Ce tutoriel a pour objectif de vous expliquer comment configurer et gérer vos relances automatiques depuis blgCloud. Cette fonctionnalité vous permet d’automatiser vos suivis, en définissant précisément la date et l’heure d’envoi grâce au cron, pour un gain de temps optimal et une meilleure organisation.
L’accès à l’administration est requis pour suivre ce tutoriel.
Les étapes à suivre:
📝 1. Comment créer les tags de relances ?
📄 2. Comment créer le Template des relances?
🗂️ 3. Comment ajouter les informations dans le bloc de gestion des fiches CRM ?
🆔 4. Comment créer l’identifiant externe pour les relances ?
🔄 5. Comment poursuivre des relances sur BLG après une relance sur un autre logiciel ?
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📝 1. Comment créer les tags de relances ?
En fonction du niveau de relances souhaité, il faudra créer des tags sur les factures.
En effet, un premier niveau de relance marquera d'un tag: Relance 1 par exemple, le premier niveau de relance faite sur la facture et ainsi de suite.
Il est donc conseillé avant de commencer à créer votre règle de relance de créer vos tags.
Il faudra donc vous rendre sur le module: Administration > Gestion des tags > Factures comme ci dessous :
Ajouter un tag grâce au bouton de droite :
Créer ainsi le tag du premier niveau de relance :
Bien entendu, vous créez ainsi vos 3 tags de relance : Relance 1, 2 et 3 de la même façon :
📄 2. Comment créer le Template des relances ?
Tout comme les tags il est préconisé de créer son Template (prévisualisation) de relances de factures, avant la création de la règle.
Il faudra se rendre sur le module: Administration > Paramètres des documents > Factures à payer
Cliquer sur le "+" pour créer un élément:
Vous pouvez ajouter le titre de votre Template comme ci dessous.
Le type est important ici, c'est un Template de type Liste de factures, comme celui créer dans cette section Factures à payer:
Vous pouvez comme pour les tags ajouter le titre pour la relance niveau 1 :
Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaire bannière ou logo etc.. en dessous.
Ce sera dans l'identifiant externe que vous mettrez un texte (mail) concernant le niveau de relance (étape 3).
Vous aurez aussi ici, les trois niveaux de relances :
🗂️ 3. Comment ajouter les informations dans le bloc de gestion des fiches CRM ?
Il va être nécessaire d'ajouter le Contact Relance et le Contact Facturation sur les fiches CRM Clients avant de créer la règle.
Au centre d'une fiche CRM il y a le bloc de gestion :
Cliquer sur Editer la gestion
Si les fiches CRM des contacts n'existe pas, il faudra les créer.
Puis Enregistrer
Grâce à cette étape pour pourrait compléter votre règle.
🆔 4. Comment créer l’identifiant externe pour les relances ?
Afin d’accéder à la création de la règle de relance, il faudra se rendre sur le module:
Administration > Identifiants Externes
Cliquer sur le "+" pour ajouter un identifiant :
Les informations à remplir:
- Service Externe: Envoi de masse des factures mail
- Titre: Indiquez Relance 1 (à répéter de la même manière pour les relances 2 et 3).
- Actif: Permet d’activer cette règle.
- Partagé avec: Sélectionnez Tous pour rendre la règle accessible à tous, ou choisissez un ou plusieurs utilisateurs spécifiques.
- Utilisateur recevant le rapport d’exécution: Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs depuis vos contacts pour recevoir le rapport d’exécution.
- Autoriser l’exécution sur l'instance de test: Généralement, laissez sur Non pour éviter les doublons d’envois
- Crons - Ajouter une ligne:
Ce cron permet d’automatiser l’exécution de votre règle.
Pour programmer date, heure, etc., cliquez sur le point d’interrogation à droite pour plus d’informations. Vous pouvez également nous contacter si nécessaire. - Filtres des factures à envoyer: Définissez les filtres qui permettront de sélectionner les factures à relancer. Par défaut, les factures passent de relance 0 à 1 puis 2, selon le nombre de relances effectuées.
- Compte SMTP: C’est l’adresse e-mail de l’utilisateur qui sera utilisée pour l’envoi des relances.
- Contacts à privilégier: Sélectionnez le contact de relance (bloc de gestion de la fiche CRM).
- Interlocuteur de facture à utiliser: Sélectionnez le contact facturation (bloc de gestion de la fiche CRM).
- Contenu à envoyer: Choisissez les éléments à inclure dans votre relance : le récapitulatif des factures à payer, les factures elles-mêmes et/ou les LCR.
- Forcer le Template des factures: Vous pouvez sélectionner un template de facture. Si un template de relance a déjà été créé, il n’est pas nécessaire de l’ajouter ici.
- Forcer le Template des relances: Sélectionnez le premier template de relance créé précédemment. Pour notre premier niveau, il s’agit de Relance 1.
- Tag à ajouter sur les factures: Ajoutez le tag correspondant à cette relance. Pour le premier niveau, le tag sera Relance 1.
- Sujet de l'e-mail: Indiquez le titre de l’e-mail.
- Ente de l'e-mail: Renseignez votre message d’introduction (ici pour le premier niveau, à adapter selon le numéro de relance).
- Pied de page de l'e-mail: Ajoutez votre signature ou toute information standard à afficher en bas du mail.
- Les emails seront considérés comme des relances: Cochez cette option pour que les e-mails envoyés soient pris en compte comme des relances.
Pour finir Enregistrer.
Le bouton de l'engrenage vous permettra, si vous ne voulait pas rendre cette règle automatique (donc sans Cron) de lancer la règle.
Vous avez la possibilité de gérer exactement de la même manière, pour les relance de niveau supérieure.
🔄 5. Comment poursuivre des relances sur BLG après une relance sur un autre logiciel ?
Si vous avez déjà relancé vos factures avec votre ancien système, il est toujours possible de continuer le processus depuis blg.
Pour ça, il faut bien entendu créer vos relances comme dans les étapes précédentes.
Il faudra ajouter un/des tags sur vos factures en traitement par lot pour indiquer: Relance 1 ou/et 2, ainsi que le niveau de relance. Voir 3 si vous le souhaitez.
Tout d'abord ajout du tag Relance 1 ou/et 2 par traitement par lot.
Se rendre sur le module Facture > tous
Il faudra trier vos factures concernées par ces ajouts, puis les sélectionner comme ci dessous avec Toutes les factures.
Quand elles sont sélectionnés, le fond devient jaune et des boutons apparaissent en haut à droite (si vous avez les droits, sinon il faudra voir avec Administrateur pour vous les ajouter) :
Choisir le bouton Traitement par lot:
Choisir Ajouter des tags:
Vous choisissez le/les tags à mettre:
Puis cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez conserver votre tri et faire ensuite la même chose mais pour le niveau de relance et la date de la dernière relance.
Pour rappel :
Niveau de relance 0 = première relance
Niveau de relance 1 = seconde relance
Niveau de relance 2 = troisième relance
Date de la dernière relance vous permettra de vous caler aussi avec les étapes précédentes et ce que vous avez choisi.
Exemple :
Une fois ces informations mises à jour, vous pourrez activer vos relances (si cela n’a pas déjà été fait via les identifiants que vous avez créés), afin que le processus se poursuive automatiquement en fonction des relances restantes.