📚 Sommaire
📝 1. Comment créer les tags de relances ?
📄 2. Comment créer le Template des relances ?
🗂️ 3. Ajouter les informations dans le bloc de gestion des fiches CRM
🆔 4. Créer l’identifiant externe pour les relances
🔄 5. Poursuivre des relances sur blgCloud après une relance sur un autre logiciel
📝 1. Comment créer les tags de relances ?
En fonction du niveau de relances souhaité, il faudra créer des tags sur les factures.
En effet, un premier niveau de relance marquera d'un tag: Relance 1 par exemple, le premier niveau de relance faite sur la facture et ainsi de suite.
Il est donc conseillé avant de commencer à créer votre règle de relance de créer vos tags.
Il faudra donc vous rendre sur le module: Administration > Gestion des tags > Factures comme ci dessous :
Ajouter un tag grâce au bouton de droite :
Créer ainsi le tag du premier niveau de relance :
Bien entendu, vous créez ainsi vos 3 tags de relance : Relance 1, 2 et 3 de la même façon :
📄 2. Comment créer le Template des relances ?
Comme pour les tags, il est recommandé de créer votre template de relance de factures avant de créer la règle de relance.
Ce template correspond à la prévisualisation du document qui sera envoyé à vos clients.
Rendez-vous dans le module :
Administration > Paramètres des documents > Factures à payer
Cliquer sur le "+" pour créer un élément:
Vous pouvez renseigner le titre de votre template comme indiqué ci-dessous.
Le choix du type est important : sélectionnez un template de type Liste de factures, correspondant au modèle utilisé dans la section Factures à payer.
Comme pour les tags, vous pouvez ajouter le titre correspondant au premier niveau de relance.
Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans votre template, comme une bannière, un logo ou tout autre élément souhaité.
Le contenu du message envoyé au client (texte de l’e-mail lié au niveau de relance) sera quant à lui renseigné dans l’identifiant externe lors de l’étape suivante.
Vous aurez aussi ici, les trois niveaux de relances :
🗂️ 3. Comment ajouter les informations dans le bloc de gestion des fiches CRM ?
Avant de créer votre règle de relance, il est nécessaire d’ajouter le Contact Relance et le Contact Facturation sur les fiches CRM de vos clients.
Ces informations seront ensuite utilisées automatiquement lors de l’envoi des relances.
Sur une fiche CRM client, vous retrouverez le bloc de gestion au centre de la page :
Cliquez sur Éditer la gestion.
Si les fiches CRM des contacts n’existent pas encore, il faudra les créer avant de poursuivre la configuration.
Puis Enregistrer
Grâce à cette étape pour pourrait compléter votre règle.
🆔 4. Comment créer l’identifiant externe pour les relances ?
Afin d’accéder à la création de la règle de relance, il faudra se rendre sur le module:
Administration > Identifiants Externes
Cliquer sur le "+" pour ajouter un identifiant :
Les informations à remplir :
Service Externe
Sélectionnez Envoi de masse des factures mail.Titre
Indiquez Relance 1 (à répéter de la même manière pour les relances 2 et 3).Actif
Permet d’activer cette règle.Partagé avec
Sélectionnez Tous pour rendre la règle accessible à tous, ou choisissez un ou plusieurs utilisateurs spécifiques.Utilisateur recevant le rapport d’exécution
Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs depuis vos contacts pour recevoir le rapport d’exécution.Autoriser l’exécution sur l’instance de test
Généralement, laissez cette option sur Non afin d’éviter les doublons d’envois.Crons - Ajouter une ligne
Le cron permet d’automatiser l’exécution de votre règle.
Pour programmer la date, l’heure, etc., cliquez sur le point d’interrogation à droite pour obtenir plus d’informations. Vous pouvez également nous contacter si nécessaire.Filtres des factures à envoyer
Définissez les filtres qui permettront de sélectionner les factures à relancer.
