📚 Sommaire
📦 1. Exporter les états de stock
📉 2. Calculer les dépréciations de stock article
🧾 3. Exporter les encours des ventes et des achats
📦 1. Exporter les états de stock
Les exports à date antérieure permettent de retrouver la situation de vos stocks à la date de votre bilan.
🚜 Stock matériel
Deux méthodes sont disponibles pour exporter les matériels à une date antérieure :
- Export comptable : basé sur les dates de facture. Un matériel est considéré en stock entre la date de facture fournisseur et la date de facturation client.
- Export logistique / BL : basé sur les dates de mouvement. Les bons logistiques font entrer ou sortir le matériel du stock.
💡 À noter : dans le cadre d'un bilan comptable, utilisez l'export comptable.
L'export comptable strict permet quant à lui de ne prendre en compte que les vies matériel liées à des factures, en ignorant les dates renseignées manuellement.
Pour réaliser l'export :
- rendez-vous dans le module Parc ;
- utilisez le filtre Propriétaire pour sélectionner la société concernée ;
- cliquez sur Export ;
- sélectionnez Télécharger les matériels en CSV à date antérieure (comptable).
💡 Conseil : il est inutile d'ajouter d'autres filtres pour réaliser cet export.
💡 À noter : si vous observez des écarts, vérifiez les vies matériel des matériels concernés. Des documents manquants ou réalisés dans un ordre incohérent peuvent entraîner une mauvaise détection des vies matériel.
📦 Stock article
L'export des stocks à date antérieure permet de retrouver un état de stock dans le passé, valorisé selon le PAMP à cette date et la quantité qui était alors en stock.
Pour réaliser cet export :
- rendez-vous dans le module Articles ;
- ouvrez État des stocks ;
- filtrez sur le ou les dépôts souhaités ;
- supprimez le filtre Quantité != 0 ;
- sélectionnez l'ensemble des lignes ;
- cliquez sur Exporter, puis Exporter l'état des stocks à une date antérieure en CSV.
💡 À noter : le PAMP à date se base sur le prix d'achat de la commande d'achat tant que la facture fournisseur n'a pas été reçue, puis sur le prix d'achat facturé lorsque celle-ci est reçue. Le PAMP à date antérieure peut donc varier en fonction des contrôles de facture réalisés sur les mouvements antérieurs à la date de l'export.
📉 2. Calculer les dépréciations de stock article
La dépréciation des stocks articles se calcule à l'aide d'un outil dédié dans blgCloud.
Avant de lancer le calcul, définissez vos règles de dépréciation depuis : Articles → Configuration → Dépréciation.
Pour lancer le calcul :
- rendez-vous dans le module Articles ;
- ouvrez Calculer les dépréciations ;
- indiquez la date de votre bilan ;
- dans le filtre Stock, ouvrez Dépôt et sélectionnez l'entité légale concernée ;
- choisissez la méthode de calcul : FIFO ou Date de dernier mouvement ;
- lancez le calcul.
🧾 3. Exporter les encours des ventes et des achats
Les encours correspondent aux lignes livrées mais pas encore facturées. Il peut s'agir de pièces ou de matériels sortis du stock, mais également de tâches ou d'heures déjà réalisées.
📥 Factures non parvenues / encours d'achat
Les factures non parvenues à la date du bilan sont à exporter depuis les lignes d'achat.
- rendez-vous dans le module Achats ;
- ouvrez Lignes d'achat ;
- filtrez les sociétés concernées à l'aide du filtre Division ;
- si nécessaire, filtrez sur la nature des achats ;
- n'appliquez aucun autre filtre basé sur la date ;
- sélectionnez toutes les lignes ;
- utilisez Exporter les lignes d'achat à une date antérieure en CSV.
💡 À noter : dans le fichier exporté, l'encours correspond à la somme de la colonne Montant facturable en prix d'achat.
📤 Encours client / factures à établir
Les factures à établir à la date du bilan sont à exporter depuis les lignes de vente.
- rendez-vous dans le module Ventes ;
- ouvrez Lignes de vente ;
- filtrez les sociétés concernées à l'aide du filtre Division ;
- si nécessaire, filtrez sur le type de vente ;
- n'appliquez aucun autre filtre basé sur la date ;
- sélectionnez toutes les lignes ;
- utilisez Exporter les lignes de vente à une date antérieure en CSV.
💡 À noter : cet export contient les lignes issues des modules Vente et Service : articles, matériels, temps, prises en charge fournisseur de garanties, etc. Les lignes de cession interne sont également exportées si elles ne sont pas exclues par un filtre.
📅 4. Exporter les produits constatés d'avance
Les contrats dont les échéances couvrent deux périodes comptables peuvent nécessiter la constatation d'un produit constaté d'avance.
Par exemple, pour un contrat couvrant la période du 1er décembre au 31 janvier et un exercice clôturé au 31 décembre, la période du 1er au 31 janvier constitue le produit constaté d'avance.
Pour extraire ces données :
- rendez-vous dans le module Factures ;
- ouvrez Vue par ligne ;
- filtrez les sociétés concernées à l'aide du filtre Division ;
- sélectionnez toutes les lignes ;
- utilisez Exporter les lignes de facture au prorata de la période (contrat).
💡 À noter : dans le fichier exporté, le produit constaté d'avance correspond à la somme de la colonne
Montant au prorata, après la date de cut off.
📊 5. Où retrouver ces informations dans les tableaux de bord ?
Pour consulter ces informations, rendez-vous dans Catalogue> Comptabilité> Stocks à date antérieure.
📊 Stocks matériels à date antérieure
📋 Configuration du tableau de bord
Cliquez sur le bouton pour copier la configuration, puis importez-la dans blgCloud.
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez désormais comment réaliser les principaux exports à date antérieure nécessaires à la préparation de votre bilan dans blgCloud.
🚀 À découvrir également
Pour savoir comment créer et configurer un tableau de bord dans blgCloud, consultez notre tutoriel dédié.
👉 Comment créer et configurer un tableau de bord dans blgCloud