Vous avez besoin d'importer des articles dans blg voici les étapes à suivre :
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Comment créer mon fichier csv ?
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Comment importer mon fichier csv ?
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Articles de remplacement : Comment remplacer ma référence principale par une autre référence ?
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Quelles différences avec le module d'import "Tarif fournisseur" ?
Prérequis : les informations suivantes sont obligatoires pour pouvoir importer et créer des articles !
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Fournisseur principal
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Référence fournisseur principal
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Nature (classification niveau 1 - ex : pièce)
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Famille (classification niveau 2 - ex : consommables atelier)
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Sous-famille (classification niveau 3 - ex : piles)
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Prix tarif (prix catalogue)
Il est extrêmement important de vérifier que vous n'avez pas de doublon dans votre fichier en vous basant sur la référence + le fournisseur. Si une même référence est reconnue comme doublon au moment de l'import, il faudra recommencer tout le processus.
1. Comment créer mon fichier csv ?
Il est conseillé de télécharger dans un premier temps une référence ou deux afin d’avoir le squelette de votre fichier (colonnes).
Dans le module Article, cliquez sur Tous sur le menu de gauche.
Puis téléchargez une référence.
Pour cela, sélectionnez votre article, puis avec le bouton en haut à droite d'Export de données, vous cliquez sur Exporter les articles en CSV :
Ainsi vous pouvez d'ores et déjà choisir les colonnes souhaitées.
Ce qui est coché sera dans le fichier.
Cliquez sur Suivant en bas à droite :
Le prochain écran est une prévisualisation de votre fichier. Cliquez ensuite sur Terminer en bas à droite.
Une fois votre fichier téléchargé, vous pouvez l'ouvrir et retirer les informations de la référence téléchargée pour ajouter les articles à importer.
2. Comment importer mon fichier csv ?
Dans le module Article puis Tous, cliquez en haut à droite sur les trois points, puis cliquez sur Importer une liste d'articles :
Choisissez le type d'import souhaité :
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Créer les nouvelles références : Cette option est en cas d'ajout de nouveaux articles.
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Mettre à jour les références existantes : Cette option sert à mettre à jour les articles déjà présents dans blgCloud.
Dans ce cas, seuls la référence et le fournisseur sont nécessaires dans le fichier car elles vont servir de clé de mise à jour pour retrouver le "bon" article. -
Créer et Mettre à jour : Cette option permet de faire les deux premières options depuis le même fichier.
Lorsque votre choix est sélectionné, cliquez sur Suivant en bas à droite.
Les premières informations tout en haut concernent le début de la plage de votre fichier et la fin (voir capture ci-dessous).
En général, le début de la plage est à la seconde ligne car la première ligne de votre fichier correspond aux noms de vos colonnes. Juste en dessous, vous trouverez les données de votre fichier.
Choisir vos colonnes avec la flèche à côté de "Non utilisé" comme ci-dessous :
Cette étape va vous permettre de faire correspondre chaque colonne de votre fichier avec les champs de blgCloud pour s'assurer que la donnée aille "au bon endroit".
Vous n’êtes pas obligé de remplir toutes les colonnes. Choisissez uniquement ce que vous voulez ajouter et surtout au minimum les colonnes nécessaires au bon fonctionnement de l'import.
Cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape. Si un champ obligatoire est manquant, le système vous proposera d'ajouter les informations nécessaires.
Une fois toutes les colonnes associées, cliquez sur Terminer en bas à droite pour importer votre fichier.
Il est conseillé de tester sur une référence et de vérifier le résultat avant d'ajouter un gros fichier pour vous entraîner.
3. Références de remplacement : Comment puis-je remplacer ma référence principale par une autre référence ?
Votre fournisseur a changé de référence et vous souhaitez compléter cette modification massivement ?
Voici comment procéder via l'import :
Exportez les données que vous souhaitez modifier :
Ouvrez le fichier dans Excel ou équivalent :
Ajoutez une colonne : Nouvelle référence principale et la compléter :
La nouvelle référence sera la nouvelle référence active du fournisseur principal.
La colonne référence fournisseur principale est très importante car elle sera utilisée pour rechercher la fiche article existante (cette référence passera en inactive après import).
Importez le fichier en choisissant le type d'import souhaité, ici Mettre à jour les références existantes :
Ajoutez et associez la nouvelle colonne avec "Nouvelle référence" :
2 possibilités s'offrent à vous pour faire l'association :
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Remplace la référence
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Nouvelle référence
Remplace la référence va faire un lien "Cet article remplace l'article [autre référence fournisseur]".
Nouvelle référence entraîne la "nouvelle référence" comme nouvelle référence fournisseur principale et rend inactive la référence fournisseur existante (qui sera en "référence fournisseur principale" dans votre import).
Finalisez l'import en cliquant sur Terminer.
On peut constater que la nouvelle référence principale est passée en active et l'ancienne en inactive :
Nous retrouvons bien notre nouvelle référence dans la recherche générale :
L'article peut également être trouvé avec l'ancienne référence :
4. Quelles différences avec le module d'import "Tarif fournisseur" ?
L'import de tarifs peut également être réalisé depuis Articles / Tarif fournisseur.
Celui-ci a l'avantage de pouvoir être importé avec une date de début et une date de fin.
Toutefois, il est fournisseur par fournisseur. Si votre fichier est multi-fournisseurs, il est donc préférable de passer par l'import du listing des articles.
NB : L'accès à l'import de tarifs est régi par des droits utilisateurs. Si vous n'accédez à aucun de ces deux boutons, cela signifie que les droits d'accès ne vous ont pas été attribués. Si c'est le cas, merci de demander l'accès à un Administrateur de votre société.
L'import de tarifs est une façon de mettre à jour le tarif de votre fournisseur. Ces tarifs peuvent également être calculés dynamiquement via des Conditions ou encore par liaison EDI.