🔐 Avant de commencer : assurez-vous de disposer des droits Administrateur dans blgCloud. Ils sont nécessaires pour créer et configurer des champs personnalisés.
⚙️ 1. Créer un champ personnalisé
Pour accéder aux Champs personnalisés, rendez-vous dans Administration > Champs personnalisés.
Vous accédez à la liste des différents objets sur lesquels des champs personnalisés peuvent être ajoutés.
💡 Les champs personnalisés peuvent notamment être configurés sur :
Article • Contrat • Type de besoin • Copropriété • Entreprise • Contact • Contrôle • Opportunité • Commande d'achat • Matériel • Document de vente
Sélectionnez ensuite l'objet correspondant à votre besoin.
Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter des champs personnalisés sur l'objet « Entreprise ».
Pour commencer, créez un groupe afin de regrouper les champs personnalisés par thématique.
Ici, nous souhaitons ajouter des informations complémentaires : nous créons donc un groupe nommé « Commentaire ».
Cliquez sur le bouton « + », renseignez le titre « Commentaire », puis cliquez sur « Enregistrer ».
Cochez « Public » si vous souhaitez que les informations de ce groupe soient visibles par tous les utilisateurs.
Le filtre « Entreprise », situé en dessous, permet de définir les entreprises pour lesquelles ce groupe d’informations sera affiché. Par exemple, vous pouvez choisir de l’afficher uniquement pour les entreprises ayant le tag « Client ».
Si aucun filtre n’est appliqué, le groupe sera disponible pour toutes les entreprises.
Le groupe « Commentaire » est maintenant créé.
Cliquez sur « Commentaire » pour accéder au groupe et ajouter vos champs personnalisés.
Pour modifier les informations renseignées lors de la création du groupe, cliquez sur « Éditer » :
⚠️ À noter
Il est également possible d'ajouter des conditions d'affichage directement sur le champ personnalisé, par exemple en filtrant les entreprises concernées. Pensez toutefois à vérifier les filtres déjà définis au niveau du groupe : l'accumulation de plusieurs conditions peut empêcher l'affichage du champ dans certains cas.
Pour ajouter un nouveau champ personnalisé au groupe « Commentaire », cliquez sur le bouton « + », puis renseignez les informations du champ :
- Titre : dans notre exemple, « Observations » ;
- Type : sélectionnez le format adapté à l’information à renseigner. Par exemple, choisissez « Texte » pour permettre la saisie d’un texte libre, ou « Choix » pour proposer une liste de valeurs prédéfinies.
- Toujours afficher : cochez cette option pour que le champ reste visible même lorsqu’aucune valeur n’est renseignée.
Cliquez sur « Suivant », indiquez le nombre de lignes à afficher (ici 6 lignes), puis cliquez sur « Terminer ».
Le champ « Observations » est maintenant créé et ajouté au groupe « Commentaire ».
💡 À savoir : il est également possible d'accéder aux Champs personnalisés depuis les informations supplémentaires d'un objet, grâce au crayon affiché au survol.
👁️ 2. Utiliser un champ personnalisé
Une fois votre champ personnalisé créé, vous pouvez vérifier son affichage et le renseigner directement depuis l'objet concerné.
Dans notre exemple, le champ « Observations » a été créé dans le groupe « Commentaire » pour l'objet Entreprise.
Rendez-vous dans le CRM, puis ouvrez la fiche de l'entreprise sur laquelle vous souhaitez renseigner cette information.
Dans la section Informations supplémentaires, cliquez sur le crayon pour modifier les informations.
Le groupe « Commentaire » ainsi que le champ « Observations » précédemment configurés apparaissent.
Renseignez l'information souhaitée dans le champ « Observations », puis cliquez sur Enregistrer.
L'information renseignée est désormais directement visible dans les Informations supplémentaires de la fiche CRM.
🔗 3. Utiliser un champ personnalisé dans un matching
Les champs personnalisés peuvent également être utilisés dans les matchings afin d'exploiter automatiquement les informations renseignées dans blgCloud.
Dans notre exemple, nous avons ajouté les méthodes de paiement dans les informations supplémentaires des fiches CRM.
Pour associer une méthode de paiement à une règle de matching, vous devez tout d’abord accéder au paramétrage des méthodes de paiement sur les factures client.
Depuis Administration > Matching :
- Dans le champ Titre, recherchez
meth; -
Cliquez sur Méthode de paiement sur les factures client,
Renseignez ensuite les informations nécessaires :
- Cliquez sur « + » pour créer une nouvelle règle de matching.
- Renseignez le Titre et sélectionnez la «Méthode de paiement» correspondante, ici Chèque.
- Sélectionnez Partenaire (entreprise facturée), puis dans le filtre « Autre », ajoutez le critère « Méthode de paiement » et choisissez « Chèque ».
Cliquez sur « Enregistrer ». - Cliquez sur "Enregistrer".
💡 À noter : créez une règle de matching pour chaque méthode de paiement concernée. Le même principe peut être utilisé pour les conditions de paiement.
Lorsque la méthode de paiement est renseignée dans les informations supplémentaires de la fiche CRM du client, elle peut ainsi être automatiquement reprise lors de la création de la facture.
En cliquant sur la valeur appliquée, vous pouvez consulter le détail du matching correspondant.
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment créer et renseigner des champs personnalisés dans blgCloud et comment les exploiter dans vos règles de matching.