Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer pas à pas comment créer un contrat d’achat dans BLG.
Le contrat d’achat vous permet de gérer facilement vos paiements récurrents à un fournisseur, qu’il s’agisse d’une banque, d’un organisme de financement ou de tout autre partenaire avec lequel vous avez des échéances régulières.
Les étapes à suivre:
🗂️ 1. Accéder au module des contrats d’achat
➕ 2. Créer un nouveau contrat
📝 3. Renseigner les informations du contrat
📦 4. Ajouter un article
📅 5. Configurer l’échéancier
📊 6. Consulter les statistiques du contrat
💰 7. Facturation
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🗂️ 1. Accéder au module des contrats d’achat
La création du contrat d'achat se fait depuis le module Achat à gauche , puis Contrat d'achat à droite
Ensuite, veuillez vous rendre sur le "+" situé plus haut :
Cliquez sur Créer une commande d'achat.
➕ 2. Créer un nouveau contrat
Remplissez ensuite les champs suivants :
Facturation : sélectionnez votre entreprise.
Payeur : sélectionnez votre entreprise.
Type : choisissez le type de contrat (Abonnement, Amortissement, Crédit-bail, Emprunt ou Location financière).
Fournisseur : dans cet exemple, nous sélectionnerons la banque.
Titre : indiquez le nom de l’élément acheté ou financé.
Référence partenaire : renseignez le numéro du contrat.
Cliquez sur Enregistrer.
📝 3. Renseigner les informations du contrat
Pour commencer, passez la souris sur le bloc Échéancier, puis cliquez sur le crayon “Éditer” qui apparaît pour modifier vos échéances comme ci dessous :
Ce bouton bleu Ajouter un article apparaît à gauche du bloc:
📦 4. Ajouter un article
Type : Plusieurs choix sont possibles, mais ils servent uniquement à catégoriser vos contrats pour les tableaux de bords.
Article : Il est conseillé de créer un article dédié pour chaque type de paiement.
Chaque article correspond à une colonne dans l’échéancier. Il est conseillé de créer un article dédié pour chaque type de paiement, ce qui vous permettra d’avoir un compte comptable distinct pour chacun.
Taxe : Vous pouvez ajouter une taxe si nécessaire.
Matériel : Sélectionnez le matériel concerné par le contrat.
Poste de cession : Si activé, cela générera une facture de cession à la fin du contrat.
Titre : Permet de personnaliser le nom de la colonne affichée dans l’échéancier. Par défaut, c’est le nom de l’article.
Compte comptable pour facture : Ici, vous pouvez créer un compte comptable spécifique pour l’article afin d’assurer un suivi précis dans votre comptabilité.
📊 Statistiques et informations
Montant financé : Champ informatif, sans impact sur le calcul.
Valeur résiduelle : Si vous souhaitez racheter le matériel à la fin, vous pouvez l’indiquer ici.
Ces deux champs sont purement informatifs, ils ne déclenchent aucun calcul automatique.
📅 5. Configurer l’échéancier
Vous pouvez ajouter une échéance une par une en cliquant sur “Ajouter une échéance”, puis en saisissant la date et le montant.
Exemple :
Bien sûr, il est également possible de créer plusieurs échéances plus rapidement grâce aux actions rapides à droite:
Cliquez sur le bouton Montrer/Cacher les actions rapides:
Plusieurs options sont disponibles dans le menu.
Par exemple, si vous choisissez “Ajouter plusieurs échéances”, vous pourrez générer automatiquement plusieurs paiements selon un calendrier défini.
Exemple :
💡 Astuce: Tout ce qui est affiché en bleu peut être cliqué pour être modifié si nécessaire.
Pour finaliser l'échéancier Enregistrer.
Si vous devez retourner sur l’échéancier pour le modifier, cliquez de nouveau sur Éditer l’échéancier.
Vous retrouverez alors le bouton Montrer/Cacher les actions rapides pour faciliter vos modifications.
Si toutefois, il y a un retard au niveau de la facturation, la ligne se mettra en rouge:
📊 6. Consulter les statistiques du contrat
Pour consulter les statistiques, cliquez sur la flèche pour déployer les informations.
Vous aurez alors une vue complète du contrat :
Ce qui a été facturé
Ce qui reste à payer
Le cumul des échéances
💰 7. Facturation
Pour facturer votre première échéance, cliquez sur le bouton dit "Magique" :
Cliquez sur Générer un document:
✅ L’échéance concernée s’affiche en vert.
Cliquez sur Enregistrer tout en bas pour valider la facture.
Il ne restera plus qu’à valider le brouillon de la facture si tout est correct.
La facture générée s’ajoute tout en bas du contrat d’achat pour que vous puissiez la retrouver facilement:
💡 Astuce : Vous pouvez automatiser la facturation de vos échéances pour gagner du temps chaque mois.
Pour cela, créez un identifiant externe depuis :
Administration > Identifiant Externe, puis sélectionnez Service externe : Facturation de masse.