Pour créer un document des ventes, trois possibilités :
soit depuis le module CRM : cliquez sur le bouton "créer" puis "document des ventes" :
Soit depuis la fiche CRM de l'entreprise ou du contact particulier, cliquez sur "créer un document des ventes" :
Soit depuis le module Ventes, cliquez sur le bouton + :
Sélectionnez depuis le champ "type de document" le type "matériel" puis renseignez les champs, le donneur d'ordre étant votre client (entreprise ou particulier).
La notion "d'état" permet d'identifier si création d'un devis ou directement une commande client.
Attention les champs comportant une * sont des champs obligatoires à remplir pour pouvoir valider sa création :
Saisir la désignation ou référence article sur champ "ajouter un produit, une pièce, un matériel" puis cliquez sur l'article matériel voulu :
Votre document des ventes en statut "devis" est prêt à être envoyé par email à votre client pour validation, cliquez sur "prévisualiser" :
Cliquez sur "envoyer par email", lors de l'envoi du devis, celui ci sera historisé sur le devis.
A noter que pour cet exemple, le donneur d'ordre est en Belgique, raison pour laquelle la TVA est à 0% :
Votre client vous a validé le devis, cliquez sur "valider le devis" pour le passer en statut "devis validé" :
Avant de passer la commande d'achat du matériel sans stock, procéder à la facture d'acompte en cliquant sur "générer un document" puis "facture d'acompte" :
Sur la fenêtre de création de la facture d'acompte, indiquez les méthodes et conditions de paiement, par défaut l'acompte est de 30% (possibilité de modifier son %), sur cet exemple la taxe est de 0% car donneur d'ordre hors France, cliquez sur "valider" :
Sur la facture d'acompte client, vous pouvez ajouter un paiement (souvent dans le cas d'un règlement par chèque, espèces, carte de crédit).
Votre facture d'acompte est en statut "acquitté", cliquez sur "imprimer un ticket de caisse" si votre client souhaite ce format ou cliquez sur "prévisualiser" afin de l'imprimer ou la transmettre par email :
Version ticket de caisse :
Version impression A4 ou email :
Votre facture d'acompte étant générée et intégrée dans le document des ventes, celui-ci a changé de statut et est passé en "commande en cours".
Procédez à la commande d'achat du matériel sans stock (indication en rouge "non dispo (0)") en cliquant sur "créer une commande d'achat".
Ouverture de la commande d'achat, indiquez la date de livraison souhaitée sur votre base puis cliquez sur "nouveau bon de commande" :
Génération automatique du BL entrée en stock en statut "à livrer". Cette étape permet de prévenir que la commande est bien active et en cours de livraison.
Cliquez sur "enregistrer" :
Retour sur la commande en cours, la commande d'achat s'est incrémentée et la disponibilité matériel est passée en "commande" avec l'indication que l’émetteur du document n'est pas encore propriétaire du matériel pour pouvoir le vendre au client.
Seul le Bl entrée en stock lié à la commande d'achat en statut livré permettra de poursuivre le process de livraison et vente client.
Lors de la livraison matériel par le fournisseur, retournez sur commande d'achat en cliquant dessus :
Cliquez sur le BL en statut "à livrer" :
Sur le Bl entrée en stock, cliquez sur "changer le statut" puis "livré" afin de déclarer son entrée en stock physique :
Blg vous demande de renseigner le n° de série du matériel puis cliquez sur "enregistrer" :
A noter que certains articles en gestion matériel n'ont pas de n° de série car pas motorisés, dans ce cas ne renseignez pas le n° de série et cliquez sur "enregistrer".
Votre bon logistique est passé en statut "livré" puis cliquez sur le lien de la commande afin d'y accéder :
Retour sur la commande en cours, la commande d'achat est en statut "livré" et la disponibilité matériel "réceptionné" en vert, cliquez sur "générer un document" puis "bon logistique" afin de déclarer la sortie de stock :
Sur la fenêtre du nouveau bon logistique "sortie de stock" cliquez sur état "livré" puis "enregistrer".
A noter que cette étape transfère la fiche matériel dans le parc de votre client :
Sur la fenêtre de transfert des matériels, indiquez l'état "neuf" puis cliquez sur "terminer".
Le BL sortie de stock s'est incrémenté sur la "commande en cours" qui vient de passer en statut "commande à facturer", cliquez sur "générer un document" puis "facture" :
Sur la création de facture client, indiquez les méthodes et conditions de paiement, puis cliquez sur "enregistrer".
A noter que Blg dans cet exemple indique qu'une facture d'acompte est déjà enregistrée et propose par défaut de la déduire du montant restant dû :
Sur la facture client, l'acompte est bien venu en déduction automatiquement, cliquez sur "ajouter un paiement" :
Indiquez le ou les plusieurs méthodes de paiement puis cliquer sur "enregistrer" :
Votre facture client est acquittée, vous pouvez soit imprimer un ticket de caisse en cliquant sur "imprimer un ticket de caisse" ou "prévisualiser" pour l'imprimer ou la transmettre par email :
