Pour suive ce tutoriel il est nécessaire d'avoir accès à l'administration.
- Comment créer les tags de relances?
- Comment créer le Template des relances?
- Comment ajouter les informations dans le bloc de gestion des fiches CRM ?
- Comment créer l'identifiant externe qui permettra de créer les relances?
- Comment poursuivre des relances sur blg en ayant déjà fait une relance sur un autre logiciel?
1. Comment créer les tags de relances ?
En fonction du niveau de relances souhaité, il faudra créer des tags sur les factures.
En effet, un premier niveau de relance marquera d'un tag: Relance 1 par exemple, le premier niveau de relance faite sur la facture et ainsi de suite.
Il est donc conseillé avant de commencer à créer votre règle de relance de créer vos tags.
Il faudra donc vous rendre sur le module: Administration > Gestion des tags > Factures comme ci dessous :
Ajouter un tag grâce au bouton de droite :
Créer ainsi le tag du premier niveau de relance :
Bien entendu, vous créez ainsi vos 3 tags de relance : Relance 1, 2 et 3 de la même façon :
2 .Comment créer le Template des relances?
Tout comme les tags il est préconisé de créer son Template (prévisualisation) de relances de factures, avant la création de la règle.
Il faudra se rendre sur le module: Administration > Paramètres des documents > Factures à payer
Cliquer sur le "+" pour créer un élément:
Vous pouvez ajouter le titre de votre Template comme ci dessous.
Le type est important ici, c'est un Template de type Liste de factures, comme celui créer dans cette section Factures à payer:
Vous pouvez comme pour les tags ajouter le titre pour la relance niveau 1 :
Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaire bannière ou logo etc.. en dessous.
Ce sera dans l'identifiant externe que vous mettrez un texte (mail) concernant le niveau de relance (étape 3).
Vous aurez aussi ici, les trois niveaux de relances :
3. Comment ajouter les informations dans le bloc de gestion des fiches CRM ?
Il va être nécessaire d'ajouter le Contact Relance et le Contact Facturation sur les fiches CRM Clients avant de créer la règle.
Au centre d'une fiche CRM il y a le bloc de gestion :
Cliquer sur Editer la gestion
Si les fiches CRM des contacts n'existe pas, il faudra les créer.
Puis Enregistrer
Grâce à cette étape pour pourrait compléter votre règle.
4. Comment créer l'identifiant externe qui permettra de créer les relances?
Afin d’accéder à la création de la règle de relance, il faudra se rendre sur le module:
Administration > Identifiants Externes
Cliquer sur le "+" pour ajouter un identifiant :
Voici le paramétrage à faire :
- Service Externe: Envoi de masse des factures mail
- Titre: Relance 1 (mais bien sur il faudra faire la même chose pour relance 2 et 3)
- Actif: C'est pour rendre active cette règle
- Partagé avec: Tous (pour tout le monde) ou vous choisissez pour un utilisateur ou plus
- Utilisateur recevant le rapport d’exécution: vous pouvez ajouter un ou plusieurs utilisateurs depuis contacts
- Autoriser l’exécution sur l'instance de test: En générale ici c'est à Non si on veut éviter les doublons d'envois
-
Crons
Ajouter une ligne : Ce Cron vous permet d'automatiser votre règle (il y a plus d'informations sur le point d’interrogations à droite pour programmer date, heure etc.. sinon vous pouvez nous contacter si ce n'est pas évident pour vous) - Filtres des factures à envoyer: Ce sont les filtres qui permettront de choisir les factures qui devront être relancées. Par défaut les factures ont une relance à 0, puis 1 puis 2 au fur et mesure des relances.
- Compte SMTP: C'est le mail de l'utilisateur qui sera utilisé pour l'envoi des relances
- Contacts à privilégier: Contact de relance (bloc de gestion de la fiche CRM)
- Interlocuteur de facture à utiliser: Facturation (bloc de gestion de la fiche CRM)
- Contenu à envoyer: Vous pouvez choisir ce que vous souhaitez mettre dans votre relance le récapitulatif factures à payer et/ou les factures ou/et LCR
- Forcer le Template des factures: Vous pouvez choisir un Template facture mais si vous avez créer un Template relance il n'est pas nécessaire de l'ajouter
- Forcer le Template des relances: On choisit le premier Template de relance créé précédemment donc ici pour notre premier niveau c'est Relance 1
- Tag à ajouter sur les factures: On ajoute donc aussi le tag de la première relance soit Relance 1
- Sujet de l'e-mail: C'est le titre du mail
- Ente de l'e-mail: Votre message (ici de premier niveau qui pourra bien entendu changer en fonction du numéro de relance)
- Pied de page de l'e-mail: La signature
- Les emails seront considérés comme des relances: Ici c'est une option à cocher puisque nous faisons des relances
Pour finir Enregistrer.
Le bouton de l'engrenage vous permettra, si vous ne voulait pas rendre cette règle automatique (donc sans Cron) de lancer la règle.
Vous avez la possibilité de gérer exactement de la même manière, pour les relance de niveau supérieure.
5. Comment poursuivre des relances sur blg en ayant déjà fait une relance sur un autre logiciel?
Si vous avez déjà relancé vos factures avec votre ancien système, il est toujours possible de continuer le processus depuis blg.
Pour ça, il faut bien entendu créer vos relances comme dans les étapes précédentes.
Il faudra ajouter un/des tags sur vos factures en traitement par lot pour indiquer: Relance 1 ou/et 2, ainsi que le niveau de relance. Voir 3 si vous le souhaitez.
Tout d'abord ajout du tag Relance 1 ou/et 2 par traitement par lot.
Se rendre sur le module Facture > tous
Il faudra trier vos factures concernées par ces ajouts, puis les sélectionner comme ci dessous avec Toutes les factures.
Quand elles sont sélectionnés, le fond devient jaune et des boutons apparaissent en haut à droite (si vous avez les droits, sinon il faudra voir avec Administrateur pour vous les ajouter) :
Choisir le bouton Traitement par lot:
Choisir Ajouter des tags:
Vous choisissez le/les tags à mettre:
Puis cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez conserver votre tri et faire ensuite la même chose mais pour le niveau de relance et la date de la dernière relance.
Pour rappel :
Niveau de relance 0 = première relance
Niveau de relance 1 = seconde relance
Niveau de relance 2 = troisième relance
Date de la dernière relance vous permettra de vous caler aussi avec les étapes précédentes et ce que vous avez choisi.
Exemple :
Lorsque ces informations seront mises à jour, vous pourrez Activer vos relances (si ce n'est déjà fait, depuis les identifiants que vous avez créés) pour que le processus continue de lui même en fonction des relances qu'il reste à faire.