Comment utiliser les Caisses depuis le module Ventes ?

🚀 Ce que vous allez apprendre

Lee Responsable magasin Votre guide blgCloud

“ 👋Suivez-moi, je vais vous expliquer comment gérer votre caisse ! Nous allons découvrir comment créer, gérer et clôturer une caisse dans blgCloud. Ensemble, nous verrons comment ouvrir une caisse, enregistrer les opérations courantes, imprimer un résumé de caisse et configurer les profils utilisés dans les ventes rapides. ”

🎯 À la fin de ce tutoriel, vous saurez :

💰 Créer et ouvrir une caisse
🔒 Fermer une caisse en fin de journée
🖨️ Générer un résumé de caisse
➕ Enregistrer une opération complémentaire
⚙️ Configurer un profil de caisse pour les ventes rapides

Pour gérer ce module caisse, un droit spécifique est nécessaire. Rendez-vous dans le module Administration > Droits d'interface pour l'attribuer: 
 

Pour accéder au module Caisse, rendez-vous dans le module « Ventes », puis cliquez sur « Caisse » dans le menu situé à gauche :

Le module Caisse a été conçu afin de faciliter son utilisation et sa visualisation, notamment sur des supports tactiles comme une tablette. C’est pourquoi les boutons sont volontairement plus grands, afin de simplifier la navigation et les actions au quotidien.

• 🔵 Bouton « Vendeur » : cliquez ici pour sélectionner un vendeur existant ou ajouter un nouveau vendeur. Le dernier vendeur utilisé est mémorisé automatiquement.
• 🔎 Rechercher une vente : utilisez cette option pour retrouver et modifier une vente existante dans le module Caisse.
• 📦 Produits : ajoutez ici les articles que vous souhaitez vendre.

Pour créer une nouvelle vente caisse, cliquez sur le bouton « Créer une vente ».

• 🗑️ Bouton « Poubelle » : permet d’archiver la vente en cours.
• ✏️ Bouton « Crayon » : permet de modifier les informations d’une vente existante.
• 👤 Sélection du vendeur : pour modifier le vendeur associé à la vente, cliquez sur le bouton bleu « Vendeur ». Une fenêtre s’ouvrira afin de vous permettre de sélectionner un vendeur existant ou d’en ajouter un nouveau.

• 👤 Choix du vendeur : affiche le vendeur actuellement sélectionné pour la vente.
• ➕ Ajouter un vendeur : cliquez sur cette option pour enregistrer un nouveau vendeur dans la liste rapide.
• 💰 Choix de la caisse ouverte (Accéder aux ouvertures de caisse) : utilisez cette option pour accéder directement au menu Factures > Caisses, puis sélectionnez la caisse souhaitée parmi les caisses actuellement ouvertes.

💡 Astuce : pensez à ouvrir une caisse avant d’utiliser le module Caisse
Pour plus de détails, consultez le tutoriel : «Comment créer une Caisse et la gérer depuis blgCloud ?»

Lorsque le vendeur a été choisi vous pouvez commencer à créer votre vente 
 

Cliquez sur le bouton "Créer une vente" pour ouvrir une nouvelle fenêtre.
 

• Ajoutez au moins le donneur d'ordre :

  • Si le donneur d'ordre est lié à une entreprise, le contact sera ajouté automatiquement.

  Vous pouvez également :

  • Ajouter la référence partenaire.

  • Ajouter un ou plusieurs tags pour mieux catégoriser la vente.

Pour valider cliquez sur : Nouveau document de vente 

NB : Il est possible de définir une entreprise par défaut grâce au matching.
Pour cela, allez dans Administration > Matching et configurez le Donneur d'ordre par défaut sur la caisse.

Ajouter des articles

Voici à quoi ressemble votre vente une fois créée dans le système.
Sur la gauche, vous pouvez consulter les dernières ventes ouvertes.

La ligne produit vous permet d’ajouter un article à la vente, exactement comme dans une vente classique.

En cliquant sur le chiffre de la quantité, vous pouvez modifier le nombre d’articles, exactement comme dans une vente classique.
De la même manière, il est possible de modifier :

• le prix unitaire,

• le prix net,

• la remise,

• et la TVA.
  
  

Dans le bloc du bas, vous pouvez consulter le montant total de la vente et utiliser les boutons :

• Livrer : pour livrer les articles.

• Livrer et Facturer : pour livrer et générer la facture

• État: affiche l'état actuel de la commande
  
   

  

  
  
  Si vous cliquez sur "Livrer seulement" : 
   

  

  
  
  ou Livrer et Facturer: 

  

Si vous cliquez sur Valider et Imprimer, une fenêtre s’ouvrira avec l’étiquette correspondante, 
Si vous cliquez sur Valider et mail, une fenêtre s'ouvrira pour envoyer la facture (prévisualisation),
Si vous cliquez sur Enregistrer, la fenêtre se fermera.

Bien entendu, vous pouvez modifier les informations de paiement en cliquant dessus :

• Modifier le montant ou le moyen de paiement

• Supprimer un paiement avec la croix (✖️)

• Ajouter un paiement avec le "+"

Vous pouvez accéder à la modification du BL en cliquant sur l’information en bleu « Modifier le BL ».
Il en va de même pour la facture, en cliquant sur « Modifier la facture ».
Vous pouvez également ajouter des commentaires à l’aide du pictogramme 📝 (petit bloc-notes) comme ci dessous : 
 

Ci dessous un exemple d'étiquette :