📚 Sommaire
📦 1. Identifier une pièce disponible sur un autre stock
🔄 2. Créer une demande de transfert
🚚 3. Traiter la demande de transfert
📦 1. Identifier une pièce disponible sur un autre stock
Depuis un document des ventes de type « Pièces magasin » ou un ordre de travail, il peut arriver qu'un article nécessaire à votre vente ne soit pas disponible sur votre stock.
Lorsque cette pièce est disponible sur un autre dépôt, blgCloud vous l'indique directement sur la ligne de l'article avec la mention « Autre stock ».
Cliquez sur « Autre stock » pour consulter les disponibilités de cet article sur les autres stocks et identifier le dépôt sur lequel la pièce est disponible.
💡 À noter : cette vue vous permet de connaître la disponibilité de l'article sur vos différents stocks avant de créer votre demande de transfert.
🔄 2. Créer une demande de transfert
Cliquez sur les flèches situées à droite du stock disponible pour effectuer une demande de transfert.
Renseignez ensuite les informations nécessaires à la demande de transfert et vérifiez les informations affichées, comme dans l’exemple ci-dessous.
Dans le champ Type, sélectionnez le type de transfert correspondant :
- Magasin pour le transfert d’un article ;
- Matériel pour le transfert d’un matériel.
Dans notre exemple, il s’agit d’un article : sélectionnez donc Magasin.
Vérifiez ensuite la ligne à transférer et renseignez la quantité dans le champ correspondant à votre besoin :
- Réservation pour cette commande / cette vente : pour réserver la quantité transférée spécifiquement pour la commande ou la vente concernée ;
- À commander pour stock : pour transférer une quantité destinée au stock.
Vous pouvez également ajouter un commentaire si nécessaire.
Une fois toutes les informations vérifiées et renseignées, cliquez sur Enregistrer pour valider votre demande de transfert.
💡 À noter : le canal Magasin vous permet également de traiter la demande
Lorsqu'une demande de transfert est créée, un message est automatiquement envoyé dans le canal Magasin de blgCloud afin d'informer les personnes concernées.
Depuis ce message, vous pouvez directement accepter ou refuser la demande de transfert, sans avoir à passer par le module Logistique.
👉 Demande acceptée depuis le chat ? Cliquez ici pour poursuivre le tutoriel
Une fois enregistrée, la demande de transfert s’ajoute automatiquement à la commande, dans la partie dédiée située un peu plus bas, comme dans l’exemple ci-dessous :
La personne en charge de valider la demande de transfert reçoit ensuite une notification, visible en haut à droite de blgCloud:
🚚 3. Traiter la demande de transfert
En cliquant sur cette notification, elle accède directement à Logistique> À résoudre, où elle retrouve la demande de transfert à traiter.
Elle doit ensuite traiter la demande de transfert en choisissant l’action appropriée :
- Refuser si le transfert ne doit pas être effectué,
-
Livrer pour valider le transfert et confirmer qu’il peut être réalisé.
Lorsque la demande est livrée, et donc acceptée, une fenêtre s’affiche afin de vous proposer la création des documents associés :
- un bon de livraison,
- une facture client,
- une facture fournisseur.
Vous pouvez ensuite modifier chaque document si nécessaire avant de poursuivre, comme dans l’exemple ci-dessous :
Une fois les documents vérifiés et modifiés si nécessaire, cliquez sur « Valider » pour finaliser leur création.
Une fois la création validée, les factures générées sont visibles dans la vente et le bon de livraison apparaît avec le statut « En attente de livraison », comme dans l’exemple ci-dessous :
⏳4. Suivre la livraison depuis le document de vente
Pour retrouver vos ventes concernées par un transfert, retournez sur la liste des ventes.
Un indicateur s’affiche sur la vente concernée pour signaler qu’une livraison est en attente de réception.
Cet indicateur permet également de retrouver les ventes concernées par un transfert depuis la liste des ventes.
Le filtre « État » vous permet de filtrer les ventes selon l’état d’avancement du transfert et de retrouver rapidement celles que vous souhaitez suivre.
Dans la vente, la ligne de transfert permet de vérifier que l’état de la livraison est « En cours » :
📥 5.Réceptionner les pièces transférées
Cliquez sur « Bon logistique » :
Puis, lorsque vous avez reçu vos articles, passez l’état du bon logistique à « Livré » :
- soit en cliquant sur le bouton vert situé à droite ,
- soit depuis le menu représenté par les engrenages.
Les factures générées en brouillon seront ensuite automatiquement validées.
blgCloud vous demande ensuite si vous souhaitez sortir les pièces sur la vente. Sélectionnez l'option correspondant à votre besoin :
- Ne rien faire : aucune sortie de pièce n'est effectuée ;
- Sortir les pièces sur les ventes (BL multiples) : génère un bon de livraison distinct pour chaque vente ;
- Sortir les pièces sur les ventes (BL global) : regroupe les pièces sur un même bon de livraison.
Le choix dépend de votre organisation et de la manière dont vous souhaitez gérer vos bons de livraison.
Si vous choisissez « Ne rien faire », aucune sortie des pièces sur la vente n’est effectuée à cette étape.
Dans le document de vente, vous pouvez néanmoins constater que la livraison des articles sur votre stock a bien été réceptionnée, comme indiqué ci-dessous :
Dans notre exemple, le transfert est maintenant terminé et les pièces ont bien été réceptionnées sur le stock.
Il reste ensuite à poursuivre le traitement habituel de la vente en traitant le bon logistique de la vente, puis en générant et validant la facture de vente.
🎉 Félicitations, vous avez terminé ce tutoriel !
Vous savez maintenant comment créer et traiter une demande de transfert, suivre son avancement et réceptionner les pièces transférées sur votre stock dans blgCloud.