💡 À noter : la messagerie blgCloud distingue désormais les échanges internes entre collaborateurs et les échanges avec les clients. Utilisez les onglets Interne et Clients pour passer d'un espace à l'autre.
📚 Sommaire
👥 2. Utiliser la messagerie interne
👤 3. Gérer les échanges avec les clients
💬 1. Accéder à la messagerie
Depuis le menu principal situé à gauche de votre écran, cliquez sur Messagerie.
La messagerie s'ouvre dans un panneau à gauche de votre espace de travail.
Depuis cet espace, vous pouvez notamment accéder à :
- À traiter plus tard : les messages que vous avez choisi de consulter ultérieurement,
- Brouillons & planifiés : vos messages enregistrés en brouillon ou programmés,
- Fils de discussion : les conversations auxquelles vous participez,
- Mon espace : votre espace personnel,
- Canaux : les espaces de discussion partagés,
- Messages directs : vos échanges privés avec d'autres collaborateurs.
💡 À noter : les groupes affichés sous Messages directs dépendent de l'organisation mise en place dans votre entreprise.
👥 2. Utiliser la messagerie interne
En haut de la messagerie, sélectionnez l'espace Interne pour échanger avec vos collaborateurs.
L'espace interne permet notamment d'échanger au sein de canaux ou directement avec d'autres collaborateurs grâce aux messages directs.
📂 Les canaux
Un canal est un espace de discussion consacré à un sujet précis.
Deux types de canaux sont disponibles :
- Canal public : accessible aux membres de la messagerie sans autorisation spécifique,
- Canal privé : accessible uniquement aux utilisateurs ajoutés au canal.
Plusieurs canaux publics peuvent être proposés pour organiser les échanges selon les différentes activités de l'entreprise.
➕ Rejoindre un canal public
Ouvrez le canal souhaité, puis cliquez sur Rejoindre.
🛠️ Créer un canal
Depuis le menu Canaux, cliquez sur le bouton « + », puis sur Créer un canal.
Renseignez :
- Visibilité : public ou privé,
- Titre : nom du canal.
Cliquez ensuite sur Créer.
Lorsqu'un canal est privé, un cadenas permet de l'identifier.
👥 Ajouter des membres à un canal
Depuis le canal, cliquez sur Ajouter au canal pour sélectionner les collaborateurs à ajouter.
Différents niveaux de permissions peuvent être attribués :
- Gérer : permet notamment de gérer les permissions des autres membres,
- Écriture : permet de lire et d'écrire des messages dans le canal,
- Lecture : permet uniquement de consulter les messages.
L'option Peut ajouter un membre peut également être activée afin d'autoriser l'utilisateur à ajouter d'autres collaborateurs au canal.
Cliquez sur Ajouter pour finaliser.
📁 Organiser les canaux avec des catégories
Vous pouvez organiser vos canaux à l'aide de catégories afin de retrouver plus facilement vos différentes conversations.
Depuis la rubrique Canaux, cliquez sur le bouton « + ».
Deux types de catégories sont disponibles :
- Catégorie globale : créée et gérée par les administrateurs, elle propose une organisation commune des canaux,
- Catégorie personnelle : créée et gérée par chaque utilisateur pour organiser sa messagerie selon ses propres besoins.
💡 À noter : les catégories personnelles prévalent sur les catégories globales. Elles vous permettent ainsi de personnaliser votre propre organisation des canaux.
📂 Classer un canal dans une catégorie
Effectuez un clic DROIT sur le canal que vous souhaitez classer, puis cliquez sur Déplacer vers.
Sélectionnez ensuite la catégorie dans laquelle vous souhaitez déplacer le canal.
⭐ Ajouter un canal aux favoris
Pour retrouver rapidement un canal que vous consultez régulièrement, effectuez un clic DROIT sur le canal, puis sélectionnez Ajouter aux favoris.
Le canal est alors automatiquement regroupé dans la catégorie Favoris.
👤 Envoyer un message direct à un collègue
Cliquez sur Nouveau message, puis sélectionnez la personne avec laquelle vous souhaitez échanger.
Les conversations directes sont ensuite accessibles depuis la rubrique dédiée aux messages directs.
Ces échanges restent privés.
👤 3. Gérer les échanges avec les clients
Cliquez sur l'onglet Clients pour accéder aux conversations avec vos clients.
