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Comment créer un inventaire depuis blgCloud?

  • Mise Ă  jour

🚀 Ce que vous allez apprendre

Lee

Lee
Responsable magasin
Votre guide blgCloud

“

đŸ‘‹đŸ» Vous devez rĂ©aliser un inventaire complet ? Voyons ensemble comment procĂ©der !

Ce tutoriel vous accompagne dans toutes les étapes nécessaires pour préparer, réaliser et clÎturer votre inventaire dans blgCloud.

Nous verrons également comment calculer les dépréciations et exporter les résultats de votre inventaire.

”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

💰 VĂ©rifier la valorisation des articles et leur PAMP
⚙ CrĂ©er et paramĂ©trer un inventaire
📋 RĂ©aliser les listes de comptage
✅ Clîturer l’inventaire
📊 Calculer les dĂ©prĂ©ciations et exporter l’état des stocks

đŸ—“ïž

Conseil pour votre premier inventaire

Commencez sa préparation au moins un mois avant la date prévue afin de vérifier vos données, prendre en main les différentes étapes et effectuer vos premiers essais sur votre instance de test.

 

💰 1. VĂ©rifier le PAMP des articles

🎯 Objectif

S’assurer que les articles ont une valorisation correcte avant inventaire.

⚠ Important

La vérification du PAMP est indispensable car une valeur incorrecte peut fausser la valorisation du stock.

👉 Le PAMP et la revalorisation sont mis Ă  jour sur la fiche article, mais ne sont pas automatiquement recalculĂ©s dans l’inventaire.

 

Cliquez sur le module Articles, puis le menu de gauche pour États des stocks :


La liste de votre stock apparaĂźt sur la droite de l’écran (elle peut ĂȘtre vide selon le contexte).

SĂ©lectionnez ensuite “Tous les Ă©lĂ©ments” ayant une gestion de stock classique , y compris les articles Ă  quantitĂ© nulle (0) : 

 

AprĂšs sĂ©lection des Ă©lĂ©ments, des boutons d’action apparaissent, dont le bouton “Revaloriser le PAMP” Ă  droite de l’écran : 


Une fenĂȘtre s’affiche et propose plusieurs options :

  • MĂ©thode de calcul : Prix d’achat ou Dernier prix d’achat
  • Simuler uniquement (sans appliquer les modifications) : Oui / Non

 

 

La revalorisation du PAMP permet de rĂ©tablir les PAMP Ă  zĂ©ro et de choisir entre une simulation ou l’application effective du changement. 

👉 La mĂ©thode de calcul (prix d’achat ou dernier prix d’achat) est dĂ©finie par le service comptable.

 Vous obtenez ainsi le nombre d’articles analysĂ©s ainsi que le delta de valorisation du stock.

 

🕒 NB : Le PAMP sera mis à jour le lendemain.

 

De plus, il est tout fait possible maintenant d'ajouter un PAMP s'il n'y a pas de prix depuis vos listes d'inventaire.

Comme on peut le voir ci-dessous, quand la case PAMP n'est pas remplie, il y a un bouton Insérer le PAMP.

 

 

Dans ce cas Ă©galement, la mise Ă  jour est prise en compte le lendemain.

 

📩 2. PrĂ©parer l’inventaire

đŸ“€ Avant de commencer le comptage

Nous vous recommandons d’effectuer une extraction de l’état de vos stocks avant de commencer votre inventaire. Vous disposerez ainsi d’une situation de rĂ©fĂ©rence avant la saisie des quantitĂ©s comptĂ©es.

📝 3. CrĂ©er une rĂšgle de dĂ©prĂ©ciation

Pour créer vos rÚgles de dépréciations, veuillez vous rendre sur le module Articles.

  • Menu de gauche, cliquez sur DĂ©prĂ©ciation (tout en bas)

 

  • Cliquez sur le "+" pour CrĂ©er une nouvelle dĂ©prĂ©ciation 

  • Dans cette fenĂȘtre, complĂ©tez votre rĂšgle en renseignant les paramĂštres suivants :

    • L'article, 
    • Le dĂ©pĂŽt, 
    • Le calcul basĂ© sur la probabilitĂ© de non-vente,
    • Le taux maximal de dĂ©prĂ©ciation,
    • Les valeurs de dĂ©prĂ©ciation souhaitĂ©es (exprimĂ©es en mois et en pourcentage).

Cliquez sur Enregistrer pour terminer.

Votre rÚgle est créée :

 

 

🔄 4. CrĂ©er et paramĂ©trer l’inventaire

Selon votre organisation, l'inventaire peut ĂȘtre gĂ©nĂ©rĂ© de plusieurs maniĂšres :

Générer un inventaire par liste de comptage :

Vous trouverez le menu inventaire dans le module Articles

Rendez-vous dans le module Articles. Dans le menu de gauche, sous la rubrique Stock, cliquez sur Inventaire. 

