Comment utiliser le chat interne depuis blgCloud ? – blgCloud

Ce tutoriel a pour objectif de vous expliquer le fonctionnement du chat interne de blgCloud et de vous permettre de l’utiliser dans de bonnes conditions afin d’optimiser votre travail.

▌1. La barre à droite

📂2. Les canaux publics ou privés

Qu’est-ce qu’un canal ?
Rejoindre un canal public existant
Créer un canal privé

💬 3 .Discussions

Les différentes fonctionnalités dans un canal
Messagerie directe avec vos collègues

🔔 4. Notifications

Activer/désactiver les notifications par canal et sur le bureau

⚙️ 5. Paramètres

Ajouter ma photo dans mon profil
Mon espace

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▌1. La barre à droite

Maintenant que le chat est activé et que vous disposez des droits nécessaires, la barre apparaît à droite de l’écran.
Si ce n’est pas le cas, veuillez rafraîchir votre page.

Pour débuter, cliquez sur le pictogramme en haut à droite représentant une bulle avec un "+", comme indiqué ci-dessous.
Ensuite, cliquez sur le pictogramme à gauche de la croix pour agrandir la fenêtre:

Vous disposerez ainsi d’une vue plus large du chat.

Une fenêtre peut s’afficher pour vous proposer d’activer ou de désactiver les notifications, en fonction de vos préférences.
Il sera bien entendu possible de modifier ce choix ultérieurement depuis l’icône en forme de roue crantée, située en haut à droite, dans les paramètres généraux comme indiqué ci dessous:

Lorsque la fenêtre est agrandie, le menu ci-dessous apparaît sur la gauche:

Les fonctionnalités de ce menu sont détaillées progressivement dans ce tutoriel.

📂2. Les canaux publics et privés

Qu’est-ce qu’un canal ?

Un canal est un espace de discussion dédié à un sujet précis. Les utilisateurs qui s’y abonnent peuvent échanger autour du thème correspondant au nom du canal.
- Canal public : accessible à tous les membres du chat sans autorisation.
- Canal privé : créé par un membre qui décide lui-même de qui peut y accéder et ajoute les participants.
  
  Ainsi, les canaux déjà pré-créés et publics— Gestion location, Gestion vente, Gestion occasion, Magasin et Gestion atelier — sont mis en place pour vous permettre d’échanger sur chaque thématique.
  
  Il est donc naturel qu’un utilisateur souhaitant communiquer une information concernant un devis de vente se rende, par exemple, dans le canal Gestion vente.
Rejoindre un canal public existant

En cliquant sur le canal Gestion vente, vous pouvez constater qu’aucun membre n’y est présent pour le moment.
Vous pouvez rejoindre ce canal en cliquant sur le bouton « Rejoindre », situé tout en bas :

Créer un canal privé

Pour ajouter un canal privé :

Rendez-vous dans le menu de gauche Canaux.
Cliquez sur le +.
Un menu apparaîtra avec deux options :
- Créer un canal
- Voir tous les canaux

Cliquez sur Créer un canal.

Une fenêtre s’ouvre avec les informations à remplir :

Visibilité : choisissez si le canal sera public ou privé.
Titre : saisissez le nom du canal.
Cliquez sur le bouton Créer pour finaliser la création du canal.

Exemple:

Une fois le canal créé, il apparaît dans le menu de gauche sous Canaux.
Vous pouvez remarquer la présence d’un cadenas, indiquant qu’il s’agit d’un canal privé :

À droite, vous retrouvez les membres du canal.
Pour le moment, seule la personne qui a créé le canal y figure.
Elle peut ajouter d’autres membres grâce au bouton Ajouter au canal.

Cliquez sur Ajouter au canal:

Actuellement, trois niveaux de permissions sont disponibles pour les membres d’un canal :

⚙️ Gérer

Permet de gérer les permissions lors de l’ajout d’un autre membre
Autorise l’attribution des droits Lecture ou Écriture aux autres utilisateurs

✍️ Écriture

Permet de lire et d’écrire des messages dans le canal

👁️ Lecture

Permet uniquement de consulter les messages du canal

➕ Peut ajouter un membre

Option à cocher indépendamment du niveau de permission
Permet d’autoriser un utilisateur à ajouter des membres au canal
Peut être activée ou non selon le rôle souhaité pour ce membre

Cliquez sur Ajouter pour finaliser.

💬 3. Discussions

Les différentes fonctionnalités dans un canal

👉 Envoyer un message

Pour créer un message et l’envoyer dans le canal Gestion Vente :

Sur la droite, vous pouvez choisir le type de message :

- Demande : vous pouvez ajouter un titre et saisir votre demande dans le corps du message.

- Standard : aucun titre n’est requis, le message sera envoyé directement.

Une fois votre message prêt, il ne vous reste plus qu’à appuyer sur Entrée sur votre clavier pour l’envoyer.

Ainsi, le message apparaît dans le canal, mais son contenu n’est pas affiché directement.
Pour le consulter, cliquez sur le message que vous venez de créer : la fenêtre se divise à droite, vous permettant de visualiser l’intégralité de la demande.

