Plusieurs sujets seront abordés dans ce tutoriel :
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Comment saisir du temps sur un OT / OR ?
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Comment saisir du temps via la saisie par utilisateur ?
Configuration associée :
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Comment créer un modèle de tâche
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Comment créer un matching pour le modèle de tâche afin de l'automatiser
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La saisie du temps évolue afin d'uniformiser cette saisie depuis l'OT ou depuis la saisie par utilisateur.
Plusieurs modes de saisie sont disponibles selon l'organisation de ma société : j'ai la possibilité de déclarer mon temps associé à un OT après l'intervention via le document de vente, via le planning dans la saisie par utilisateur, ou encore via mobile en cliquant sur start au début de mon intervention afin que la saisie soit automatique.
Comment saisir du temps sur un OR / OT ?
Mon temps sera toujours associé à une Tâche. Cette Tâche a été créée et m'a été affectée par le dispatcheur ou le responsable atelier, ou s'est ajoutée toute seule si un matching a été défini en amont.
Dans le document de vente, 2 possibilités s'offrent à moi pour déclarer le temps :
Cliquez sur le bouton "Saisie" face à la Tâche :
Ou encore cliquez sur la ligne de la Tâche, puis sur "Saisir du temps" :
Je peux ainsi saisir le temps passé sur la Tâche concernée :
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Date et heure d'intervention
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Technicien (mon compte se renseigne automatiquement si je suis technicien)
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Type d'heure (ouvrées, dimanche / jours fériés...)
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Article Facturé (automatiquement renseigné si le Modèle de Tâche a été configuré)
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Poste de cession interne (automatiquement renseigné si le Modèle de Tâche a été configuré)
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Commentaire
Les trois boutons en bas permettent de préciser le statut de la Tâche : tâche bloquée (je suis en attente de commande de pièce par exemple), possibilité de la mettre en pause (si je n'ai pas terminé) ou encore de la terminer.
Comment saisir du temps via la saisie par utilisateur ?
Cette même fenêtre et ces fonctionnalités sont également disponibles dans le menu Saisie par utilisateur du Planning.
Vous pouvez accéder à cette vue via un raccourci depuis l'OT :
J'arrive dans une vue récapitulative de la journée, associée à mon nom et mon équipe.
Je sélectionne la plage horaire travaillée avec ma souris :
La fenêtre de saisie apparaît et me permet de remplir toutes les informations nécessaires.
Je peux ainsi rechercher dans le champ "Document" le numéro de l'OR sur lequel je viens d'intervenir :
CONFIGURATION
Comment créer un modèle de tâche ?
La création du modèle de tâche se fait depuis le module Vente puis Modèle de tâche (en bas à gauche dans le sous menu Configuration).
Le "+" vous permettra de Créer un nouveau modèle de tâche :
Cette fenêtre va me permettre de définir ma tâche avec :
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La Désignation (nom de la tâche)
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Le Temps estimé (nombre d'heures)
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L'article facturé automatiquement à l'ajout de la tâche (création possible depuis le menu)
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La Quantité facturée (multiplication de l'article facturé x le temps)
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Le Poste de cession interne (s'il y a lieu, notamment pour les tâches au forfait afin d'analyser le temps réellement passé par le technicien et analyser au plus juste la rentabilité)
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Définir si cette tâche est au forfait ou non
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Ligne en cession uniquement (oui ou non)
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S'il y a lieu, les modèles de matériels concernés (création possible depuis le menu)
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Actif : permet de désactiver ou non la tâche
Lorsque vous enregistrez votre nouvelle tâche, elle apparaîtra avec une nouvelle référence et sous cette forme :
Il sera ainsi possible au premier coup d'œil de voir toutes les informations de cette tâche.
Attention, la possibilité de créer des modèles de tâche est conditionnée par un droit d'accès spécifique.
Comment créer un matching pour le modèle de tâche afin d'automatiser son application ?
Attention, la possibilité de créer des matchings est conditionnée par un droit d'accès spécifique, comme Administrateur.
Dans Administration / Matching (menu de gauche sous "Système") vous aurez la possibilité d'automatiser les règles d'applications des modèles de tâches en cliquant sur Modèle de tâche sur vente :
Afin de créer un nouveau matching, cliquez sur le "+" :
Vous pourrez ainsi nommer et configurer la nouvelle règle d'automatisation selon vos besoins :
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Nommez le matching
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Associez le modèle de tâche que vous venez de créer
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Le type (standard ou déplacement)
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Actif
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Dans Choisissez une valeur vous pourrez déterminer dans quelles circonstances votre règle devra s'appliquer selon le type de technicien, sur quel type d'intervention, chez quel(s) client(s), ...