Cliquez sur le bouton « + » afin de créer un nouvel inventaire, comme illustré ci-dessous : 

 

 

Saisissez le titre de l’inventaire, puis sĂ©lectionnez le dĂ©pĂŽt et la nature souhaitĂ©s :

 

Il existe trois types de nature d'inventaire :

  • Complet : correspond Ă  l'inventaire annuel.
  • RĂ©gulation : permet de rĂ©guler un autre inventaire.
  • Tournant : utilisĂ© pour les inventaires rĂ©alisĂ©s plusieurs fois dans l'annĂ©e.

Une fois la nature sélectionnée, cliquez sur Enregistrer.

Votre inventaire est alors créé.

  • Cliquez dessus pour l'ouvrir

     

    📋 5. Saisir les listes de comptage

     

    Cliquez sur « Ajouter une liste de comptage » afin de créer une nouvelle liste de comptage:

     Choisissez le Filtre qui vous permettra de ressortir les éléments voulus.

    Par exemple je souhaite ressortir tout ce qui est de famille "Agricole", je sélectionne comme ci-dessous "Agricole".

     

     

    Ensuite il est demandé :

    - Ajouter les stock vides si stock modifié il y a moins de : Indiquez le nombre de mois souhaités (Si vous mettez 0 il ne prendra pas en compte les stocks à 0).

    - Date de clĂŽture: C'est ici qu'il faut indiquer la date de clĂŽture de l'inventaire.

     

     

    puis Enregistrer.

    Cliquez sur la Liste N°1 pour l'ouvrir:



â„č Il faut savoir qu'il est possible de dĂ©finir: 
  • une date de comptage (aprĂšs avoir crĂ©er la liste)

đŸ§Ÿ Cas concret
 
Par exemple, si vous souhaitez que votre inventaire soit clÎturé au 31/10 :
  • vous devez crĂ©er toutes les listes de comptage le 31/10
  • mais vous pouvez les saisir plus tard
👉 Les listes sont crĂ©Ă©es Ă  la date de rĂ©fĂ©rence, sans obligation de saisie immĂ©diate.

⏱ ClĂŽture diffĂ©rĂ©e

  • Si vous clĂŽturez rĂ©ellement l’inventaire le 15/11, alors :

    • l’inventaire restera rattachĂ© Ă  la date du 31/10
    • mĂȘme si la clĂŽture est effectuĂ©e plus tard

    🔄 Prise en compte des mouvements

    Tous les mouvements de stock réalisés :

    • entre le 31/10 et le 15/11
    • seront automatiquement pris en compte dans le calcul

    ⚠ Important

    • La date de clĂŽture = date de rĂ©fĂ©rence comptable
    • La date de comptage = date rĂ©elle du relevĂ© terrain
    • Toute erreur de saisie de date peut fausser les Ă©carts d’inventaire

    💡 Astuce

    👉 CrĂ©ez toutes vos listes Ă  la date de clĂŽture prĂ©vue, mĂȘme si le comptage est rĂ©alisĂ© plus tard, pour garantir la cohĂ©rence de l’inventaire

⚠ Modifiez la date de comptage dĂšs maintenant. Une fois la saisie de la liste effectuĂ©e, il ne sera plus possible de la modifier.
 

La date de comptage correspond Ă  la date et Ă  l'heure auxquelles le comptage physique a rĂ©ellement Ă©tĂ© rĂ©alisĂ©. Lorsqu'elle est renseignĂ©e, le systĂšme prend en compte les mouvements (hors inventaire) effectuĂ©s entre la gĂ©nĂ©ration de la ligne d'inventaire et la date de comptage, mĂȘme si la saisie est rĂ©alisĂ©e ultĂ©rieurement.

Vous pouvez modifier cette date en cliquant sur Éditer. Cette opĂ©ration doit ĂȘtre effectuĂ©e sur chaque liste avant la saisie.

Vous pouvez renseigner la mĂȘme date et la mĂȘme heure que celles de la clĂŽture.

 

Cliquez sur le bouton Générer la liste:

 

 

  • Remplir les quantitĂ©s rĂ©elles avec les quantitĂ©s thĂ©oriques :
    • Si vous sĂ©lectionnez Oui, la quantitĂ© rĂ©elle sera automatiquement renseignĂ©e avec la mĂȘme valeur que la quantitĂ© thĂ©orique.
    • Si vous sĂ©lectionnez Non, la quantitĂ© rĂ©elle devra ĂȘtre saisie manuellement.
  • Conserver les quantitĂ©s dĂ©jĂ  renseignĂ©es :
    • Cette option permet de conserver ou non les quantitĂ©s rĂ©elles dĂ©jĂ  saisies lors d'un prĂ©cĂ©dent remplissage.