👉 Options du message

En observant de plus près, d’autres éléments apparaissent sous la demande :

Je m’en occupe : permet à un membre du même groupe de prendre en charge la demande et de le signaler.

Le bouton Je m’en occupe deviendra alors violet :

Terminé : une fois la demande traitée, cliquez sur ce bouton pour indiquer que le sujet est clos.
Le bouton Terminé deviendra alors vert et la conversation sera affichée de manière moins visible:

Il est également possible d’annuler une demande en utilisant le bouton Terminé, puis cliquez sur Annulé:

💡 Attention : cliquer sur Annuler marque la demande comme annulée, et non comme traitée.

Lorsqu’un utilisateur répond à votre demande, vous recevez une notification :

En haut à gauche dans le fil de discussion.
En haut à droite, avec un aperçu de la réponse.

👉Les filtres

Au-dessus des demandes, vous trouverez différents filtres pour faciliter la consultation :
Toutes, Mes demandes, Participant, Non traité, En cours, Terminé et Annulé.

Ces filtres permettent de trier rapidement les demandes selon leur statut ou votre rôle dans la discussion:

Lorsque vous passez la souris sur le message, une petite barre verticale apparaît, vous donnant accès à plusieurs options :

← Répondre : permet de répondre au message en créant un thread, c’est-à-dire ouvrir une nouvelle fenêtre de discussion pour ne pas écrire à la suite. C’est exactement ce que fait le chat lorsqu’une demande est créée.

⏰ Horloge : met le sujet en attente et ajoute une notification dans À traiter plus tard, en haut à gauche de votre barre de menu.

😊 Smiley : permet d’ajouter une réaction avec un emoji au message.

✉️ Enveloppe : marque le message comme non lu.

⋯ Trois points : ouvre un menu avec plusieurs autres actions :

- Copier le lien du message : permet de copier le lien direct vers ce message.
- Éditer le message : permet de modifier votre message à votre guise.
- Créer une relance : permet de créer une relance liée au sujet de votre demande.
- Épingler le message : permet d’épingler le message pour le retrouver plus facilement.
- Supprimer le message : permet de supprimer définitivement le message.

"Editer le message" par exemple :

En passant la souris à côté du nom d’un utilisateur, il est également possible de copier le lien de la conversation:

👉 Ajouter une pièce jointe au message

En bas de la discussion, plusieurs actions sont possibles, notamment importer un fichier 📎 ou le glisser directement dans la conversation.

Messagerie directe avec vos collègues

En haut à gauche du menu, cliquez sur Nouveau Message pour ouvrir une fenêtre de discussion:

Placez-vous dans le champ À : pour ajouter la personne avec qui vous souhaitez discuter

Une fois que vous avez ajouté les horaires d’équipe dans le planning (pour le SAV, ici) ou les congés, vous pouvez consulter les informations de chaque utilisateur en passant la souris sur son nom.

Exemple:

Vous trouverez tout en bas les champs nécessaires pour rédiger et envoyer votre message :

Une fois le message envoyé, la personne qui le reçoit verra une notification dans son menu de gauche, sous la rubrique Messages directs:

Ainsi, toutes les discussions directes resteront accessibles à cet endroit.
Bien entendu, elles restent entièrement privées.

Tout comme dans les canaux, il est possible, grâce à la barre verticale, de modifier, relancer, et effectuer d’autres actions sur les messages :

🔔 4. Notifications

Activer/désactiver les notifications par canal

Lorsque vous êtes dans un canal, il est possible de gérer les notifications grâce à l’icône cloche (paramètres de notification) située en haut à droite :

Cette fenêtre vous permet de paramétrer les notifications selon vos besoins :

🔔 Politique de notification:

Tous les messages: vous êtes notifié de tous les messages postés dans ce canal.
Toutes les mentions: vous êtes notifié pour tous les messages contenant une mention, que ce soit pour vous ou pour un autre membre du canal.
Mentions directes: vous êtes notifié uniquement lorsque vous êtes directement mentionné (@votre_nom).

Exemple:
Aucune notification : vous ne recevrez aucune notification pour ce canal

🔔 Politique de notification mobile:

Utilisez les mêmes paramètres pour le mobile : cochez ou décochez selon vos besoins.
Si vous décochez, il vous sera proposé de sélectionner à nouveau vos critères de notification pour le mobile.

🔔Mettre en sourdine:

Comme indiqué, le canal sera grisé et vous ne recevrez plus de notifications pour les nouveaux messages.

⚙️ 5. Paramètres

Ajouter ma photo dans mon profil

Il est possible de modifier la photo de votre profil directement depuis votre compte

Cliquez sur votre prénom en haut à droite, comme illustré ci-dessous :

Cette fenêtre apparaît. Cliquez ensuite sur Paramètres :

Sur la partie gauche de l’écran, les paramètres utilisateur apparaissent avec votre image de profil et le bouton Modifier.
En cliquant sur ce bouton, vous pouvez ajouter ou changer votre photo de profil.

Une fois la modification effectuée, pensez à rafraîchir votre page pour que les changements soient pris en compte.