pas cochée, donc le bon de livraison sera créé par la suite.

Cliquez sur Nouveau bon de commande

Le bandeau rouge passe à l’orange pour signaler que la commande d’achat a été créée

On la retrouve tout en bas de la commande de vente :

Cliquez sur la commande d'achat pour la livrer et la facturer.

⚠️ Important : il n’est pas possible de livrer et facturer dans la vente si la machine n’a pas d’abord été livrée depuis la commande d’achat.
Vous risquez de devoir faire un avoir sur la facture de vente et un bon de retour.

Il est toutefois possible de créer le matériel directement depuis « Générer un document », qui vous demandera immédiatement le numéro de série.

Vous pouvez également, sans passer par la création préalable du matériel, créer un bon logistique : le système créera alors le matériel et le livrera.

Cliquez sur Enregistrer, à partir de cet instant votre fiche matériel est créé dans le parc En commande.

Créez ensuite le bon logistique:

Vous constaterez le changement de statut de la commande tout en haut en vert :

Pour finir, si vous souhaitez créer la facture :

Remplissez les informations nécessaire puis cliquez sur Enregistrer:

🚚 4. Créer la livraison et la facturation du matériel neuf

Passez de nouveau sur la commande de vente, où vous pourrez :

Créer le bon logistique pour la livraison de la machine

Cliquer sur « Générer un document » > Bon logistique
Émettre la facture pour le client

Cliquer sur « Générer un document » > Facture