Ce tutoriel détaille les exports nécessaire pour la réalisation d’un bilan comptable / bilan intermédiaire.
Tous ces exports fonctionnent “à date antérieure”, cela signifie qu’ils n’y a pas de contrainte de temps pour lancer ces extractions.
Les étapes à suivre:
1. État de stock
2. Encours des ventes & achats
3. Produits constatés d’avance contrat
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1. État de stock
Stock matériel:
Deux méthodes sont disponibles pour l’export des matériels à date antérieure :
- Export comptable : basé sur les dates de facture. Un matériel sera considéré en stock entre la date de facture fournisseur et la date de facturation client.
- Export logistique / BL : basé sur les dates de mouvement. Fonctionne de la même façon que l’export du parc à un instant t : les bons logistique font entrer / sortir le matériel du stock.
Dans le cadre d’un bilan, l’export comptable doit être utilisé.
Note : l’export comptable “strict” permet de réaliser un export en ne prenant en compte que les vies matériel liées à des factures, en ignorant donc les dates manuelles.
Pour réaliser l’export :
- Se rendre sur le module “Parc”
- Via le filtre propriétaire, séléctionner la société pour laquelle vous souhaitez réaliser l’export
- Aller sur export -> “Télécharger les matériels en CSV à date antérieure (comptable)”
Il est inutile de faire d’autres filtres que ceux définis ci-dessus.
💡 Si vous observez des écarts, cela est sûrement dû à des vies matériel mal détectées à cause de manque de document (facture / BL) ou de documents réalisées dans le mauvais ordre (par exemple une livraison client avant une livraison fournisseur dans les données d’import).
Dans ce cas, il faudra rectifier manuellement les vies matériel des matériels concernés.
Stock article:
L’export des stocks à date antérieure permet de retrouver un état de stock dans le passé, valorisé au PAMP à date et à la quantité en stock à date.
Pour réaliser cet export :
- Se rendre sur le module “Article”
- Aller sur “État Des Stocks”
- Filtrer sur le ou les dépôts de votre choix
- Enlever le filtre “Quantité != 0” (ce filtre ignore les stocks ayant une quantité à 0 à l'instant t)
- Séléctionner tout
- Cliquer sur “Exporter” -> “Exporter l'état des stocks à une date antérieure en CSV”
Notes :
- Le PAMP à date se base sur le prix d’achat des commandes d’achat tant que la facture fournisseur n’a pas été reçue, puis sur le prix d’achat facturé lorsque la facture fournisseur est reçue. Le PAMP à date antérieure va donc varier en fonction des contrôles facture des mouvements réalisés avant la date d’export.
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Si vous observez des incohérences entre les stocks à l’instant t et les stocks à date antéireure, cela est probablement dû à une somme de mouvement d’import différente de la quantité actuellement en stock. Vous pouvez demander au support blg de lancer un calcul de PAMP avec insertion de mouvement de correction d’import, afin d’ajouter un mouvement de rectification d’import sur les stocks concernés.
Dépréciations stock article
La dépréciation des stocks articles se calculent au travers d’un outil dédié.
Avant de lancer la dépréciation, vous devez définir vos règles de dépréciation. Pour cela, allez dans le sous menu “Configuration” > “Dépréciation” du module “Article”.
Pour lancer un calcul de dépréciation, vous pouvez procéder de la façon suivante :
- Aller sur le module “Article”
- Aller sur “Calculer les dépréciations”
- Indiquer la date de votre bilan
- Dans le filtre “Stock”, aller dans “dépôt” pour sélectionner l’entité légale concernée
- Choisir la méthode de calcul (FIFO ou Date de dernier mouvement)
- Lancer le calcul
2. Encours des ventes & achats
L’encours des ventes et achat correspond aux lignes livrées mais pas encore facturées.
Il s’agit donc d'éléments sortis du stock (pour les pièces et matériel) ou réalisés (pour les tâches et heures) mais qui n’ont pas encore été facturées.
FNP - facture non parvenues / encours achat
Les factures non parvenues sur les lignes d’achat à date sont à exporter depuis les lignes d’achat.
- Aller sur le module “Achat”
- Aller sur “Lignes D'achat”
- Filtrer sur les sociétés concernées via le filtre “Division”
- Si vous le souhaitez, vous pouvez filtrer sur la nature des achats (pour exporter seulement les factures non parvenues de commande de type pièce par exemple). Pour avoir un montant global, ne faites aucun filtre.
- Ne faites aucun autre filtre basé sur la date
- Sélectionner toutes les lignes
- Utiliser la fonction “Exporter les lignes d'achat à une date antérieure en CSV”
Dans le fichier exporté, l’encours correspond à la somme de la colonne “Montant facturable en prix d'achat”
Encours client / facture à établir
Les factures à établir sur les lignes de vente à date sont à exporter depuis les lignes de vente.
- Aller sur le module “Vente”
- Aller sur “Lignes de vente”
- Filtrer sur les sociétés concernées via le filtre “Division”
- Si vous le souhaitez, vous pouvez filtrer sur le type de vente. Pour avoir un montant global, ne faites aucun filtre.
- Ne faites aucun autre filtre basé sur la date
- Sélectionner toutes les lignes
- Utiliser la fonction “Exporter les lignes de vente à une date antérieure en CSV”
Dans le fichier exporté, l’encours correspond à la somme de la colonne “Montant facturable en prix d'achat”
Note :
- Ce fichier contient toutes les lignes issues du module vente et service. Cela contient bien entendu les lignes article, mais également les lignes matériel, les lignes de temps, les prise en charge fournisseur de garanties…
- Sauf si elles sont filtrées, les lignes en cession internes sont également exportées
3. Produits constatés d’avance contrat
Les contrats ayant des échéances à cheval entre deux périodes comptables doivent faire l’objet de produits constatés d’avance.
Par exemple, un contrat ayant une échéance couvrant la période du 1er décembre au 31 janvier fera l’objet d’un produit constaté d’avance pour un exercice clôturé au 31 décembre, sur la période du 1er janvier au 31 janvier.
Pour extraire ces données, vous pouvez passer par les lignes de facture.
- Aller sur le module “Facture”
- Aller sur “Vue par ligne”
- Filtrer sur les sociétés concernées via le filtre “Division”
- Sélectionner toutes les lignes
- Utiliser l’export “Exporter les lignes de facture au prorata de la période (contrat)”
Dans le fichier exporté, le produit constaté d’avance correspond à la somme de la colonne “Montant au prorata, après la date de cut off”