Vous devez intervenir sur un matériel qui est sous garantie constructeur ou fournisseur, vous allez devoir déclarer cette intervention, 3 cas vont se présenter :
Situation 1 : Prise en charge totale par le constructeur / fournisseur,
Situation 2 : Prise en charge partielle par le constructeur / fournisseur et prise en charge partielle par le client ou vous concessionnaire en cession interne,
Situation 3 : Prise en charge partielle par le constructeur / fournisseur - prise en charge partielle par le client et prise en charge partielle par vous concessionnaire en cession interne (situation tripartite).
Quelle que soit la situation voici les étapes à suivre :
Etape 1 : Création de l'OR en nature d'intervention : garantie fournisseur
Etape 2 : Gestion des pièces à incrémenter, à transférer, à acheter et déclaration de leur sortie de stock via un ou plusieurs BL
Etape 3 : Déclaration du temps d'intervention du ou des techniciens (depuis planning / saisie par utilisateur)
Sur votre OR de Garantie, l'état de prise en charge est "non demandé", le total prise en charge et le % prise en charge fournisseur sont apparents :
A tout moment vous pouvez suivre le suivi de vos demandes de garanties depuis le module 'ventes' puis "suivi des garanties". Plusieurs filtres vous permettront de cibler un fournisseur, une période, son état, une gamme, une marque, une base... :
Etape 4 : Déclarez auprès de votre constructeur / fournisseur votre demande de prise en charge, soit depuis son site internet soit par email (envoi par email).
Celui-ci vous communiquera un n° de "DG" (demande de garantie).
A noter que seul le responsable Garantie (droit à attribuer à l'utilisateur depuis "administration") pourra faire avancer sa situation.
Cliquez sur "changer" pour faire évoluer le statut de votre OR de garantie :
Passez sur état en "demandé", en attente, renseignez le fournisseur concerné, son N° de DG (demande de garantie) ainsi que sa date, cliquez sur "enregistrer" :
Etape 5 : Vous obtenez la réponse de votre constructeur / fournisseur, cliquez sur "changer" afin de faire évoluer votre OR de garantie :
Par exemple votre constructeur prend en charge partiellement votre demande, 50% sur les pièces et 100% sur la main d'oeuvre, cliquez sur "enregistrer" :
Sur l'OR de garantie, l'état est en statut "reçu", le n° de DG est présent, la prise en charge fournisseur s'est calculée.
Etape 6 : Établissez la situation de prise en charge entre votre constructeur / fournisseur, votre client et vous.
Sur cet exemple la prise en charge du constructeur / fournisseur est partielle, la partie restante est soit à la charge de votre client, soit à votre charge, soit au client et à vous même.
Si le restant est à la charge du client, cliquez sur "prévisualiser", en bas du document des ventes, blgCloud affiche le total travaux, le total prise en charge fournisseur et le total restant à la charge du client. Retour sur l'OR et cliquez sur "générer un document" puis sur facture pour établir la facture client :
Si le restant n'est pas à la charge de votre client mais à votre charge alors cliquez sur modifier les informations :
Sélectionnez votre poste de cession interne puis cliquez sur "enregistrer" :
Votre OR de garantie est maintenant en cession interne, votre total cession interne s'est affiché comme le total prise en charge constructeur / fournisseur :
Etape 7 : Générez votre facture d'avoir de prise en charge constructeur / fournisseur lorsque vous le recevez.
Sur l'OR de garantie cliquez sur "générer un document" puis sur "avoir de prise en charge fournisseur ", à noter que seul l'utilisateur ayant le droit "avoir de prise en charge fournisseur" (depuis administration) peut le déclencher :
Sur la fenêtre de création de l'avoir commercial fournisseur, renseignez le n° de facture, la date de facture, la date d'enregistrement comptable.
Si le montant correspond à celui de l'avoir du constructeur/fournisseur cliquez sur "enregistrer".
Si le montant ne correspond pas, alors modifiez sur la quantité ou sur le montant de la prise en charge ou encore sur "définir le montant total" puis cliquez sur "enregistrer" :
Sur votre OR de garantie, le statut est "facturé" et votre facture d'avoir fournisseur s'est incrémentée :
Sur le suivi des garanties, votre avoir est présent. Si la facture client n'est pas apparente c'est que vous n'avez pas générée car vous avez décidé de prendre en charge le restant dû :
A noter que vous pouvez exporter (si vous avez en tant qu'utilisateur le droit d'export) vos garanties afin de faire le point avec vos équipes et/ou constructeurs / fournisseurs :