Plusieurs vues permettent d'organiser et de retrouver vos échanges :
- À traiter plus tard,
- Brouillons & planifiés,
- Toutes les conversations,
- Mes échanges.
Ces différentes vues vous permettent de retrouver et d'organiser facilement vos conversations clients selon leur état ou votre participation à l'échange.
✉️ 4. Envoyer et gérer des messages
💬 Envoyer un message
Dans un canal public, différents types de messages peuvent être disponibles :
- Demande : permet d'ajouter un titre et de saisir votre demande,
- Standard : permet d'envoyer directement un message sans titre.
Une fois votre message rédigé, appuyez sur Entrée pour l'envoyer.
🎙️ Envoyer un message vocal
Vous pouvez également envoyer un message vocal directement depuis la conversation.
Cliquez sur l'icône Micro, enregistrez votre message, puis envoyez-le dans la conversation.
📎 Ajouter une pièce jointe
Vous pouvez ajouter un fichier à votre message en l'important depuis votre ordinateur ou en le glissant directement dans la conversation.
↩️ Répondre à un message
Passez la souris sur un message pour afficher les différentes actions disponibles.
Cliquez sur Répondre pour répondre directement à ce message dans un fil de discussion.
😊 Ajouter une réaction
Passez la souris sur le message, puis cliquez sur le pictogramme correspondant pour ajouter une réaction avec un emoji.
⏰ Traiter un message plus tard
L'icône en forme d'horloge permet de placer un message dans À traiter plus tard afin de le retrouver facilement.
⋯ Utiliser les autres actions
Le menu accessible depuis les trois points permet notamment de :
- copier le lien du message,
- modifier le message,
- créer une relance,
- épingler le message,
-
supprimer le message.
✅ Gérer une demande dans un canal public
Dans un canal public, un message peut être créé sous forme de demande afin d'en suivre la prise en charge.
Différentes actions permettent ensuite de suivre son traitement :
- Je m'en occupe : indique qu'un collaborateur prend en charge la demande,
- Terminé : indique que la demande a été traitée,
- Annulé : indique que la demande est annulée et n'a pas été traitée.
💡 À noter : utilisez Terminé lorsque la demande a bien été traitée. Le statut Annulé signifie qu'elle n'a pas été traitée.
🔎 Filtrer les demandes
Utilisez les filtres disponibles pour retrouver plus rapidement les demandes selon leur statut ou votre rôle dans la discussion.
👤 Consulter les informations d'un collaborateur
Cliquez sur le nom d'un collaborateur dans la messagerie pour afficher rapidement ses informations.
Vous pouvez notamment consulter :
- sa fonction,
- l'entreprise à laquelle il est rattaché,
- son numéro de téléphone,
- ses jours de présence,
- ses éventuelles absences ou congés, ainsi que sa date de retour lorsqu'elle est renseignée.
🔔 5. Gérer les notifications
Depuis un canal, cliquez sur l'icône cloche située en haut à droite pour accéder aux paramètres de notification.
Plusieurs politiques de notification peuvent être proposées :
- Tous les messages : notification pour chaque nouveau message,
- Toutes les mentions : notification lorsqu'une mention est utilisée,
- Mentions directes : notification uniquement lorsque vous êtes directement mentionné,
- Aucune notification : aucune notification pour le canal.
Vous pouvez également définir une politique spécifique pour les notifications mobiles.
L'option Mettre en sourdine permet de ne plus recevoir de notifications pour les nouveaux messages du canal.
⚙️ 6. Personnaliser la messagerie
Les paramètres de la messagerie permettent notamment de gérer certaines préférences et votre profil utilisateur.
Pour modifier votre photo de profil, cliquez sur votre prénom en haut à droite, puis sur Paramètres.
Depuis vos paramètres utilisateur, cliquez sur Modifier pour ajouter ou changer votre photo.
Une fois la modification effectuée, pensez à rafraîchir votre page pour afficher la nouvelle photo.
🚀 À découvrir également
L'accès à certaines fonctionnalités de la messagerie interne dépend des droits attribués à l'utilisateur.
👉 Comment ajouter les droits pour le chat interne dans blgCloud ?
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment utiliser la messagerie blgCloud, échanger avec vos collaborateurs et vos clients, gérer vos messages et paramétrer vos notifications.