💡 Avant de commencer : pensez à définir les conditions spécifiques d'achat et de vente depuis Administration > Conditions.
📚 Sommaire
📦 2. Générer la commande d'achat
📥 3. Déclarer l'entrée des pièces en stock
🛒 1. Créer la vente de pièces
Recherchez votre client depuis la recherche générale.
Créez un document de vente de type magasin / pièces depuis la fiche CRM du client.
Le client s'ajoute comme donneur d'ordre automatiquement :
Ajoutez ensuite les pièces commandées dans la partie Produits.
📦 2. Générer la commande d'achat
Lorsque toutes les pièces ont été ajoutées, si celles-ci ne sont pas disponibles en stock, il est nécessaire de créer une commande d'achat auprès du fournisseur afin de les approvisionner.
Pour créer cette commande d'achat, deux possibilités s'offrent à vous :
- cliquez sur Sourcer pour créer une commande d'achat ;
- ou cliquez sur Générer un document (bouton magique), puis sélectionnez Commande d'achat
Dans les deux cas, la création de la commande d'achat se présente comme ci-dessous :
Dans la fenêtre de création de la commande d'achat, renseignez les informations nécessaires :
- Date de livraison souhaitée : indiquez la date à laquelle vous souhaitez recevoir les pièces.
- Titre : renseignez un titre permettant d'identifier facilement la commande.
- Référence fournisseur : renseignez la référence de la commande chez votre fournisseur, si vous en disposez.
- Réservation pour cette commande : par défaut, les quantités issues de la vente sont renseignées dans ce champ. Les pièces réceptionnées seront ainsi réservées à cette vente.
- À commander pour stock : indiquez ici une quantité supplémentaire si vous souhaitez profiter de cette commande pour réapprovisionner votre stock. Ces pièces ne seront pas réservées à la vente.
- Cliquez enfin sur Nouveau bon de commande pour créer la commande d'achat.
Lorsque vous créez la commande d'achat directement depuis la vente, les deux documents sont automatiquement liés.
Après avoir validé la commande d'achat, ce message peut apparaître. Il vous permet d'accéder directement à la commande d'achat créée. Vous pouvez également le fermer : la commande restera accessible depuis l'action Sourcer.
De plus, en bas de votre document de vente, vous pouvez consulter la commande d'achat qui lui est automatiquement liée.
📥 3. Déclarer l'entrée des pièces en stock
Ouvrez la commande d'achat, cliquez sur Générer un document, puis sélectionnez Bon logistique.
Dans la fenêtre de création du bon logistique d'entrée en stock, renseignez le N° BL fournisseur, puis sélectionnez le statut correspondant à l'avancement de la livraison.
À cette étape, la commande vient d'être passée auprès de votre fournisseur et les pièces ne sont pas nécessairement encore réceptionnées. Vous pouvez donc conserver un statut autre que Livré tant que vous êtes en attente de leur réception.
Cela vous permet de suivre facilement les commandes fournisseur encore en attente de livraison et de les retrouver par leur statut.
⏳ Vos pièces ne sont pas encore réceptionnées ?
Si vous sélectionnez En attente de livraison ou À livrer lors de la création du bon logistique, celui-ci conserve le statut correspondant.
Lorsque les pièces seront effectivement réceptionnées, revenez sur le bon logistique et passez son statut à Livré, comme indiqué ci-dessous :
📦 Vos pièces sont réceptionnées ?
Lorsque le bon logistique passe au statut Livré, blgCloud vous propose de sortir immédiatement les pièces réservées sur les ventes ou OT liés.
Vous pouvez alors choisir de sortir immédiatement les pièces sur les ventes concernées, ou sélectionner Ne rien faire.
💡 À noter : si vous choisissez Ne rien faire, les pièces sont bien réceptionnées, mais elles ne sont pas encore sorties sur la vente. Vous pourrez effectuer cette opération ultérieurement depuis la vente, par exemple si vous ne souhaitez pas encore livrer les pièces au client.
📤 4. Déclarer la sortie des pièces
Si vous avez choisi Ne rien faire lors de la réception des pièces, celles-ci doivent encore être sorties sur la vente.
Revenez sur la vente, puis cliquez sur Générer un document (bouton magique).
Dans la section Produits, vous pouvez constater que les articles ont bien été réceptionnés depuis la commande d'achat.
Cliquez ensuite sur Livrer afin de déclarer la sortie des pièces associées à la vente.
💡 À noter : si vous avez choisi de sortir directement les pièces sur la vente lors du passage du bon logistique au statut Livré, cette étape n'est pas nécessaire.
🧾 5. Facturer la vente client
Revenez sur la vente de pièces. Celle-ci doit être au statut À facturer et les pièces doivent avoir été sorties du stock.
Cliquez sur Générer un document, puis sélectionnez Facture.
Dans la fenêtre de création de la facture de vente, vérifiez les méthodes et conditions de paiement, puis cliquez sur Enregistrer.
Une fois créée, votre facture passe au statut Brouillon. Vérifiez les informations renseignées, puis cliquez sur la coche pour valider la facture.
🚀 À découvrir également
Pour la réception et le traitement de la facture fournisseur dématérialisée, consultez notre tutoriel dédié.
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez désormais gérer l'ensemble du processus lié à l'achat de pièces pour une vente client : de la création de la vente jusqu'à la facture client.