 

  • Cliquez sur Valider

La liste de vos articles apparaßtra avec une colonne quantité réelle à remplir.

đŸ“± Vous prĂ©fĂ©rez faire votre comptage sur mobile ?

Vous pouvez saisir vos listes de comptage directement depuis l'application mobile blgCloud. 
👉 DĂ©couvrir comment saisir vos listes de comptage sur mobile 

Si vous avez une douchette, vous pouvez l'utiliser pour importer votre liste.

 

 

Lorsque vous remplissez la quantitĂ© rĂ©elle l’écart s'indique automatiquement :

 


Si toutefois, vous avez omis des Articles, il est toujours possible d'en rajouter à la main avec "Article a répertorier" :

 

 

 

Quand tout est complĂ©tĂ©, vous avez la possibilitĂ© de prĂ©visualiser et d’exporter ces informations via les boutons en haut Ă  droite:

 

Le bouton plus à droite vous permet de prévisualiser :

 

 

Le bouton plus à gauche vous permet d'exporter : 

 



Vous pourrez choisir les colonnes souhaitées et ainsi exporter votre liste par exemple en CSV: 

 

 

💡 Le bouton Mettre Ă  jour la liste est Ă  utiliser uniquement si les informations de vos articles ont Ă©tĂ© modifiĂ©es depuis la gĂ©nĂ©ration de la liste d'inventaire.


Il permet de régénérer la liste afin de prendre en compte ces modifications.

 


⚠ Si vous avez dĂ©jĂ  renseignĂ© les quantitĂ©s rĂ©elles, il est dĂ©conseillĂ© d'utiliser le bouton Mettre Ă  jour la liste, car cela peut nĂ©cessiter de rĂ©gĂ©nĂ©rer la liste.

Si vous cliquez malgré tout sur Mettre à jour la liste, une nouvelle génération de la liste vous sera proposée afin de prendre en compte les modifications apportées aux articles.

 

 

 

✅ 6. Clîturer l’inventaire

Pour clĂŽturer votre inventaire, deux options sont disponibles :

  • ClĂŽturer l'inventaire intĂ©gralement : permet de clĂŽturer l'ensemble de l'inventaire en une seule opĂ©ration.
  • ClĂŽturer l'inventaire par liste : permet de clĂŽturer chaque liste d'inventaire individuellement.
     

ClÎturer l'inventaire intégralement

 

Cliquez sur ClĂŽturer comme ci-dessous :

 

 
  • Une confirmation est demandĂ©e

  • Cliquez sur ClĂŽturer l'inventaire

     

ClĂŽturer l'inventaire par liste

Pour clĂŽturer une liste d'inventaire :

  • SĂ©lectionnez la liste que vous souhaitez clĂŽturer.
  • Cliquez sur ClĂŽturer la liste , comme illustrĂ© ci-dessous.
  • Une confirmation est demandĂ©e


Vous pouvez encore personnaliser la date de clĂŽture au dernier moment.

La fermeture d'une de vos listes sera clairement visible :

 

📉 7. Calculer les dĂ©prĂ©ciations

Avant de pouvoir calculer les dĂ©prĂ©ciations, vous devez impĂ©rativement clĂŽturer l’inventaire.
Pour cela :

  1. Clîturez l’ensemble des listes

  2. Clîturez ensuite l’inventaire global

Une fois ces étapes réalisées, le calcul des dépréciations devient accessible.

 

Que vous ayez fait un inventaire par liste de comptage ou par casier, la façon de procĂ©der est la mĂȘme.

  • Cliquez sur Calculer les dĂ©prĂ©ciations 

  • Deux mĂ©thodes sont possibles : FIFO ou par Date du dernier mouvement

     

 

 

Si vous choisissez par Date du dernier mouvement, il faudra indiquer le Type de mouvement

 

  • Cliquez ensuite sur Calculer les dĂ©prĂ©ciations

     

Cette opération permet de générer un tableau récapitulatif des dépréciations : 

 

đŸ“€ 8. Exporter les stocks


â„č Il est recommandĂ© d'effectuer la mĂȘme extraction aprĂšs comptage que celle rĂ©alisĂ©e avant comptage afin de faciliter la comparaison des rĂ©sultats.

🎉 FĂ©licitations, vous avez terminĂ© ce tutoriel !

Vous savez maintenant comment prĂ©parer, crĂ©er et rĂ©aliser un inventaire complet dans blgCloud, depuis la vĂ©rification du PAMP jusqu’à la saisie des listes de comptage.

Vous savez Ă©galement comment clĂŽturer votre inventaire, calculer les dĂ©prĂ©ciations et exporter l’état de vos stocks.

🚀 Remonter au dĂ©but du tutoriel

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