Par défaut, les factures passent du niveau de relance 0 à 1 puis 2, selon le nombre de relances effectuées.Compte SMTP
Correspond à l’adresse e-mail de l’utilisateur qui sera utilisée pour l’envoi des relances.Contacts à privilégier
Sélectionnez le contact de relance renseigné dans le bloc de gestion de la fiche CRM.Interlocuteur de facture à utiliser
Sélectionnez le contact facturation renseigné dans le bloc de gestion de la fiche CRM.
Contenu à envoyer
Choisissez les éléments à inclure dans votre relance : le récapitulatif des factures à payer, les factures elles-mêmes et/ou les LCR.Forcer le Template des factures
Vous pouvez sélectionner un template de facture.
Si un template de relance a déjà été créé, il n’est pas nécessaire de renseigner cette option.Forcer le Template des relances
Sélectionnez le premier template de relance créé précédemment.
Pour notre premier niveau, il s’agit de Relance 1.Tag à ajouter sur les factures
Ajoutez le tag correspondant à cette relance.
Pour le premier niveau, le tag sera Relance 1.Sujet de l’e-mail
Indiquez le titre de l’e-mail envoyé au client.En-tête de l’e-mail
Renseignez votre message d’introduction.
Celui-ci devra être adapté selon le niveau de relance concerné.Pied de page de l’e-mail
Ajoutez votre signature ou toute information standard à afficher en bas du mail.Les e-mails seront considérés comme des relances
Cochez cette option afin que les e-mails envoyés soient comptabilisés comme des relances dans blgCloud.
Pour finir Enregistrer.
Le bouton de l'engrenage vous permettra, si vous ne voulait pas rendre cette
règle automatique (donc sans Cron) de lancer la règle.
Vous avez la possibilité de gérer exactement de la même manière, pour les
relance
de niveau supérieure.
🔄 5. Comment poursuivre des relances sur blgCloud après une relance sur un autre logiciel ?
Si vous avez déjà effectué des relances de factures avec votre ancien système, il est possible de reprendre le processus directement depuis blgCloud.
Pour cela, il faudra au préalable créer vos règles de relance en suivant les étapes précédentes.
Ensuite, vous devrez ajouter les tags correspondant au niveau de relance déjà effectué sur vos factures, via un traitement par lot.
Par exemple :
- Relance 1 pour les factures ayant déjà fait l'objet d'une première relance ;
- Relance 2 pour les factures ayant déjà fait l'objet d'une seconde relance ;
- Relance 3 si nécessaire.
Ajouter les tags de relance par traitement par lot
Rendez-vous dans le module : Factures > Tous
Triez vos factures afin d'identifier celles concernées par la reprise des relances.
Sélectionnez ensuite les factures souhaitées comme indiqué ci-dessous :
Une fois les factures sélectionnées, leur fond devient jaune et plusieurs boutons apparaissent en haut à droite.
⚠️ Si ces boutons ne sont pas visibles, vérifiez que vous disposez des droits nécessaires. Dans le cas contraire, rapprochez-vous de votre administrateur blgCloud afin qu’il puisse vous les attribuer.
Cliquez ensuite sur le bouton Traitement par lot.
Choisir Ajouter des tags:
Vous choisissez le/les tags à mettre:
Cliquez ensuite sur Appliquer.
Vous pouvez conserver votre sélection et votre tri afin de réaliser la même opération pour mettre à jour le niveau de relance ainsi que la date de la dernière relance.
Pour rappel :
- Niveau de relance 0 = première relance
- Niveau de relance 1 = seconde relance
- Niveau de relance 2 = troisième relance
La date de la dernière relance vous permet également de reprendre le suivi en cohérence avec les relances déjà effectuées dans votre ancien système.
Vous pourrez ainsi aligner le niveau de relance et la date de dernière relance avec les paramètres définis précédemment dans blgCloud.
Exemple :
Une fois ces informations mises à jour, vous pourrez activer vos règles de relance (si cela n’a pas déjà été fait lors de la création des identifiants externes).
Le processus pourra alors se poursuivre automatiquement dans blgCloud en fonction des niveaux de relance restants.
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