đź“š Sommaire
đź“„ 1. Comment crĂ©er mon fichier CSV ?Â
đź“Ą 2. Comment importer mon fichier CSV ?Â
🔄 3. GĂ©rer les rĂ©fĂ©rences de remplacementÂ
đź“Š 4. Choisir entre l'import d'articles et l'import de tarifs fournisseursÂ
💡 À noter : Avant d'importer votre fichier, assurez-vous que les conditions suivantes sont respectées.
Les informations suivantes sont obligatoires pour créer ou importer des articles :
- Fournisseur principal
- Référence fournisseur principale
- Nature (classification niveau 1 – ex. : Pièce)
- Famille (classification niveau 2 – ex. : Consommables atelier)
- Sous-famille (classification niveau 3 – ex. : Piles)
- Prix tarif (prix catalogue)
Vérifiez également que votre fichier ne contient aucun doublon, en vous basant sur le couple Référence fournisseur principale + Fournisseur principal. Si un doublon est détecté lors de l'import, celui-ci sera interrompu et vous devrez corriger votre fichier avant de relancer l'import.
📄 1. Comment créer mon fichier CSV ?
Depuis le module Article, cliquez sur Tous dans le menu de gauche.
Sélectionnez ensuite un article, puis cliquez sur le bouton "Exporter les données" situé en haut à droite.
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Cliquez sur "Exporter les articles en CSV" comme ci dessous :Â
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Le prochain écran correspond à la prévisualisation de votre fichier.
Vérifiez les informations affichées, puis cliquez sur "Terminer" en bas à droite.
Une fois votre fichier téléchargé, vous pouvez l’ouvrir afin de supprimer les informations liées à la ou aux références exportées. Vous pourrez ensuite ajouter les articles que vous souhaitez importer dans blgCloud.
đź“Ą 2. Comment importer mon fichier CSV ?
Dans le module Article, accédez à la vue Tous depuis le menu de gauche.
Cliquez ensuite sur les trois points en haut Ă droite, puis sĂ©lectionnez "Importer une liste d'articles" :Â
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Choisissez le type d'import souhaité :
- Créer les nouvelles références : Cette option est en cas d'ajout de nouveaux articles.
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Mettre Ă jour les rĂ©fĂ©rences existantes : Cette option sert Ă mettre Ă jour les articles dĂ©jĂ prĂ©sents dans blgCloud.Â
Dans ce cas, seuls la référence et le fournisseur sont nécessaires dans le fichier car elles vont servir de clé de mise à jour pour retrouver le "bon" article.
Créer et Mettre à jour : Cette option permet de faire les deux premières options depuis le même fichier.
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Lorsque votre choix est sélectionné, cliquez sur Suivant en bas à droite.
Les premières informations tout en haut concernent le début de la plage de votre fichier et la fin (voir capture ci-dessous).
En général, le début de la plage est à la seconde ligne car la première ligne de votre fichier correspond aux noms de vos colonnes. Juste en dessous, vous trouverez les données de votre fichier.
Choisir vos colonnes avec la flèche à côté de "Non utilisé" comme ci-dessous :
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Cette étape va vous permettre de faire correspondre chaque colonne de votre fichier avec les champs de blgCloud pour s'assurer que la donnée aille "au bon endroit".
Vous n’êtes pas obligé de remplir toutes les colonnes. Choisissez uniquement ce que vous voulez ajouter et surtout au minimum les colonnes nécessaires au bon fonctionnement de l'import.
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Cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape. Si un champ obligatoire est manquant, le système vous proposera d'ajouter les informations nécessaires.
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Une fois toutes les colonnes associées, cliquez sur Terminer en bas à droite pour importer votre fichier.
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💡 À noter Il est conseillé de tester l'import sur une seule référence et de vérifier le résultat obtenu avant d'ajouter un fichier plus volumineux. Cela vous permettra de vous familiariser avec le fonctionnement de l'import. |
🔄 3. Gérer les références de remplacement
Si votre fournisseur a modifié ses références et que vous souhaitez mettre à jour plusieurs articles simultanément, vous pouvez effectuer cette modification via l’import.
Dans un premier temps, exportez les données que vous souhaitez modifier :
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Ouvrez le fichier dans Excel ou Ă©quivalent :
Ajoutez une colonne : Nouvelle référence principale et la compléter :
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La nouvelle référence sera la nouvelle référence active du fournisseur principal.
La colonne référence fournisseur principale est très importante car elle sera utilisée pour rechercher la fiche article existante (cette référence passera en inactive après import).
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Importez le fichier en choisissant le type d'import souhaité, ici Mettre à jour les références existantes :
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Ajoutez et associez la nouvelle colonne avec "Nouvelle référence" :
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Deux possibilités s’offrent à vous pour effectuer l’association :
🔄 Remplacer la référence:
Cette option crée un lien indiquant que cet article remplace l’article [autre référence fournisseur].
➕ Nouvelle référence:
Cette option définit la nouvelle référence comme référence fournisseur principale et désactive la référence fournisseur existante.
L’ancienne référence sera alors conservée dans le champ "Référence fournisseur principale" lors de votre import.
Une fois votre choix effectué, finalisez l’import en cliquant sur "Suivant" puis "Terminer".
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En consultant la fiche article, vous pouvez vérifier que la modification a bien été appliquée : la nouvelle référence fournisseur principale est active et l’ancienne référence est automatiquement passée en inactive.
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La nouvelle référence est désormais disponible et peut être retrouvée depuis la recherche générale des articles.
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L'article peut également être trouvé avec l'ancienne référence :
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đź“Š 4. Choisir entre l'import d'articles et l'import de tarifs fournisseurs
L’import de tarifs peut également être réalisé depuis Articles > Tarif fournisseur.
Cette méthode présente l’avantage de pouvoir définir une date de début et une date de fin de validité pour les tarifs importés.
Toutefois, cet import s’effectue fournisseur par fournisseur. Si votre fichier contient plusieurs fournisseurs, il est donc préférable d’utiliser l’import du listing des articles.
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💡 À noter L’accès à l’import de tarifs est soumis aux droits utilisateurs. Si vous ne voyez aucun des deux boutons d’import, cela signifie que les droits nécessaires ne vous ont pas été attribués. Dans ce cas, rapprochez-vous d’un Administrateur de votre société afin qu’il puisse vous donner l’accès. L’import de tarifs permet de mettre à jour les tarifs fournisseurs dans blgCloud. Ces tarifs peuvent également être gérés automatiquement via des Conditions tarifaires ou par une liaison EDI. |
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment préparer, importer et mettre à jour vos articles depuis un fichier CSV dans blgCloud, ainsi que gérer les évolutions de références fournisseurs.