Ce tutoriel est essentiellement pour les utilisateurs de type Administrateur.
NB : Il est conseillé d'avoir au préalable créé la fiche contact de votre futur utilisateur avec toutes les informations sur le collaborateur (nom, prénom, mail, numéro de téléphone, ...). Si cet utilisateur est amené à faire des devis, des commandes ou des OT, les informations présentes sur sa fiche contact seront réutilisées sur les documents réalisés par ses soins en tant qu'informations commerciales.
- Rendez-vous dans le module Administration / Gestion Utilisateur.
Cette vue vous permet de voir tous vos utilisateurs, les éditer ou en créer de nouveaux.
A noter qu'il est possible dans cette vue de réaliser des filtres pour visualiser les utilisateurs actifs, inactifs, ou qui ont certains droits spécifiques.
Pour commencer, cliquez sur le "+" pour créer un nouvel utilisateur :
La fenêtre se décompose en 3 grandes parties :
- les informations personnelles,
- les droits utilisateurs,
- la sécurité
A gauche de la fiche sous Informations personnelles vous trouverez :
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Utilisateur : il s'agit du nom d'utilisateur, qui sera utilisable comme login* au même titre que l'adresse email. La saisie est libre (ex : première lettre du prénom et nom de l'utilisateur) mais ne doit pas comporter d'espace.
Quelle que soit la solution choisie, nous vous conseillons de définir la même nomenclature / convention de nommage pour tous vos utilisateurs. -
Adresse mail : de préférence l'adresse email professionnelle de l'utilisateur. Elle sera utilisable en login* au même titre que le nom d'utilisateur.
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Langue : Par défaut, Français. Permettra de définir la langue qui sera employée par cet utilisateur dans la suite d'applications blgCloud.
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Contact : la fiche contact du CRM créée au préalable de votre nouveau collaborateur.
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Entreprise : la fiche entreprise du CRM pour indiquer sa société principale de rattachement.
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Tags : Non obligatoire au moment de la création, mais sachez qu'il est possible d'ajouter un tag sur l'utilisateur (pour segmenter les équipes internes pour les statistiques (ex : équipes commerciales)).
A droite de la fiche sous Droits utilisateur :
Choisissez le type d'utilisateur :
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Utilisateur interne : un utilisateur interne à l'entreprise.
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Utilisateur extranet : un utilisateur externe à l'entreprise (client ou agent qui a un compte sur votre extranet).
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Connecteur : un utilisateur pour qu'une application puisse contacter l'API blgCloud.
puis :
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Groupe d'utilisateurs principal : en fonction du métier de l'utilisateur vous choisirez son groupe de droits : Administrateur (tous les droits), Responsable atelier, etc.
N'hésitez pas à consulter le tutoriel sur les droits pour avoir un aperçu des groupes de droits et l'accès aux fonctionnalités dans blgCloud.
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Groupe d'utilisateurs secondaire : Permet d'ajouter d'autres droits individuels
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Droits entreprise : dans le cas où vous auriez plusieurs agences ou plusieurs sociétés au sein d'un même groupe, cela permet de préciser le niveau d'accès aux données de la ou les entreprise(s) mentionnée(s) dans ce champ pour cet utilisateur.
N'oubliez pas d'enregistrer votre fiche en haut à gauche avec la disquette !
La 3e zone Sécurité vous permet de définir le mot de passe associé à son compte, ou lui permettre de définir lui-même son mot de passe à la 1ère connexion en lui envoyant un mail de réinitialisation de mot de passe.
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Lexique :
login : nom d'utilisateur qui permet de se connecter