Ce tutoriel vous explique comment mettre en place et gérer les règles d’en-cours clients dans BLG.
Ces paramètres permettent de définir un plafond de crédit pour vos clients ou prospects, afin de mieux maîtriser les risques financiers.
Lorsqu’un client dépasse ce plafond, une alerte peut apparaître lors de la création d’une commande ou d’un contrat, selon les règles définies.Il est également possible de paramétrer des droits spécifiques pour autoriser certains utilisateurs à passer outre cette restriction.
Les étapes à suivre:
💳 1. Définir un plafond pour un client ou prospect
📏 2. Créer des règles d'en-cours clients
⚠️ 3. Dépassement de l'en-cours lors d'une commande ou d’un contrat
🔐 4. Définir les droits pour passer outre la restriction
________________________________
💳 1. Définir un plafond pour un client ou prospect
Afin de définir l’en-cours clients, il est nécessaire de créer une règle permettant de fixer un plafond maximum en euros autorisé pour vos clients.
La notion de plafond maximum est définie dans la zone « Gestion » de la fiche Entreprise, qu’il s’agisse d’un client ou d’un prospect.
Il est également possible de définir une règle générique et automatique via un matching.
Par exemple, vous pouvez décider que tous les prospects auront un en-cours maximum d’un montant défini,
afin de limiter les risques liés aux mauvais payeurs.
Pour configurer ce matching, rendez-vous dans :
Administration > Matching (en bas à gauche).
Cliquez sur Matching.
Le bouton "+" vous permettra d'ajouter une nouvelle règle :
Les informations à ajouter pour créer votre règle sont :
Un Titre
Le Plafond souhaité
Client (identifier une ou plusieurs références de fiche Entreprise, un tag Entreprise, des champs supplémentaires via Autre ou encore définir une règle par rapport à l'adresse de l'entreprise, son pays....).
Nous vous proposons un exemple de règle basée sur un tag de la fiche Entreprise, ici
Plafond client 1000 € (afin d'identifier rapidement les fiches CRM qui seront concernées par la règle).
En rappel, voici le tutoriel pour créer au préalable un tag Entreprise.
NB : Il est important de noter que si vous avez déjà un plafond indiqué sur vos fiches CRM et que vous mettez le tag du Matching en plus, le Matching passera après le plafond indiqué dans la fiche CRM.
Exemple ci-dessous, le plafond sera de 10 000€ et non de 1 000€ (même si le tag est mis sur cette fiche).
Comme tout Matching, si plusieurs règles sont définies dans le Matching, l'ordre est important et la règle la plus générique / moins restrictive sera à placer tout en bas, et la plus fine / restrictive tout en haut.
📏 2. Créer des règles d'en-cours clients
Afin de créer les règles d'en-cours client, vous devez vous rendre sur le module Administration puis dans Règles d'encours dans la section Comptabilité.
Pour créer une règle, cliquez sur le "+".
Par exemple, je souhaite que la règle d'en-cours s'applique uniquement sur les documents vente du Magasin.
J'ajoute sur le premier filtre le critère générique Document de vente, puis je vais venir sélectionner Pièces détachées / Magasin.
Vous pouvez également baser votre règle sur d'autres critères comme le donneur d'ordre, la société émettrice du document, certains types de documents de vente ou de contrat ou encore leurs statuts (prise en compte des factures en attente de règlement, des commandes, commandes en cours mais aussi des devis par exemple).
Plus vous ajouterez de filtres et plus votre règle sera précise.
Vous pouvez affiner la règle jusqu'aux lignes de vente, de contrat ou encore ligne de produit sur contrat :
Comme tout Matching, si plusieurs règles sont définies dans le Matching, l'ordre est important et la règle la plus générique / moins restrictive sera à placer tout en bas, et la plus fine / restrictive tout en haut.
⚠️ 3. Dépassement de l'en-cours lors d'une commande ou d’un contrat
L'en-cours est désormais présent et visible dès la fenêtre de création d'un nouveau devis (contrat, vente ou OT).
Si l'en-cours est dépassé, la mention est visible en rouge et en gras et empêche complètement la création d'un nouveau document :
Le lien bleu Détails permet de visualiser le détail du calcul qui a permis de déterminer que l'en-cours du client était dépassé : factures émises mais non réglées, et commandes / contrats ou devis selon la règle d'en-cours qui a été établie.
Chaque montant de couleur orange est cliquable et permet d'accéder aux pièces concernées :
NB : Les seuls groupes de droits ayant la possibilité d'aller au delà du blocage par défaut sont les Administrateurs, les ADV et les Comptables.
🔐 4. Définir les droits pour passer outre la restriction
Si l'utilisateur à le droit de passer au-delà de ce blocage, un message d'alerte demande une confirmation :
Il pourra poursuivre et créer sa vente malgré tout.
Si vous souhaitez modifier les droits mis par défaut ou en ajouter, il faudra être Administrateur et vous rendre sur le module Administration puis Droits, section : Comptabilité.
Modifier les plafonds d'en-cours client
Modifier les règles d'en-cours client
N’hésitez pas à consulter le tutoriel pour savoir comment modifier les droits d'accès de mes utilisateurs.