📌 Résumé
Ce tutoriel explique comment créer une commande d'achat directement depuis un document de vente dans blgCloud.
Vous découvrirez comment générer une commande d'achat à partir des articles présents dans votre document de vente afin de faciliter le réapprovisionnement de votre stock.
📚 Sommaire
1. 🛒 Comment créer une commande d'achat depuis un document de vente ?
🛒 1. Comment créer une commande d'achat depuis un document de vente ?
La commande de vente a été créée et des pièces ont été ajoutées à l'ordre de travail. Selon l'organisation de votre entreprise, le technicien, le responsable achats ou toute autre personne habilitée pourra alors créer une commande d'achat afin d'approvisionner les pièces nécessaires à l'intervention.
Comme illustré ci-dessous, deux pièces ne sont actuellement pas disponibles en stock. Le statut "Sourcer", affiché en rouge en haut du document, indique qu'un approvisionnement est nécessaire.
Deux possibilités s'offrent à vous pour créer la commande d'achat :
🔴 Le bouton "Sourcer".
Cliquez sur le bouton "Sourcer" afin d'ouvrir la fenêtre de création de la commande d'achat, comme illustré ci-dessous :
Cliquez ensuite sur le bouton "Acheter", comme illustré ci-dessous :
ou
✨ Le bouton "Générer un document" (souvent appelé le "bouton magique").
Dans les deux cas, une fenêtre s'ouvre afin de créer la commande d'achat avec le ou les fournisseurs nécessaires au réapprovisionnement des pièces.
blgCloud vous propose soit d'ajouter les articles à une commande d'achat déjà ouverte, soit d'en créer une nouvelle.
L'intérêt de créer une commande d'achat directement depuis le document de vente est que les pièces commandées sont automatiquement réservées pour cette vente. Elles ne pourront donc pas être utilisées pour une autre vente ou un autre ordre de travail.
Il est également possible d'ajouter des quantités supplémentaires dans ces commandes d'achat afin de constituer du stock. Pour cela, renseignez la quantité souhaitée dans le champ "À commander pour stock".
Cliquez sur "Nouveau bon de commande", comme illustré ci-dessous :
Lorsque vous créez votre nouveau document de vente, blgCloud va automatiquement créer une commande par fournisseur et la lier à la vente. Depuis la vente, vous pourrez ainsi accéder directement aux commandes associées.
Dans votre vente (Ordre de travail), le statut des articles évolue également : l'indication "Non dispo" en rouge est remplacée par "Commandé", avec la quantité commandée affichée entre parenthèses, comme illustré ci-dessous.
En descendant dans votre commande de vente, vous retrouverez la ou les commandes d'achat associées :
Ces commandes d'achat devront ensuite être créées auprès de votre fournisseur, comme le ferait habituellement le responsable des achats ou toute autre personne en charge de l'approvisionnement.
L'objectif de cette fonctionnalité est de créer à la fois la vente et l'achat dans blgCloud afin d'assurer un suivi cohérent entre les achats, les ventes et les mouvements de stock.
Pour certains fournisseurs, il existe également la possibilité d'utiliser le PunchOut. Cette fonctionnalité permet de récupérer directement un panier fournisseur et de l'ajouter dans blgCloud, comme avec Bepco par exemple.
📦 2. Comment suivre les articles commandés ?
Lors de la réception de vos commandes, vous pourrez ensuite vous rendre dans le module Achats afin de retrouver vos commandes et de créer les réceptions correspondantes dans blgCloud, puisque les pièces auront été reçues physiquement.
💡 À noter : Vous pouvez également retrouver les commandes d'achat associées directement depuis le document de vente.
Rendez-vous dans le module "Achats", puis dans "Lignes d'achats".
Grâce aux nombreux filtres disponibles en haut de l'écran, vous pouvez affiner votre recherche.
Par exemple, sélectionnez le fournisseur "AGRISON" dans le champ "Fournisseur", puis choisissez "Ordre de réparation" dans le champ "Documents liés". Vous pouvez également utiliser d'autres filtres selon vos besoins.
Cliquez sur la commande d'achat identifiée en orange :
🚚 3. Réceptionner les articles et les ajouter en stock
La dernière étape consiste à créer un bon logistique afin de réceptionner les articles et de les ajouter en stock depuis le bouton "Générer un document" (le "bouton magique").
Si vous avez reçu physiquement les articles, vous pouvez directement passer le bon logistique au statut "Livré".
En revanche, si les articles ont uniquement été commandés auprès du fournisseur, vous pouvez utiliser un statut intermédiaire d'attente de livraison.
⚠️ Attention : Le fait de positionner le bon logistique en attente de livraison ne signifie pas que les articles sont disponibles en stock. Tant que les produits n'ont pas été réceptionnés physiquement, ils ne pourront pas être utilisés pour réaliser l'intervention ni être livrés au client.
Dès réception des articles, revenez sur le bon logistique et modifiez son statut en "Livré" afin de mettre à jour le stock.
blgCloud vous demande ensuite si vous souhaitez sortir immédiatement les pièces réservées sur les ventes ou les ordres de travail (OT) associés.
Trois choix sont possibles :
- Ne rien faire : aucune sortie de stock n'est réalisée à cette étape.
- Sortir les pièces sur ventes (BL multiples) : les pièces sont sorties de stock via des bons de livraison distincts pour chaque vente concernée.
- Sortir les pièces sur OT (BL global) : les pièces sont sorties de stock via un bon de livraison global pour les ordres de travail concernés..
Si vous choisissez de sortir les pièces, cette fenêtre s'affiche. Vous pourrez alors enregistrer le bon de livraison, l'enregistrer et l'imprimer, ou encore le modifier si nécessaire avant validation.
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