📚 Sommaire
🗂️ 1. Accéder aux contrats d'achat
➕ 2. Créer et paramétrer le contrat
📦 3. Ajouter les articles du contrat
⚡ 5. Utiliser les actions rapides
🗂️ 1. Accéder aux contrats d'achat
Depuis le menu principal, cliquez sur Achats, puis sélectionnez Contrat d'achat.
Cliquez ensuite sur le bouton + situé en haut de l'écran.
➕ 2. Créer et paramétrer le contrat
Renseignez les principales informations du contrat :
- Facturation : sélectionnez votre entreprise.
- Payeur : sélectionnez votre entreprise.
- Type : choisissez le type de contrat : Abonnement, Amortissement, Crédit-bail, Emprunt ou Location financière.
- Fournisseur : sélectionnez le fournisseur concerné. Dans notre exemple, il s'agit de la banque.
- Titre : indiquez le nom de l'élément acheté ou financé.
- Référence partenaire : renseignez le numéro du contrat.
Cliquez sur Enregistrer.
📦 3. Ajouter les articles du contrat
Passez la souris sur le bloc Échéancier, puis cliquez sur le crayon Éditer.
Cliquez ensuite sur Ajouter un article.
Renseignez les informations de l'article :
- Type : permet de catégoriser vos contrats pour les tableaux de bord.
- Article : sélectionnez l'article correspondant au paiement. Il est conseillé de créer un article dédié pour chaque type de paiement.
- Taxe : ajoutez une taxe si nécessaire.
- Matériel : sélectionnez le matériel concerné par le contrat.
- Poste de cession : s'il est activé, une facture de cession sera générée à la fin du contrat.
- Titre : personnalisez le nom de la colonne affichée dans l'échéancier. Par défaut, le nom de l'article est utilisé.
- Compte comptable pour facture : permet d'utiliser un compte comptable spécifique pour l'article.
💡 À noter : chaque article correspond à une colonne de l'échéancier. Créer un article dédié pour chaque type de paiement permet notamment d'utiliser un compte comptable distinct pour chacun.
Vous pouvez également renseigner le Montant financé et la Valeur résiduelle.
💡 À noter : le montant financé et la valeur résiduelle sont uniquement informatifs et ne déclenchent aucun calcul automatique.
📅 4. Configurer l'échéancier
Vous pouvez ajouter vos échéances une par une en cliquant sur Ajouter une échéance.
Renseignez ensuite la date et le montant de l'échéance.
Exemple d'un échéancier renseigné :
⚡ 5. Utiliser les actions rapides
Pour créer plusieurs échéances plus rapidement, utilisez les actions rapides disponibles à droite de l'échéancier.
Cliquez sur Montrer/Cacher les actions rapides.
Plusieurs options sont alors disponibles. Par exemple, Ajouter plusieurs échéances permet de générer automatiquement plusieurs paiements selon le calendrier défini.
💡 Astuce : les informations affichées en bleu dans l'échéancier sont cliquables et peuvent être modifiées.
Lorsque votre échéancier est terminé, cliquez sur Enregistrer.
Pour le modifier ultérieurement, cliquez de nouveau sur Éditer l'échéancier.
💡 À noter : lorsqu'une échéance présente un retard de facturation, la ligne apparaît en rouge.
📊 6. Consulter les statistiques du contrat
Cliquez sur la flèche pour déployer les statistiques et obtenir une vue d'ensemble du contrat.
Vous pouvez notamment consulter :
- ce qui a été facturé ;
- ce qui reste à payer ;
- le cumul des échéances.
💰 7. Facturer une échéance
Pour facturer une échéance, cliquez sur le bouton magique.
Cliquez ensuite sur Générer un document.
L'échéance concernée apparaît alors en vert. Cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran pour générer la facture.
Vérifiez ensuite le brouillon de la facture et validez-le si les informations sont correctes.
La facture générée est ensuite disponible en bas du contrat d'achat.
💡 Astuce : la facturation des échéances peut être automatisée. Pour cela, créez un identifiant externe depuis Administration > Identifiants externes, puis sélectionnez le service externe Facturation de masse.
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment créer et gérer un contrat d'achat, configurer son échéancier et générer les factures correspondantes dans blgCloud.